Algunas resoluciones de Año Nuevo son más alcanzables que otras. Incluso en un momento en que tanto está fuera de nuestro control, mantenemos el control de nuestros propios patrones de habla. Por lo tanto, a medida que los líderes y los empleados continúan repensando cómo debería ser el lugar de trabajo moderno, incluida la forma en que nos reunimos, tal vez sea un momento oportuno para desterrar ciertas frases del léxico de «hablar de reuniones». Para saber qué es lo que frena a otros les gustaría no volver a escuchar en una reunión, el autor hizo un poco de crowdsourcing. Ella presenta algunas de las respuestas que más resonaron.
Han pasado 50 minutos en una reunión de una hora. El punto final del orden del día se ha resuelto y está claro que terminaremos pronto. A otros les puede gustar este giro de los acontecimientos, pero me estremezco, preparándome para la línea que sé que se acerca: «¡Te voy a devolver 10 minutos de tu vida!»
Una versión de esta alegre declaración parece cerrar cada reunión que termina con unos minutos de sobra. Se presenta como una buena noticia, este inesperado regalo de tiempo. Pero el lenguaje es generativo, y la forma en que hablamos de nuestras reuniones viene a definir lo que sucede en esas reuniones. Al plantear unos minutos adicionales como una oportunidad para devolver a la gente su tiempo, como si ese tiempo hubiera sido robado injustamente, socavamos nuestra colaboración. Sin darnos cuenta, enviamos un poderoso mensaje de que las reuniones de nuestra organización tomar de miembros del equipo, en lugar de contribuyendo a los logros colectivos de nuestro equipo.
Incluso en un momento en que tanto está fuera de nuestro control, mantenemos el control de nuestros propios patrones de habla. Por lo tanto, a medida que los líderes y los empleados continúan repensando cómo debería ser el lugar de trabajo moderno, incluida la forma en que nos reunimos, tal vez sea un momento oportuno para desterrar ciertas frases del léxico de «hablar de reuniones». Para saber qué es lo que frena a otros les gustaría no volver a escuchar en una reunión, hice un poco de crowdsourcing en las redes sociales y entre colegas. Estas son algunas de las respuestas que más resonaron.
Vamos a esperar cinco minutos para que todos se unan.
A menudo, entre las primeras palabras pronunciadas por un organizador de reuniones en línea, esta práctica deshonra el tiempo de quienes se unieron a tiempo y no hace nada para establecer una cultura de puntualidad en las reuniones. Al mismo tiempo, hay razones legítimas por las que una persona puede llegar tarde a una reunión de Zoom (o a una reunión en persona). Para aprovechar al máximo esos inevitables minutos cuando esperas a los rezagados, una idea es comenzar con ejercicios breves de ajuste de tono. A menudo empiezo pidiendo a todos que eliminen una distracción. Esto puede significar mover algo de su escritorio, abrir una ventana de su habitación o cerrar una ventana de su computadora. Otro ejercicio que me gusta es pedir a todos que escriban su intención u objetivo para la reunión. Esto no es algo que se comparta públicamente, pero la práctica de pensar en los objetivos de uno antes de que comience una reunión puede ser fundamental.
Estás en silencio.
Sin duda, estas palabras indican rápidamente que el altavoz debe hacer clic en el botón de activar silencio. Pero la frase, a menudo pronunciada por varias personas a la vez, se ha vuelto notoriamente irritante. También hace que la persona que recibe el comentario se sienta tonta, como si (dos años después de un trabajo remoto generalizado) todavía no supiera cómo ubicar el botón con el ícono del micrófono. Un colega mío sugiere lo más suave y afirmativo: «Si estás hablando, no puedo oírte». En lugar de hacer que el hablante silencioso se sienta tonto, esta reformulación les muestra que realmente quieres escuchar lo que tienen que decir.
Construimos el avión mientras lo volamos.
Un amigo que trabaja en la respuesta humanitaria a desastres (y, por lo tanto, tiene una idea aguda de lo que podría suceder si realmente lo hicieras) ofreció esta molestia. «Si ese es el caso, ¡tu avión se estrellará!» señala. Muchos de nosotros hemos escuchado esta metáfora en muchas reuniones. Pero, ¿qué dice realmente el orador sobre la iniciativa que se describe? ¿Está volando a una velocidad tan rápida que no podemos esperar que entendamos o cuestionemos sus defectos? ¿Es este giro de frase una excusa para una ejecución fortuita? Si no, quizás podamos ser más específicos al identificar las partes del proyecto que hemos descubierto, en qué seguimos trabajando, qué no sabemos aún y cómo planeamos hacer ajustes en función de lo que aprendemos.
Vamos a desconectar esto.
Sin una mención clara y rápida de cómo y cuándo se llevará a cabo esta conversación «fuera de línea», esta es una manera jergónica de descartar la idea de alguien y postergarla indefinidamente. Y dado que es probable que se lleve a cabo un seguimiento significativo en línea, ya no tiene sentido. Por qué no ir con algo como esto: «Ese es un tema importante que está más allá del alcance de esta reunión. Te enviaré un correo electrónico cuando terminemos».
Te voy a devolver 10 minutos de tu vida.
Terminaré volviendo a esta línea, porque sigue siendo la que más me gustaría no volver a oír. Esto no quiere decir que me oponga a que las reuniones terminen antes de tiempo. Pero si están bien estructurados, bien administrados y sorprendentemente concisos, debemos celebrar los frutos de nuestra colaboración y esperar nuestra próxima reunión.
La próxima vez que te sientas tentado a ofrecer a tus compañeros de equipo unos preciosos «minutos de su vida», considera decir: «Vaya. Como todos fueron muy productivos, terminamos 10 minutos antes. Muchas gracias por su presencia y participación. Que tengas un buen día». Esta simple reformulación tiene el poder de replantear tu trabajo.