Aprende a priorizar tareas y a aprovechar al máximo cada día.
¿Trabajas hasta altas horas de la noche persiguiendo plazos? ¿Vas retrasado en tu lista de tareas? ¿Sientes que hay demasiado que hacer y que no hay tiempo suficiente para abordarlo todo?
Bueno, si es así, no estás solo. De hecho, hay algo que a la mayoría de los gerentes les cuesta gestionar: su propio tiempo. No es de extrañar que muchos acaben pasando por alto lo más importante.
Por suerte, hay algo que puede ayudarte a aprovechar al máximo cada día, tanto en el trabajo como en casa. Y esa salsa secreta es: priorizar.
En este resumen, aprenderás un sencillo proceso que te ayudará a identificar tus prioridades y a centrarte en ellas.
En este resumen, aprenderás un sencillo proceso que te ayudará a identificar tus prioridades y a centrarte en ellas.
En este resumen, aprenderás
- cómo establecer un enfoque poco estresante para las prioridades más importantes de la vida;
- cómo establecer un enfoque poco estresante para las prioridades más importantes de la vida
- por qué debes desarrollar una visión personal para cada papel en la vida;y
- cómo alcanzar los objetivos anuales utilizando una herramienta de planificación semanal.
Gestiona tu tiempo de forma más eficaz priorizando lo que más importa.
Aquí tienes la historia de uno de los autores, antiguo piloto de las fuerzas aéreas estadounidenses. Estaba en una misión rutinaria de entrenamiento y todo parecía ir bien. Puso el avión en un giro de 180 grados, y entonces le llamó la atención una alerta de uno de los sistemas de la cabina. Mientras miraba hacia abajo para accionar los diversos interruptores y botones, otro avión se cruzó inesperadamente en su trayectoria de vuelo.
Ambos aviones surcaban el cielo a 1000 mph. Estuvieron a punto de colisionar, pero se perdieron el uno al otro por menos de 30 metros.
Más tarde, durante el interrogatorio, ambos pilotos dieron la misma razón por la que no se percataron del otro avión: estaban abrumados por la actividad dentro de sus propias cabinas. Este es un ejemplo de lo que se conoce como saturación de tareas. Sucede cuando un piloto tiene tanto que hacer que se esfuerza por procesar todo lo que el entorno le ofrece. Esto puede dar lugar a descuidos peligrosos, y es un problema tanto en el espacio aéreo como en el lugar de trabajo.
El mensaje clave aquí es: Gestiona tu tiempo de forma más eficaz dando prioridad a lo que más importa.
Probablemente no seas un piloto de combate, pero es muy probable que tú también hayas experimentado la saturación de tareas en la vida diaria. Recuerda: la saturación de tareas se produce cuando hay mucho que hacer y muy poco tiempo para abordarlo todo. El 68% de los gerentes encuestados por los autores afirmaron que su principal problema era centrarse en lo más importante. El 80% no tenía un proceso claro para priorizar su tiempo.
La respuesta de los autores fue crear un proceso sencillo para gestionar el tiempo de forma más eficaz. Se basa vagamente en el funcionamiento de las fuerzas aéreas. Los pilotos están entrenados para centrarse en las señales más críticas, conocidas como instrumentos primarios. Pueden indicar, por ejemplo, la velocidad del aire o la altitud. En el avión, tienes que darles prioridad si quieres seguir con vida. En tu espacio de trabajo tú también puedes superar la saturación de tareas aprendiendo a priorizar.
El método “haz lo que más te importa” consiste en desarrollar tres hábitos: escribir una visión personal, establecer objetivos anuales tanto para tu vida profesional como personal, y planificar la semana siguiente con antelación.
Pero, al igual que el autor necesitó una sesión informativa para evaluar su vuelo, tú también necesitas dar un paso atrás antes de empezar a priorizar, como te contaremos en el siguiente resumen.
Empieza por evaluarte a ti mismo y a tu enfoque actual de tus prioridades.
Amy, ejecutiva de American Express, fue ascendiendo año tras año, y finalmente se convirtió en directora senior. Pero durante los primeros meses en su nuevo puesto, se dio cuenta de que se sentía abrumada y frustrada. Estaba orgullosa de sus logros profesionales, pero la relación con su marido y su hija estaba decayendo.
Cuando Amy asistió a la ponencia “haz lo que más importa” de los autores en una conferencia, se dio cuenta de que la motivación por sí sola no bastaba. Al final de la ponencia, comprendió una verdad muy sencilla: tener el impulso necesario para aumentar el rendimiento y la productividad es estupendo, pero ahora necesitaba dar un paso atrás y reorganizar sus prioridades.
La motivación es lo más importante.
El mensaje clave aquí es: Empieza por evaluarte a ti mismo y tu enfoque actual de tus prioridades.
Antes de que puedas transformar tu enfoque de las prioridades, tienes que conocer bien tu situación actual. ¿Cómo puedes hacerlo? Un enfoque consiste en desglosar tus actividades diarias en la matriz “haz lo que más importa”.
Divide tus actividades diarias en cuatro categorías. Una se refiere a las actividades que son a la vez de alto estrés y de alta prioridad, otra a las actividades que son de bajo estrés y de alta prioridad. Y las dos categorías restantes representan las actividades que menos importan: cosas que o bien son urgentes y no son importantes, o bien -en la última categoría- no son urgentes y no son importantes.
Por ejemplo, si esperas unos días antes de un viaje de negocios importante para hacer una reserva, organizar los vuelos y el alojamiento se convertiría en una actividad de categoría uno. Las personas que se pasan la vida haciendo cosas de categoría uno pueden apreciar el subidón de adrenalina, pero también suelen estar apagando fuegos todo el tiempo, y eso lleva al agotamiento.
Ahora, imagina que reservas ese vuelo con semanas de antelación. Se trataría de una actividad de categoría dos: poco estresante, pero de alta prioridad. Si planificas con antelación, sometes a tu cuerpo a menos estrés, y eso conduce a una mayor productividad. Por último, las otras dos categorías pueden representar cualquier cosa, desde reuniones innecesarias hasta procrastinación.
Ahora pregúntate ¿Cuánto tiempo paso en cada una de las categorías?
Según los autores, sólo una cuarta parte de tus actividades diarias deberían ser de alto estrés y alta prioridad. El 70% de tu tiempo debería corresponder a la categoría dos: alta prioridad, pero bajo estrés.
¿Y qué hay de las otras áreas, sin importancia? Bueno, lo ideal sería que sólo les dedicaras entre el 5 y el 15 por ciento de tu tiempo. Pero en realidad, todos gravitamos hacia estas categorías. No tiene por qué ser así.
Familiarízate con tus prioridades formándote una visión de cada una de tus funciones en la vida.
Pongamos que quieres construir la casa de tus sueños. Antes de elaborar un presupuesto o incluso un plano arquitectónico, tienes que poner en marcha tu imaginación. Tienes que imaginarte dónde estará la casa, qué tamaño tendrá, e incluso cuántas habitaciones tendrá.
Del mismo modo, cuando se trata de convertirte en la mejor versión de ti mismo, primero tienes que imaginarte tu nuevo yo; sólo entonces podrás decidir cómo conseguirlo todo. Este sentido de la dirección se conoce como visión personal: una imagen vívida de adónde quieres llegar.
El mensaje clave aquí es: Familiarízate con tus prioridades formando una visión para cada uno de tus papeles en la vida.
El proceso de formar tu visión personal te ayudará a identificar lo que más te importa. He aquí cómo empezar. Reserva un poco de tiempo y coge algo con lo que escribir, ya sea papel y bolígrafo o una hoja de cálculo en tu ordenador.
El primer paso es crear tu visión personal.
El primer paso es reflexionar sobre las siguientes preguntas: Dentro de veinte años, ¿qué cosas te gustaría haber conseguido? ¿Qué te gustaría mejorar de tu vida o de tu comunidad? ¿Qué cualidades admiras más en los demás?
Ahora que tienes esta lista ante ti, piensa en los distintos papeles que tienes en la vida. Todos llevamos diferentes sombreros cada día. Podemos ser padres, pareja, gerente, empleado… y también podemos estar centrados en nosotros mismos, intentando mantener nuestros cuerpos sanos y vivos.
Escribe entre cinco y siete de estas funciones. Debajo de cada uno, anota tu visión específica del mismo. Utiliza el tiempo presente para que la realidad mental sea aún más vívida. Podrías escribir algo como: Soy un gerente excepcional que inspira a mi equipo para que dé lo mejor de sí mismo en trabajo, o Elijo llevar un estilo de vida saludable en yo mismo, o incluso Ayudo a levantar el ánimo o a inspirar a mis amigos en amistades.
Sabrás que has acertado con la visión si evoca en ti una serie de emociones. Deberías sentir entusiasmo, pero también un pequeño grado de incomodidad. Esto se debe a que tu visión está pensada para ayudarte a crecer. Su función es dirigirte hacia lo que realmente importa.
Para aumentar la productividad, establece objetivos anuales que sean medibles y alcanzables.
Una noche, un padre estaba trabajando hasta altas horas de la madrugada después de haberse saltado otra cena con su familia. Su hijo pequeño se le acercó y le preguntó: “Papá, ¿cuánto ganas en una hora?”. El padre respondió: “40 dólares”, a lo que el hijo replicó: “¿Me das 20 dólares?”
Frustrado por la distracción, el padre le gritó a su hijo que se fuera a la cama. Pero cuando oyó unos mocos en el dormitorio, el hombre se acercó a la cama de su hijo y le dio 20 dólares.
El niño, ahora sonriente, buscó la hucha que tenía debajo de la cama y juntó todo el dinero. Lo contó, mostró las monedas y los billetes a su padre y le dijo: “Ahora que tengo 40 dólares, ¿puedo comprar una hora de tu tiempo?”
Esta conmovedora historia puede servir como recordatorio de por qué es importante centrarse en lo que más importa. La mejor forma de hacerlo es fijando objetivos anuales en tu vida profesional y personal.
Éste es el mensaje clave: Para aumentar la productividad y el rendimiento, establece objetivos anuales que sean medibles y alcanzables.
¿Recuerdas cómo creaste una visión para cada una de tus funciones en la vida? Bien, ahora es el momento de crear un plan para convertir tu visión en realidad. La herramienta que utilizarás se llama fijación de objetivos. Los autores recomiendan establecer objetivos de aquí a final de año -a menos, claro está, que estés leyendo este resumen en noviembre o diciembre, en cuyo caso está bien empezar al otro lado de las Navidades.
Para empezar, escribe tu visión de cada una de las funciones de tu vida.
Para empezar, escribe tus funciones en una fila igual que hiciste al formar tu visión. Sólo que esta vez, establece objetivos anuales para cada función. Una forma útil de comprobar si tus objetivos son eficaces es utilizar el acrónimo SMART. Describe objetivos que son específicos, mensurables, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado.
Por ejemplo, digamos que uno de tus objetivos personales es mejorar tu forma física. Para traducirlo en un objetivo SMART, podrías escribir: Alcanzar una frecuencia cardiaca en reposo de 66 BPM antes del 31 de agosto.
Una vez fijados tu visión y tus objetivos, colócalos en algún lugar a la vista, tal vez en tu escritorio o junto al espejo del baño. De este modo, siempre te referirás a ellos, consciente o inconscientemente.
Estamos casi en el último paso del programa y, como oirás en el siguiente resumen, se trata de crear un plan de acción. Los autores lo llaman planificación pre-semanal.
Gestiona tu tiempo de forma más eficaz utilizando la herramienta de planificación pre-semanal.
Antes de cada vuelo, un piloto pasa por un proceso conocido como planificación pre-vuelo. Lleva hasta diez horas e incluye desde la investigación del destino y las condiciones meteorológicas, hasta la planificación de la ruta y la comprobación de que el avión está realmente en condiciones de volar.
Ahora, imagina que un piloto decidiera saltarse este proceso aunque sólo fuera una vez. Sin duda, el resultado sería el caos y la confusión.
Del mismo modo que la planificación previa al vuelo es fundamental para los pilotos, la planificación previa a la semana es esencial para cada uno de nosotros si queremos seguir teniendo el control de nuestras vidas.
Planificación previa a la semana.
El mensaje clave aquí es: Gestiona tu tiempo de forma más eficaz utilizando la herramienta de planificación pre-semanal.
Si adquieres el hábito de planificar cada semana por adelantado, estarás bien preparado para transformar tu visión personal en realidad. Tal vez ya tengas una lista de tareas diarias o notas adhesivas que te recuerdan lo que hay que hacer. Pero la planificación previa a la semana llevará todo eso al siguiente nivel. Cada semana, te obligará a reflexionar sobre tus prioridades y a programar lo que más te importa.
La planificación pre-semanal te ayudará a alcanzar tus objetivos.
No importa si utilizas un bloc de notas o tu portátil; ni siquiera importa el aspecto de tu plan. Lo que cuenta es el proceso de planificación.
Mira tu calendario y reserva de 20 a 45 minutos cada semana para este ejercicio. La mayoría de la gente opta por hacer su planificación pre-semanal al final de la semana anterior, por ejemplo, el viernes por la tarde o durante el fin de semana.
Sin importar lo que hagas, no te preocupes.
Hagas lo que hagas, no lo dejes para el lunes por la mañana. Al fin y al cabo, de lo que se trata es de planificar la semana antes de que empiece. Eso te da suficiente distancia para ver el panorama general.
Así que es el final de la semana y te sientas a planificar. Así es como debes hacerlo. En primer lugar, tómate un minuto para revisar tu visión y tus objetivos personales. Los tienes escritos, ¿verdad? Ahora pregúntate qué puedes hacer en la próxima semana para avanzar hacia tus objetivos.
A veces, la respuesta será: nada. Por ejemplo, puede que quieras organizar un evento de NETWORKING para el 1 de octubre. Si es febrero, entonces, tal vez, no puedas hacer nada para lograr ese objetivo todavía. Pero si es abril, tal vez puedas crear una lista de invitados o enviar un correo electrónico de confirmación de asistencia.
Lo importante es programar todo lo que quieres hacer para una fecha y hora concretas. De este modo, convertirás las ideas vagas en acciones claras.
Programa una hora concreta para cada acción de tu lista de planificación previa a la semana.
John era un alto ejecutivo de PepsiCo. Llevaba décadas en el puesto cuando se unió al taller “haz lo que más importa” de los autores. Durante el ejercicio de construcción de la visión, en su papel de padre anotó un objetivo claro: Llamar a mi hijo.
Alguien le preguntó por qué, y John dijo que no había hablado con su hijo desde una discusión siete años atrás. Así que los autores invitaron a John a crear un plazo para su objetivo. Se convirtió en, llamar a mi hijo el miércoles a las 7 de la tarde.
Seis meses después, en un taller de seguimiento, John anunció que había logrado su objetivo. Desde la primera llamada telefónica, padre e hijo hablaban semanalmente e incluso desarrollaron una nueva amistad.
La experiencia de John demuestra dos cosas. Articular tus prioridades es un primer paso fundamental, pero programar tus objetivos es lo que realmente marca la diferencia.
La experiencia de John demuestra dos cosas.
Éste es el mensaje clave: Programa un tiempo específico para cada elemento de acción de tu lista de planificación previa a la semana.
Ya sabes que los objetivos deben ser mensurables y estar sujetos a plazos. Pero tu planificación pre-semanal también debe ser específica. Cada actividad debe tener una hora y una fecha.
Por ejemplo, si uno de tus objetivos es orientar a más juniors a finales de mes, esto es lo que podrías programar en tu agenda: el martes a las 14.00, ofrece tutoría a Sue.
Los autores garantizan que, a lo largo de un año, la programación por sí sola puede aumentar tu productividad entre un 50 y un 80 por ciento.
La planificación previa a la semana también funciona muy bien para los equipos. Sólo hay que recordar una cosa: planificar juntos como departamento no significa que los individuos puedan deshacerse de su propio proceso de planificación.
Si eres el jefe de un equipo, no te preocupes.
Si eres jefe de equipo, puedes invitar a cada miembro de tu equipo a practicar los tres principios que hemos tratado en el resumen anterior. Son los siguientes: desarrollar una visión personal, fijar objetivos anuales y hacer una planificación previa a la semana.
Una vez que cada miembro del equipo haya adoptado estos hábitos, organiza una reunión de todos los miembros del equipo el lunes por la mañana, en la que todos puedan alinear su plan semanal.
La planificación previa a la semana es un proceso que requiere compromiso y dedicación.
Hace falta compromiso y constancia para que la fijación de objetivos y la planificación pre-semanal se conviertan en algo natural. Pero pronto descubrirás que seguir tu visión y programar prioridades claras te hará productivo. Y por si fuera poco, ¡tu vida también será mucho menos estresante!
Conclusiones
El mensaje clave de estos resúmenes:
Puedes aumentar la productividad y el rendimiento aprendiendo a priorizar las tareas que más importan. Para familiarizarte con tus prioridades, desarrolla una visión personal y establece objetivos anuales para cada función que desempeñes en la vida, profesional o personal. Por último, aumenta tus posibilidades de éxito programando actividades semanales que puedan ayudarte a alcanzar tus objetivos.
Consejos Accionables:
Revisa tus objetivos.
Revisa tus prioridades cada mañana.
La planificación previa a la semana es una gran herramienta, pero hay algo más que puedes hacer para mejorar tu productividad: desarrollar una rutina matutina. Antes incluso de levantarte de la cama, dedica unos minutos a revisar las acciones que tienes programadas para el día e identifica las dos o tres prioridades principales. Empezar el día con buen pie te hará estar más motivado y mejor centrado.