A la gente le encantan las listas de tareas pendientes y confían en ellas para obtener las numerosas ventajas que ofrecen. Pueden ayudarlo a aclarar lo que hay que hacer, priorizar su trabajo y gestionar su tiempo. Pero hay muchas razones por las que no siempre funcionan.

  • En primer lugar, se basan en conjeturas. Muchos de nosotros tendemos a sobrecargar nuestra lista de tareas pendientes porque no podemos estimar el tiempo que tardará en realizarse una tarea. Luego, ofrecen demasiadas opciones. Las investigaciones muestran que nuestro cerebro solo puede hacer unas siete opciones antes de que se vea abrumado. Pero lo más probable es que su lista de tareas pendientes contenga más de siete tareas. Por último, el mayor problema de las listas de tareas pendientes es que, en lugar de hacernos sentir organizados y al tanto de las cosas, pueden provocar la sensación opuesta: frustración y agobio.
  • Cuando pone algo en una lista de tareas pendientes, lo graba y se compromete a hacerlo en el futuro. Pero la mayoría de nosotros elegimos el camino de menor resistencia. Así que elegimos las cosas que parecen más rápidas y todo lo demás se acumula. Una forma de solucionarlo es cambiar el nombre de su lista de tareas pendientes por una lista de cosas que podrían hacer.
  • Las investigaciones muestran que valoramos intrínsecamente las actividades que elegimos realizar más que las que nos sentimos obligados a realizar. Esto se debe a que tener autonomía y control sobre nuestras acciones mejora la motivación, mientras que las obligaciones y las presiones la reducen. Este simple hecho de cambiar el nombre de su lista de tareas pendientes por una lista de cosas que podrían hacer cambia su forma de pensar. Le da permiso para decidir cuándo y cómo abordar esas molestas tareas y quehaceres rutinarios.

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Durante varios años, he guardado dos listas de tareas pendientes para el trabajo (una simplemente no era suficiente). Una lista contiene tareas que requieren un trabajo profundo y centrado y que exigen una cantidad de tiempo decente. La otra lista es para tareas rápidas y sencillas, cosas que no requieren mucha capacidad intelectual. Pero como suelo evitar las tareas administrativas, esta segunda lista se acumula rápido (al igual que mi culpa por no tacharla).

La gente, como yo, ha seguidoamar y confiar en las listas de tareas pendientes por las numerosas ventajas que ofrecen. Las listas de tareas pendientes le ayudan a aclarar lo que hay que hacer, a priorizar su trabajo y a gestionar su tiempo. Sin embargo, hay muchas razones por las que las listas de tareas pendientes no siempre funcionan:

  • Se basan en conjeturas: Muchos de nosotros tendemos a sobrecargar nuestra lista de tareas pendientes porque no podemos estimar el tiempo que tardará en realizarse una tarea. De hecho, solo17% de las personas puede determinar con precisión cuánto tiempo llevará algo. En consecuencia, o acabamos escogiendo las cosas que creemos que llevarán menos tiempo o acabamos dedicando demasiado tiempo a una tarea y dejando el resto desatendido.  
  • Ofrecen demasiadas opciones: Investigación muestra que nuestro cerebro solo puede hacer unas siete opciones antes de que se vea abrumado. Pero lo más probable es que su lista de tareas pendientes contenga más de siete tareas. ¿El resultado? Acabamos eligiendo no elegir (procrastinación) o acabamos insatisfechos con nuestra elección.  
  • Pueden resultar abrumadores: Uno de los mayores problemas de las listas de tareas pendientes es que, en lugar de hacernos sentir organizados y al tanto de las cosas, pueden llevar asensación opuesta: frustración y agobio. Nuestras listas de tareas pendientes son interminables, en realidad. En cuanto marca un elemento, aparece otra tarea por arte de magia. Esto lleva a sentimientos de culpa (no me he esforzado lo suficiente) y, a menudo, a una sensación de fracaso (hoy no he hecho lo suficiente).

Haga que su lista de tareas pendientes funcione para usted

John Zeratsky, que trabajaba en Google Ventures y coescribió los libros más vendidos Sprint y Hacer tiempo, utilizó listas de tareas pendientes durante gran parte de su carrera. Incluso diseñó un par de aplicaciones de listas de tareas personalizadas. Ponía cosas en su lista de tareas pendientes y luego trabajar directamente desde allí, porque si algo estaba en la lista, debe ser importante. Con el tiempo, se dio cuenta de que había tantos objetos pequeños en su lista de tareas pendientes que pasó por alto los del panorama general. Así que se le ocurrió una nueva forma de conceptualizar su lista de tareas pendientes: ¡cambiarle el nombre por lista de cosas que podría hacer!

«Cuando se trata de las cosas que tengo que hacer, las llevo anotadas en una lista de cosas que podría hacer. En realidad, es una lista de cosas que podría hacer algún día», me dijo Zeratskyen el Cómo trabajo podcast . «Puede parecer una distinción tonta, pero para mí es un cambio de perspectiva importante. Cuando pone algo en una lista de tareas pendientes, lo graba y se compromete a hacerlo en el futuro. Pero la mayoría de nosotros elegimos el camino que menos se resiste. Así que elegimos las cosas que parecen más rápidas y todo lo demás se acumula».

Las investigaciones muestran que nosotrosvaloran intrínsecamente las actividades elegimos hacer más de lo que nos sentimos obligados a hacer. Esto se debe a que tener autonomía y control sobre nuestras acciones mejora la motivación, mientras que las obligaciones y las presiones la reducen.

En un estudio en particular, esta idea se exploró más a fondo. Los investigadores preguntaronparticipantes para imaginarse ir a un supermercado con un amigo. Luego se les dijo que compraran seis productos para esta persona. Tres de estos objetos los podía elegir uno mismo (una taza, un chocolate y un bolígrafo) y su amigo escogía los otros tres objetos (una figura pequeña, un caramelo y una regla). Dos minutos después, los participantes completaron una tarea en la que se evaluaba sutilmente su opinión con respecto a estos seis objetos. Los investigadores descubrieron que las personas tenían muchas más probabilidades de valorar los objetos que elegían que los objetos que elegían sus amigos, debido a la libertad de elección. Del mismo modo, cuando sentimos que podemos elegir sobre las tareas que completamos, en lugar de sentirnos obligados a realizarlas, obtenemos resultados más positivos.

En la práctica, una vez que tenga tareas en su lista de tareas pendientes, puede elegir intencionalmente cuáles hay que priorizar (lo único importante, como lo llama Zeratsky) y bloquear el tiempo en su calendario para llevarlas a cabo. En lugar de ser instintivo y tener que elegir entre infinitas posibilidades de la lista de tareas pendientes, ha pensado detenidamente en qué dedicará su tiempo ese día.

La otra ventaja que Zeratsky encontró en la lista de cosas que podría hacer es que eliminaba la presión diaria de atender las pequeñas cosas. Ahora crea bloques de tiempo administrativos algunos días en los que revisará su lista de cosas que podría hacer. En lugar de temerlo, empezó a disfrutar de estos días porque le permitían realizar las tareas más pequeñas y menos impactantes que antes se apoderaban de su trabajo diario de una sola vez.

Este simple hecho de cambiar el nombre de su lista de tareas pendientes por una lista de cosas que podrían hacer cambia su forma de pensar. Le da permiso para decidir cuándo y cómo abordar esas molestas tareas y quehaceres rutinarios. Esa flexibilidad es liberadora y empoderadora psicológicamente. Pasa de sentirse obligado a completar las tareas a percibirlas como elecciones. Esta reducción de la presión puede mejorar su motivación y hacer que completar el trabajo, especialmente el de tipo administrativo, sea más agradable.

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La narrativa general, hasta ahora, ha sido que los desplazamientos son algo malo. Los estudios muestran que los desplazamientos más largos conducen a una disminución de la satisfacción laboral y a un mayor riesgo de problemas de salud mental, mientras que los desplazamientos más cortos tienen el efecto contrario. Pero a pesar de un año de trabajo feliz desde casa, nuestra satisfacción laboral y salud mental en general han continuado deteriorándose. ¿Por qué? Una parte de esto es el resultado de menos interacciones en persona y «Zoom de fatiga». Pero los autores lo creen o no, extraviar nuestros desplazamientos también ha hecho una contribución.

  • Pre-Covid, nuestros desplazamientos fueron parte de nuestros rituales diarios, y los rituales han sido un comportamiento humano natural desde el principio de los tiempos. Añaden estabilidad y certeza a un mundo por lo demás inestable e incierto, aliviando los sentimientos de dolor, ansiedad y aumento de la confianza.
  • Traer un viaje de vuelta a su día, incluso uno corto, puede ser bueno para su bienestar mental e incluso aumentar su satisfacción laboral.
  • Su «viaje» podría ser tan simple como pasar un tiempo en solitario meditando en una habitación desocupada o dando un paseo corto alrededor de su cuadra antes de entrar en su primera reunión.
  • Lo que decidas, hazlo un ritual, uno que te sientas seguro repitiendo una y otra vez.