•••

Cuando tengo que hacer algo a toda prisa, utilizo tres tácticas de gestión del tiempo para maximizar mi tiempo disponible y concentrarme mejor. Por ejemplo, cuando regresé a casa el año pasado de mi despliegue militar en servicio activo, tuve que adaptarme rápidamente a mi trabajo corporativo y ponerme al día con las prioridades y los plazos del equipo. Mientras tanto, llamaba mi actividad paralela como productor musical profesional. Tenía un tiempo limitado para grabar mi próximo proyecto, una ópera de jazz sobre la crisis financiera europea, o me arriesgué a tener que esperar varios meses para encontrar una fecha que funcionara para los músicos y el estudio.

En solo dos meses obtuve ingresos significativos para mi empresa y grabé con éxito a 25 músicos y cantantes. Así es como lo hice:

Haga una dieta de noticias

El 9 de noviembre apagué el feed de CNN en mi ordenador; bloqueé sitios web de noticias en mi ordenador portátil y teléfono móvil; borré las aplicaciones de Facebook, Twitter y LinkedIn de mi teléfono; evité todos los quioscos de periódicos en mi camino al trabajo; y evité todas las conversaciones sobre la actualidad. Estaba a dieta periodística en toda regla. Tenía que centrarme intensamente en mi grabación de ópera en la que tocaba el bajo y hacía casi un año que no practicaba mi instrumento.

Calculé que pasaba al menos dos horas al día consumiendo medios de comunicación. Eso es 16 horas a la semana o 64 al mes, tiempo de sobra para practicar un instrumento. Usé mi nuevo tiempo para ensangrentarme los dedos con el contrabajo para que los callos se formaran a tiempo para estar en forma para la grabación; desarrollé partes y piezas para la ópera; y revisé y mejoré el libreto y la partitura. Y sí, la grabación salió muy bien y mis dedos también se curaron.

Si bien creo que una ciudadanía informada es esencial para el funcionamiento de una democracia, excluirse del ciclo de noticias por breves períodos puede ayudarlo a encontrar tiempo suficiente para escribir un libro u organizar una ópera. Si no lee las noticias, puede concentrarse en producir artículos que aparecerán en las noticias dentro de muchos años.

Haga que su teléfono sea menos atractivo

Incluso después de haberme excluido de las noticias, seguía revisando mi teléfono para ver si había llamadas, correos electrónicos y mensajes de texto perdidos. En medio de las reuniones con los clientes, echaba un vistazo a mi teléfono para ver si había recibido alguna comunicación. Ser adicto a mi teléfono me hacía menos presente en estas reuniones, lo que ponía en peligro mi capacidad de pensar críticamente sobre el trabajo que hacíamos.

Rompí con mi teléfono móvil poniéndolo en modo escala de grises (aquí se explica cómo hacerlo paraAndroid yiOS). Cuando cambié mi teléfono de color a blanco y negro, fue como si hubiera girado un interruptor mental: ya no me atraía mi teléfono. Parecía obsoleto y menos vibrante, como un remanente de un episodio temprano de El espectáculo de Andy Griffith. Con el tiempo, dejé de comprobar compulsivamente mi teléfono, lo que me permitió concentrar mi atención en atender a mis clientes y pensar en cómo conseguir ingresos adicionales.

Retrase sus correos electrónicos

Al retrasar el envío de sus correos electrónicos, establece el ritmo de sus comunicaciones y no se deja atrapar por las idas y venidas de una conversación inmediata. Antes de entrar en el estudio de grabación, escribí unas docenas de correos electrónicos y los espacié durante varios días para que llegaran al destinatario en el momento adecuado. Por ejemplo, programé un informe semanal del equipo para entregarlo el miércoles por la noche, cuando grababa la música de fondo de un aria de ópera.

Puede controlar cuándo y con qué frecuencia recibe correos programando cuándo quiere que se entregue su correo (aquí le indicamos cómo hacerlo enMicrosoft Outlook). Su bandeja de entrada es la lista de tareas pendientes de otras personas para usted; no deje que las tareas pendientes de otras personas lo distraigan a toda hora. Si alguien realmente necesita ponerse en contacto con usted de inmediato, debería utilizar un método de comunicación diferente.

Con estas tres tácticas extremas para ahorrar tiempo, encontrará tiempo de sobra para emprender y terminar otro proyecto importante, ¡y quizás incluso se gane una llamada de telón! Desde que cumplí mis objetivos, he vuelto a utilizar el teléfono en modo color para poder disfrutar más plenamente de los mensajes con los amigos. Y aunque he disfrutado de mi dieta periodística, he empezado a leer algunos titulares de nuevo. En cuanto a la demora en el envío de mensajes de correo electrónico, lo he convertido en una práctica imperecedera porque me resulta muy útil para gestionar y asignar mi tiempo disponible.