Mejora tus reuniones con un libro de reglas en el que han confiado más de siete generaciones
“Esa reunión debería haber sido un correo electrónico”
“Esa reunión debería haber sido un correo electrónico.
Probablemente hayas pensado eso alguna vez, sobre todo cuando una reunión se ha salido de madre. Puede que haya durado más de lo esperado sin que se haya decidido nada. Puede que los ánimos se caldearan. Puede que incluso hayas salido de la reunión sin saber de qué iba.
Las reuniones improductivas e incluso polémicas son un problema antiguo, pero no tienen por qué serlo. Estás a punto de aprender a abordarlas con un conjunto de reglas desarrolladas hace más de un siglo. No son las reglas de tu abuelo. En el fondo, son mucho más antiguas.
Rebobinemos hasta 1876, cuando Henry M. Robert publicó la primera versión de lo que acabó convirtiéndose en Reglas de Orden de Robert. Robert era un oficial de ingeniería del ejército que empezó a estudiar el procedimiento parlamentario 13 años antes. ¿Qué motivó su interés? En pocas palabras, que le pidieran que dirigiera una reunión que se convirtió en un caos. Dada la época de la historia de EEUU, ahora resulta obvio lo importante que era para los estados y las localidades encontrar un terreno común cuando trabajaban juntos. Aunque el concepto de procedimiento parlamentario había cruzado el océano desde Inglaterra, seguía habiendo diferencias críticas entre los grupos cuando se trataba de las normas que decidían adoptar.
No necesitas una máquina del tiempo ni una profunda lección de historia para comprender lo útiles que pueden ser hoy las Reglas de Orden de Robert. Lo que necesitas saber es que establece un acuerdo sobre un conjunto de normas que mantiene claro para todos lo que se discute, lo que se puede hacer y cómo tratarse unos a otros en el proceso. Después de todos estos años, las directrices siguen siendo la máxima autoridad en procedimiento parlamentario entre gobiernos locales, organizaciones y otros grupos de miembros de todo EEUU.
Reglas de Orden de Robert pretende ser una referencia muy detallada que responda a cómo manejar casi cualquier situación en una reunión. Aunque obviamente no podemos abarcarlas todas en este resumen, tendrás una introducción a los aspectos básicos, incluidos los principios fundamentales de las reglas y cómo funcionan en el transcurso de una reunión. Una vez que las conozcas, estarás bien encaminado para que tus propias reuniones se desarrollen con equidad, justicia y eficacia.
La equidad y el orden garantizan que todos los miembros del grupo tengan los mismos derechos
¿Has estado alguna vez en una reunión en la que una persona era la única que hablaba y tú no podías decir nada? ¿Y en una situación en la que sólo un par de personas del grupo se pusieron de acuerdo para tomar medidas a las que todos los demás se oponían? Éstas son dos grandes cuestiones que las Reglas de Orden de Robert pueden resolver. Empieza por sus principios.
En primer lugar, todos los miembros de la organización tienen los mismos derechos a participar en la reunión. Esto incluye asistir, plantear temas al grupo, compartir sus ideas sobre el tema en cuestión y votar. Estos derechos se aplican a todos los temas, tanto si se trata de una idea a considerar como de una cuestión relacionada con la propia reunión. En segundo lugar, el voto de la mayoría gana.
Una estructura ordenada de reuniones basada en estos principios garantiza la imparcialidad e, idealmente, la eficacia. Por ejemplo, sólo se puede tratar un tema cada vez. Luego, cada miembro puede exponer su opinión al respecto al menos una vez antes de que otro miembro intervenga por segunda vez. Además, nadie puede interrumpir a menos que el asunto sea realmente urgente.
¿Te parece un sueño?
Antes de entrar en detalles sobre cómo funciona, es un buen momento para considerar algunas cosas que debes establecer antes de poder aplicar lo que aprenderás a continuación. En primer lugar, tu organización debe adoptar formalmente las Reglas de Orden de Robert como su autoridad parlamentaria e indicarlo en sus estatutos. De nada sirve tener reglas si nadie se compromete a seguirlas. Además, ten en cuenta que tus propios estatutos tendrán autoridad sobre las Reglas de Orden de Robert, al igual que cualquier ley estatal o federal. Estas normas están pensadas para mejorar lo que ya tenéis establecido.
También debes decidir qué constituye un quórum, es decir, el número mínimo de personas necesarias en una reunión para adoptar cualquier medida oficial para el grupo. Además, debes designar un presidente y un secretario; ambos deben estar presentes para que las reuniones puedan proceder. El presidente, también llamado presidente, debe conocer las normas -por dentro y por fuera- para poder ser un árbitro eficaz. El presidente también es responsable de elaborar el orden del día antes de cada reunión, que el consejo vota para aprobarlo al comienzo de cada reunión. El secretario toma notas claras y minuciosas durante los procedimientos.
Como puedes imaginar, hay muchos más detalles sobre las mejores prácticas para los estatutos y las funciones del presidente y el secretario. Por ahora, conocer estos aspectos esenciales es lo más importante para explorar cómo fluyen las cosas en una reunión que sigue las Reglas de Robert. A continuación, veremos cómo funcionan estas reuniones.
Los miembros ejercen sus derechos proponiendo temas en forma de mociones
¿Has oído la canción “I Second That Emotion”, cantada por Smokey Robinson? ¿O quizá las versiones que hicieron famosas Diana Ross & The Supremes o The Temptations? Si es así, puede que nunca vuelvas a oírla de la misma manera, o al menos no sin pensar en Reglas de Orden de Robert. Apuesto a que nunca te habías parado a pensar cómo ese éxito de la Motown de los 60 tenía relación con el procedimiento parlamentario. Robinson ha dicho que la canción surgió cuando el coguionista Al Cleveland estuvo de acuerdo con él en algo, un giro ingenioso de la frase común: “Secundo esa moción“
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Secundar una moción es cuando las cosas se ponen realmente en marcha en las reuniones. Acabamos de ver que en las reuniones sólo se trata un tema a la vez, y puede que estés pensando en cómo introducir el tema para empezar. Ahí es donde entran las mociones. Una moción es simplemente proponer que el grupo actúe sobre algo. Si no hay ningún otro tema en consideración, cualquier miembro puede presentar una moción una vez que el presidente la reconozca.
Aunque una moción puede ser presentada por un solo miembro, en la mayoría de los casos, se necesita un segundo miembro que la apoye, o la secunde, para que se produzca cualquier acción posterior. Si no hay apoyo, la moción fracasa y el grupo pasa al siguiente punto del orden del día. Cuando otro miembro dice “apoyo la moción”, el tema queda en juego o “sobre la mesa”, según Robert.
A continuación, el presidente actúa como moderador del debate. Debe reconocer a cualquiera que desee hablar y conceder a todos un solo turno antes de considerar comentarios adicionales. Los que tomen la palabra deben empezar su reflexión con su intención, indicando claramente si quieren hablar a favor o en contra de la moción que se está debatiendo.
Aunque el presidente siempre debe estar atento a los miembros que quieran hablar, lo ideal es que presentes los temas con antelación para añadirlos a la sección de “asuntos nuevos” del orden del día. Pero a menos que tus estatutos digan lo contrario, no es obligatorio.
Puedes presentar muchos tipos de mociones. Las veremos a continuación.
Los tres grupos de mociones son principales, secundarias y de renovación
Robert clasifica las mociones en tres grandes categorías. En primer lugar, una moción principal es la más común y consiste básicamente en cualquier tema que merezca ser considerado por el grupo como asunto nuevo. Por ejemplo, podría ser una petición para hacer un donativo a una organización benéfica o seleccionar un terreno concreto del parque para un festival de la comunidad.
La moción principal es la más común.
Hay muchas mociones que se consideran secundarias porque son secundarias al tema principal de debate. Robert divide además las mociones secundarias en tres grupos: subsidiarias, privilegiadas y incidentales. Veamos ejemplos de cada uno de ellos.
Las mociones subsidiarias son aquellas que permiten a los miembros proponer hacer algo a la moción principal, como posponerla, enmendarla o remitirla a un comité. Hablaremos de esto un poco más adelante.
Las mociones privilegiadas se refieren al privilegio de los miembros del grupo de actuar sobre algo que afecta a la propia reunión, aunque haya asuntos pendientes. Estas mociones pueden referirse a cosas como hacer un receso, levantar la sesión o fijar una hora concreta para levantarla si la reunión se prolonga más de lo previsto.
Las mociones incidentales son aquellas en las que los miembros del grupo tienen el privilegio de actuar sobre algo que afecta a la propia reunión, aunque haya asuntos pendientes.
Las mociones incidentales son útiles cuando los miembros quieren plantear objeciones, apelar una decisión de la presidencia o suspender las normas por completo. Se denominan incidentales porque están relacionadas con el asunto que se está debatiendo, pero afectan al procedimiento, no al asunto en sí.
Ahora que ya hemos tratado las mociones secundarias que son subsidiarias, privilegiadas e incidentales, eso nos lleva a la tercera gran categoría, que son las mociones de renovación. Las mociones de renovación se utilizan para cualquier situación en la que algo deba volver a presentarse ante el grupo para su consideración.
Independientemente de si una moción es principal, secundaria o de renovación, todas ellas deben tratarse antes de que la reunión concluya oficialmente. A continuación, veremos las votaciones.
Todas las mociones deben tratarse antes de que termine la reunión
Imagina no volver a salir de una reunión con la sensación de que no se ha conseguido nada. Con las Reglas de Robert, puede que no te gusten todos los resultados, pero al menos verás que las ruedas siguen moviéndose.
Cada moción presentada al grupo verá un destino de algún tipo antes de que la reunión concluya oficialmente. Según el tipo de moción, se somete a votación o, en algunos casos, a una decisión del presidente.
Ahora bien, a veces las reuniones transcurren rápidamente y sin problemas. El debate sobre una moción puede concluir en una ronda, si es que hay debate. Los miembros votan a favor o en contra de la moción con un “sí” o un “no”, respectivamente. Como ya hemos dicho, prevalece la mayoría, y el voto se registra en el acta de la reunión.
Como sabes, la vida real suele ser más complicada. Consideremos algunos escenarios para explorar las reglas para cuando las cosas se ponen un poco difíciles.
Pongamos que el debate se alarga. Puedes presentar una moción para limitar el debate, ya sea en cuanto al número de oradores permitidos o con un margen de tiempo. Otra opción es proponer el cierre total del debate. Ambas mociones requieren dos tercios de los votos para ser aprobadas.
Quizás quieras más información. Puedes proponer aplazar la moción a un momento concreto. Puede que quieras que un comité revise la moción y aporte su experiencia. Puedes proponer que se remita a un comité.
Por último, puede que quieras posponer algo indefinidamente por cualquier motivo, en cuyo caso, propones “presentarla”.
Como puedes ver, todas estas mociones requieren votación y, sin embargo, sirven para que el grupo avance lo más rápidamente posible por los puntos del orden del día. Con tantas mociones dando vueltas, puede que de vez en cuando necesites una voto de repaso. Hay una moción para ello, y sólo puedes proponerla si se refiere a algo para lo que formabas parte de la mayoría antes en la reunión. Si ese es el caso, puedes proponer una moción de reconsideración y volver a votar como si la primera votación nunca hubiera tenido lugar, pero para ello necesitarás el voto de la mayoría.
Otra moción de renovación es la moción de renovación.
Otra moción de renovación es cambiar algo votado en una reunión anterior. Para ello, puedes presentar una moción para anular el punto anterior. Sólo necesitarás una mayoría simple si avisas con antelación y una mayoría de dos tercios si no lo haces.
Una vez que un grupo ha avanzado en el orden del día, normalmente el presidente pide que se levante la sesión. Una reunión puede levantarse con una hora determinada para continuarla en los casos en que no se hayan tratado todos los asuntos y deban quedar en orden rápidamente. Las únicas veces que las reuniones terminan con asuntos sobre la mesa es cuando se ha acordado de antemano una hora de finalización preestablecida, o cuando se produce alguna emergencia que interrumpe la reunión.
Aplazamiento de la reunión.
Y con esto, se levanta la sesión de este resumen.
Conclusiones
Cualquier organización puede adoptar un conjunto de directrices para las reuniones, establecidas desde hace mucho tiempo, para garantizar que todo el mundo tenga los mismos derechos de palabra y voto a la hora de decidir qué acciones emprenderá el grupo. Con un quórum, un presidente y un secretario bien informados, el grupo puede seguir los procedimientos estándar para una estructura de reuniones eficaz, incluido un debate abierto y justo que respete el tiempo y las aportaciones de todos. Y, en última instancia, cuando se deciden los asuntos, tanto la mayoría como la minoría se sienten escuchadas y realizadas, independientemente del resultado. Ahora que conoces los principios básicos, puedes plantearte poner en práctica las Reglas de Orden de Robert en tu propia organización.