por Jane Rosenzweig
Resumen
Pero las palabras extra se suman. En este artículo, el autor ofrece consejos sobre cómo hacer que su escritura sea más corta y nítida
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Tanto si ha vuelto a la oficina como si sigue trabajando de forma remota, probablemente se haya encontrado en más de una reunión este año que podría haber servido de inspiración para uno de esos memes de «Sobreviví a otra reunión que debería haber sido un correo electrónico». Pero probablemente también haya leído más de un correo electrónico este año que debería haber sido… un correo más corto.
Si tiene algo complicado que decir, siempre debe ocupar el espacio que necesita para decirlo. Pero cuando su prosa es innecesariamente verbal y repetitiva, grava a sus lectores pidiéndoles que centren su atención en averiguar lo que dice en lugar de pensar en lo que dice.
En esos casos, es hora de editar.
Aunque pueda parecer contradictorio, escribir algo largo a menudo lleva menos tiempo que escribir algo más corto. Caso en cuestión: el primer borrador de este artículo tenía 500 palabras más que la versión que está leyendo. En 1690, John Locke captó este desafío en «An Essay Concerning Human Understanding», del que señaló que «para confesar la verdad, ahora soy demasiado vago o estoy demasiado ocupado para acortarlo».
Es difícil encontrar el tiempo suficiente para escribir de forma eficaz. Pero incluso cuando solo tiene unos minutos para editar, puede probar estas tres estrategias para reducir su prosa.
1. Elimine palabras que no añadan nada a su frase.
Muchos documentos del lugar de trabajo se pesan con las siguientes palabras: general, básicamente, de hecho, tipo, realmente, virtual, total, esencial, completa, práctica, literalmente y simplemente.
Estamos (literalmente) tan acostumbrados a (solo) escribir estas palabras que (de hecho) podemos encontrar que nuestra escritura suena (totalmente) extraña sin ellas. Pero (generalmente) una vez que se acostumbra a cortar estas palabras, (realmente) no se las perderá.
Si una de estas palabras es esencial para el significado de su frase, ¡conserve! Pero si no, déjelo ir. Para decidir si la palabra debe quedarse o desaparecer, hágase las siguientes preguntas:
- ¿Qué es lo que agrega la palabra a su frase?
- Si lo corta, ¿su sentencia pierde algo?
- Si se lo queda, ¿diluirá su mensaje?
Considere este ejemplo:
Porque la pandemia completamente puso a prueba nuestros hospitales, tuvimos que esencialmente reconsiderar el papel de la telesalud en nuestro sistema médico.
Para decidir si quiero mantener eso de «completa» y «esencialmente», puedo preguntar qué añaden esas palabras a mi frase. ¿La pandemia afectó «completamente» a nuestros hospitales? ¿Pueden ser más tensos que solo… tensos? ¿Hay alguna diferencia entre «reconsiderar» y «esencialmente reconsiderar»?
¿Y si quiero sugerir que reconsideremos un poco el papel de la telesalud, pero no nos lo replanteamos todo? ¿Ayuda esencialmente a hacer ese punto? La verdad es que no. Decir que tuvimos que reconsiderarlo no implica que hayamos tenido que reconsiderarlo todo, así que, en esencia, no ayuda.
En este caso, no puedo argumentar ni para «completamente» ni para «esencialmente». En lugar de añadir a mi frase, diluyen mi mensaje haciéndolo menos directo.
Entonces, ¿debería guardar alguna vez una de esas palabras? Consideremos este ejemplo:
Cuando queremos cambiar de proveedores, en general contrate a una empresa externa para que examine nuestras opciones.
¿Qué tratamos de lograr con «generalmente» allí? Si lo cortamos, ¿perdemos algo? Si su punto es que nosotros «generalmente» hacemos esto, pero en algunos casos no, entonces querrá mantener la «generalmente». Pero una solución mejor podría ser volver a escribir la frase para dejar ese punto más claro:
Cuando queremos cambiar de proveedor, contratamos a una empresa externa para que examine nuestras opciones, a menos que uno de nuestros socios ya haya investigado a los proveedores.
En pocas palabras: conserve las palabras que necesita; corte o reemplace las palabras que no necesite.
2. Corte la superposición.
Como descubrimos lo que pensamos al escribir, a menudo nos repetemos a medida que nos acercamos a la mejor versión de nuestras ideas.
Considere este ejemplo de mi primer borrador de este artículo:
Cuando descubrimos lo que pensamos, tendemos a repetirnos. A veces volvemos a decir lo mismo porque no hemos descubierto lo que queremos decir.
En la primera frase, hago mi punto de vista. (Nos repetimos.) En la segunda frase explico ese punto con más detalle añadiendo el vínculo causal. (Nos repetimos porque no hemos descubierto lo que queremos decir.) Cuando revisé, pude hacer ese vínculo causal en la primera frase y cortar la repetición:
Como descubrimos lo que pensamos al escribir, a menudo nos repetimos en los primeros borradores.
La frase revisada tiene casi la mitad de la longitud (16 palabras) que las frases originales superpuestas (29 palabras).
Para encontrar frases superpuestas en sus documentos, intente resaltar la repetición a medida que edita. He aquí un ejemplo:
Nuestros problemas actuales de personal se han visto agravados por una combinación de bajos salarios y el aumento del coste de la vivienda. Como se ha vuelto más caro para los empleados alquilar o comprar casas en nuestras ciudades objetivo, no podemos atraer empleados con nuestros salarios actuales, lo que genera dificultades de personal. (52 palabras)
En la primera frase, el autor afirma: No podemos encontrar personal porque no pagamos lo suficiente a la gente para que viva en nuestra zona.
En la segunda frase, el autor repite esa afirmación, pero añade nuevos detalles. Los costes de vivienda han subido para los inquilinos y compradores en nuestras ciudades objetivo.
Si combinamos las ideas de ambas frases, terminamos con esta frase:
Nuestros problemas actuales de personal se han visto exacerbados por una combinación de bajos salarios y el aumento del coste de la vivienda para los inquilinos y compradores en nuestras ciudades objetivo. (27 palabras)
Esta nueva versión es mucho más corta.
3. En lugar de decirnos lo que va a hacer en una oración, hágalo.
Considere estas dos frases:
Ahora le ofreceré tres pasos que debemos seguir para mejorar nuestro proceso de incorporación. (15 palabras)
Deberíamos dar tres pasos para mejorar nuestro proceso de incorporación. (10 palabras)
Cuando leemos la primera frase, nuestra atención se centra en el escritor, que está a punto de ofrecernos algo, más que en las recomendaciones para el proceso de incorporación. Tiene sentido que los escritores incluyan este tipo de comentarios cuando redactan un documento. Estamos pensando en lo que estamos haciendo, por eso les decimos a nuestros lectores lo que hacemos.
Pero sus lectores no tienen que seguir necesariamente el viaje que realizó mientras redactaba el documento. Solo necesitan saber dónde terminó.
Este es otro ejemplo, basado en una de las frases que vimos anteriormente:
Quiero señalar que nuestros problemas actuales de personal se han visto exacerbados por una combinación de bajos salarios y el aumento del coste de la vivienda para los inquilinos y compradores de nuestras ciudades objetivo.
Los lectores sabrán que señala los problemas de personal porque es el autor del documento que menciona esos problemas de personal. No pierde información importante si corta esas primeras palabras y empieza con «Nuestros problemas actuales de personal…»
No es el fin del mundo si usa una palabra innecesaria de vez en cuando, escribe una frase que se superpone de vez en cuando o nos dice lo que hace en una oración antes de hacerlo. Pero las palabras extra se suman. Si se acostumbra al uso de estas estrategias, su escritura será más corta y nítida.