¿Su oficina familiar está hecha para el futuro?

por Josh Baron y Rob Lachenauer

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Los directores exitosos de emprendedores de fondos de cobertura, capital privado, bienes raíces y tecnología, e incluso propietarios de empresas familiares que venden sus empresas, han creado recientemente una explosión en el número de family offices.

Si bien la mayoría de las oficinas unifamiliares se crean con buenas intenciones de seguir manteniendo a la familia (y su patrimonio) cerca, se enfrentan a algunas tensiones internas únicas que las empresas familiares no tienen y que las hacen vulnerables a largo plazo. Este artículo aborda cinco decisiones clave que las oficinas familiares deben tomar si quieren prepararse para el éxito a largo plazo.

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Dos años después de la muerte de su padre, Paul y Hank sabían que había llegado el momento en que debían separar la oficina de la familia. Por insistencia de su padre, los importantes activos financieros de la familia se habían invertido juntos. Como el negocio de su padre era la fuente del patrimonio familiar, los hermanos tenían la obligación de construir juntos una oficina unifamiliar. Pero las decisiones de inversión pronto se convirtieron en una fuente de conflicto. La autoridad para tomar decisiones era turbia; cada hermano carecía de transparencia sobre lo que el otro hermano invertía y por qué. Qué tan agresivo adoptar estrategias fiscales se convirtió en una cuestión de gran falta de armonía.

Al ver la discordia, los hermanos, cónyuges e hijos de los hermanos trataron de mantenerse alejados por completo de la oficina familiar. El objetivo bien intencionado de su padre de mantener a la familia cerca después de su muerte terminó siendo contraproducente. La oficina familiar se disolvió y los hermanos y toda la familia extendida se separaron.

Las oficinas familiares pueden ofrecer varios beneficios, como privacidad, personalización y tener su propio equipo que se encargue de una amplia gama de servicios, como guiar la filantropía familiar, gestionar propiedades compartidas o incluso gestionar la ayuda doméstica. Los directores exitosos de emprendedores de fondos de cobertura, capital privado, bienes raíces y tecnología, e incluso los propietarios de empresas familiares que venden sus empresas, han creado una explosión en el número de family offices. Un estudio de 2019 realizado por Investigación de Campden situó el número de oficinas familiares en 7.300 (un 38% más que los dos años anteriores), gestionando un total de casi seis billones de dólares. Lo que antes era competencia de unos pocos selectos, como los Rockefeller y los Vanderbilts, se ha convertido en el centro del mundo de las inversiones. Tanto las oficinas unifamiliares (SFO) como las oficinas multifamiliares (MFO) se han creado para satisfacer las necesidades de inversión y apoyo de un número cada vez mayor de familias.

La mayoría de estas oficinas familiares están en su infancia relativa. UN encuesta global realizada por UBS y Campden Wealth mostró que el 68% se fundó en 2000 o después, y que el 35% comenzó desde 2010. Eso significa que la mayoría de las oficinas familiares están atravesando o abordando una transición generacional crítica por primera vez.

Sin prestar más atención a los desafíos que traerán consigo estas transiciones, somos escépticos sobre cuánto tiempo durarán muchas oficinas unifamiliares. Como hemos asesorado a las principales empresas familiares durante los últimos 15 años sobre cómo lograr el éxito a largo plazo, hemos visto que las oficinas familiares son aún más difíciles de mantener que las empresas familiares. Las fuerzas que mantienen unida una empresa familiar no siempre están presentes en las oficinas familiares. Pero eso no significa que estén condenados al fracaso. Esto es lo que necesita saber para construir y mantener su oficina familiar y que dure.

Las tensiones integradas en las oficinas familiares

Las oficinas familiares se establecen a menudo en una ola de entusiasmo. Una persona o una familia ha tenido el éxito suficiente como para generar un exceso de 100 millones de dólares en patrimonio (una guía aproximada para los activos gestionados que justifican los gastos de una oficina familiar única) y la familia decide invertirlos juntos a través de una oficina familiar. Pero las oficinas familiares se enfrentan a algunas tensiones integradas únicas que las empresas familiares no sufren y que las dejan vulnerables a largo plazo:

Falta de conexión emocional

Como asesores de empresas familiares, hemos visto de primera mano lo difícil que es mantener a las familias unidas cuando son propietarios de activos compartidos. Una condición necesaria para que las familias de negocios permanezcan juntas es que los propietarios tengan un propósito común más allá del rendimiento financiero. Las oficinas familiares suelen empezar con un déficit de conexión emocional. Hemos escuchado a clientes expresar la dificultad de esta manera: «Papá vendió el propósito de nuestra familia cuando vendió nuestro negocio familiar».

Protección contra agencia

Pregúntele a la mayoría de los fundadores «¿por qué creó su oficina familiar?» y dirán algo parecido a «preservar la riqueza de nuestra familia y proteger a nuestros hijos del poder destructivo de esa riqueza». Esta respuesta de protección es razonable, pero en el proceso puede socavar la viabilidad a largo plazo. Si una oficina familiar termina encargándose de todo, desde invertir dinero hasta hacer reservas de viaje para los miembros de la familia, esto puede crear sin querer un entorno infantil para la próxima generación. Puede que empiecen a resentirse del papel de la oficina familiar en sus vidas y decidan cerrarla para recuperar su autonomía.

Alternativas creíbles

Las familias tienen alternativas preparadas para mantener su patrimonio combinado en una oficina unifamiliar. Los miembros de la familia pueden trasladar sus activos a una oficina multifamiliar (MFO), como Bessemer Trust o BBH, que llevan décadas de servicio exitoso a esas familias. No solo invierten su dinero (por una comisión), sino que también cuentan con excelentes planificadores patrimoniales y expertos en gobierno familiar. O puede subcontratar muchas de las tareas de una oficina unifamiliar a un administrador de patrimonio, como JP Morgan o Goldman Sachs. Si su familia no quiere mantener sus activos unidos, cada uno puede seleccionar diferentes proveedores y tomar caminos diferentes.

Así que, aunque la mayoría de las oficinas unifamiliares se crean con buenas intenciones de seguir manteniendo a la familia (y su patrimonio) cerca, las fuerzas centrífugas de los intereses divergentes pueden separarlas con el tiempo. Pero la oficina familiar no tiene que sufrir ese destino si los propietarios están preparados para tomar unas cuantas decisiones clave juntos para prepararla para el éxito a largo plazo.

Las decisiones clave que deben tomar las oficinas familiares

Como hemos asesorado a las principales empresas familiares, hemos visto que el poder que viene con la propiedad puede hacer o deshacer una empresa familiar. Los propietarios de una empresa tienen derecho a tomar decisiones en cinco áreas clave (los denominamos 5 Derechos de los propietarios) que nadie más puede sin su permiso. La forma en que los propietarios de una oficina familiar tomen estas decisiones influirá en el éxito a largo plazo tanto de la oficina como de la familia. Estas son las preguntas clave que hay que tener en cuenta:

Diseño: ¿Cómo será propietario de sus activos juntos?

Cuando se establece una oficina familiar, la propuesta inicial suele ser que, al permanecer juntas, las familias pueden lograr escala y eficiencia en las inversiones y los servicios. Pero entre en el capó de las grandes oficinas familiares y descubrirá que los propietarios de la familia no necesitan un enfoque tan uniforme. Las oficinas familiares que perduran ofrecen un mundo de compensaciones, valoran la flexibilidad e incorporan el derecho a salir. Diseñar una oficina de todo o nada corre el riesgo de no estar juntos en la próxima generación.

Esto se debe a que a medida que las familias crecen a lo largo de las generaciones, los intereses de las personas divergirán: qué inversiones poseer, servicios que recibir y organizaciones benéficas que apoyar, etc. A medida que diseñe su oficina familiar, es importante tener en cuenta la flexibilidad que hay que incorporar. Vemos que muchas oficinas familiares exitosas operan lo que llamamos un «sistema federal» en el que todos los propietarios de familias utilizan algunas inversiones y algunos servicios básicos, como la planificación fiscal y patrimonial, mientras que la gente puede optar por participar o no en el resto de lo que ofrece la oficina.

Otra opción de diseño clave es permitir a los miembros de la familia el derecho a salir de su oficina familiar. Este derecho puede ser difícil de diseñar porque, al menos en los EE. UU., la mayoría de los activos de la oficina familiar pertenecen a estructuras fiduciarias. Como poder ver la señal de salida en un teatro abarrotado, una política de salida mejora la sensación de autonomía psicológica. Puedo irme si quiero. Además, sabiendo que los miembros de la familia tienen un derecho de salida, es probable que la dirección y el consejo de administración de la oficina familiar respondan mejor a sus necesidades.

Decida: ¿Cómo estructurará la gobernanza?

Los propietarios de la familia tienen derecho a determinar cómo se toman las decisiones en su oficina familiar. Cuando se establecen las oficinas familiares, a menudo uno (o unos pocos) fundadores toman las decisiones en todos los asuntos. A medida que las oficinas maduran, no tener una gobernanza de decisiones clara más allá de la declaración de intenciones de los fundadores puede ser una receta para el desastre, como descubrieron Paul y Hank en nuestro ejemplo anterior. Para evitar este destino, los propietarios de la familia deben decidir cómo se tomarán las decisiones en su oficina familiar. Por ejemplo: ¿Qué decisiones se reservarán los propietarios de la familia? ¿Qué decisiones delegarán en el consejo de administración o en la dirección? ¿Tomarán ellas mismas decisiones de inversión o contratarán a un equipo de inversiones o a una empresa externa para hacerlo? ¿Cómo y cuándo van a implicar a su próxima generación en la toma de decisiones? ¿Qué procesos y políticas establecerá la familia para unificarla?

Un marco útil es lo que llamamos Modelo de cuatro habitaciones, en la que el trabajo de una empresa familiar se distribuye en cuatro «habitaciones» metafóricas (una sala de propietarios, una sala de juntas, una sala de gestión y una sala familiar). Cada «sala» tiene que tomar decisiones distintas, experiencia que aportar y establecer estructuras, políticas y procesos de forma explícita para guiar su trabajo. Las políticas, las estructuras y los procesos de decisión pueden no parecer tan atractivos, pero son la clave del éxito a largo plazo. También proporcionan a los miembros de la familia vías para participar de manera positiva en las decisiones importantes, en lugar de ser beneficiarios pasivos. Con los estándares y el desarrollo adecuados, algunos miembros de la familia pueden incluso encontrar carreras gratificantes en su oficina familiar.

Valor: ¿Cómo definirá el éxito de su oficina familiar?

Paul y Hank abordaron su cartera de inversiones como una tarea puramente financiera, que rara vez acercará a los miembros de la familia. De hecho, las inversiones financieras puras son fáciles de subcontratar. Las oficinas familiares duraderas diseñan una cartera de activos, servicios y donaciones caritativas que, en conjunto, reflejan lo que la familia valora.

Las oficinas familiares que están diseñadas para durar diseñan tanto carteras sofisticadas desde el punto de vista financiero como carteras emocionalmente relevantes. Más allá de contratar a los mejores gestores de inversiones e invertir en fondos líderes, encuentran inversiones que son importantes para su familia. El rendimiento de la inversión no es la única medida importante del éxito. Hay una razón por la que muchos equipos deportivos son propiedad de familias. Algunas oficinas familiares son líderes en inversiones de impacto. Las oficinas familiares que coinvierten en los esfuerzos empresariales de los miembros de la próxima generación de la familia son cada vez más comunes. El patrimonio familiar no necesita definirse únicamente en términos financieros. También se puede definir en términos generales como profesional, social y relacional.

Informar: ¿Qué comunicará (y qué no) con su familia?

La privacidad es una de las grandes ventajas de una oficina familiar, ya que tiene derecho a mantener la información contenida en un círculo pequeño, es decir, los propietarios de la familia. Sin embargo, los propietarios de una familia se enfrentan a un dilema fundamental en cuanto a qué información compartir con la próxima generación y cuándo. Preocupándose por el poder destructivo del conocimiento de su riqueza para la próxima generación, las familias se enfrentan al equilibrio entre esperar para compartir y, finalmente, «lanzar la bomba» y compartir demasiada información demasiado pronto y hacer que la próxima generación «pierda la chispa».

Hemos visto dos consultorios que gestionan bien este dilema:

Comparta más allá de las hojas de cálculo. Hemos visto familias en las que la próxima generación se entera de la riqueza de su familia en las opulentas oficinas de Wall Street de su administrador de patrimonio, con camareros con guantes blancos que sirven café. Los gestores de patrimonio explicaron hoja tras hoja de cálculo cómo se distribuían los activos de la familia en su alucinante y complejo conjunto de fideicomisos. El mensaje no dicho era: «Esto es lo que le prepararon. No lo rompa». Eso no inspira a la próxima generación a entender su riqueza y conectarse con ella. Por el contrario, conocemos una oficina familiar que es propietaria de un club deportivo de ligas menores e invita a la próxima generación a asistir a los partidos, trabajar en los puestos de comida e interactuar con los jugadores. Si bien el equipo no es su mejor rendimiento financiero, hacen hincapié en que son dueños de las cosas con significado, de las personas, de las conexiones.
Cree un plan de debate de «edades y etapas». Las principales oficinas familiares planifican cuidadosamente qué compartir con la próxima generación y cuándo. Por ejemplo, una oficina familiar que conocemos revela muy poco sobre las finanzas de la familia hasta que los miembros de la familia cumplen 30 años. Luego comienzan a revelar más y más cada año hasta que los miembros de la familia cumplen 35 años, cuando se comparte el panorama completo de la riqueza de la familia.

Transferencia: ¿Cómo gestionará la transición a la próxima generación?

Los propietarios de familias de todas las empresas deben decidir cómo transferir la propiedad a la siguiente generación, incluidos los activos, las funciones y las capacidades. Las oficinas familiares se enfrentan a problemas especiales de transferencia.

Los activos que supervisa una oficina familiar deben estar al servicio de su propósito y sus objetivos. Es prudente suponer que el propósito y los objetivos de una oficina familiar cambiarán a lo largo de la transición generacional. Hemos visto a muchos de nuestros clientes mantener conversaciones reflexivas sobre el propósito de la generación actual y luego preguntar a la siguiente generación cómo ve el propósito y los objetivos de su generación, sin juzgarlos. Los activos en propiedad deberían reflejar eventualmente el compromiso de la nueva generación.

La transición generacional suele ser un buen momento para reevaluar la gobernanza general, incluida la forma de involucrar a la próxima generación en la oficina familiar. Muchas oficinas familiares optan por contratar a un CEO profesional, pero también hay funciones importantes para los miembros de la familia. Por ejemplo, puede crear una junta familiar para supervisar al CEO. Disponer de un plan de su estructura de gobierno aclarará qué capacidades será necesario desarrollar en la próxima generación.

Una de las preguntas más importantes a las que se enfrentan las familias con patrimonio invertible es cuánto transferir a la próxima generación. En lugar de elegir un número de la nada, empiece por fijarse metas. La riqueza se puede utilizar para gastar, invertir, donar y colaborar. Piense en los resultados que quiere lograr y evitar en cada una de estas áreas. Y, a continuación, alinee sus enfoques para compartir la riqueza con los resultados deseados.

¿Su oficina familiar superará las probabilidades y durará mucho tiempo? Depende de lo bien que aborde estos cinco temas críticos.

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Josh Baron es cofundador y socio de BanyanGlobal Family Business Advisors y profesor visitante de Educación Ejecutiva en la Harvard Business School. Es coautor de The Harvard Business Review Family Business Handbook (Harvard Business Review Press, 2021).

Rob Lachenauer es cofundador y socio director de BanyanGlobal. Es coautor de The Harvard Business Review Family Business Handbook (Harvard Business Review Press, 2021).