No sorprende que muchos de nosotros sobrecarguemos nuestra jornada laboral, suponiendo que podemos realizar muchas tareas en poco tiempo. Sin embargo, al final del día, nos sorprende descubrir que la obra sigue sin terminar. A pesar de las pruebas del pasado, nuestros motores predictivos fallan y estamos convencidos de que podremos lograr lo extraordinario en un día cualquiera. Esto se llama «pensamiento mágico» y puede hacer que decepcione a los demás, no cumpla con los plazos, se sienta agotado y pierda la inspiración. Pero puede dejar este hábito. En primer lugar, tenga en cuenta que es probable que su carga de trabajo no sea temporal. Revise los proyectos anteriores y lo que le llevó más tiempo para poder priorizar mejor en el futuro. En segundo lugar, deje de creer que la próxima vez será más fácil y planifique más tiempo para su trabajo, no menos. En tercer lugar, piense en el producto final y en lo que puede hacer razonablemente antes de aceptar un proyecto. En cuarto lugar, ayude a los demás a aprender la autonomía, en lugar de tomarse el tiempo para corregir sus errores usted mismo. Por último, no dé por sentado que es indispensable. Deje de lado su monopolio del trabajo y, en su lugar, cree capacidades en los demás.

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Somos maestros narradores de historias. Nos contamos historias fantasiosas para motivarnos a hacer grandes cantidades de trabajo en poco tiempo. Apuntamos tarea tras tarea, nos aseguramos de que podemos terminarlas todas en una jornada laboral normal. Sin embargo, al final del día, nos sorprende descubrir que la obra queda sin terminar y tenemos que correr hasta la línea de meta. No nos engañamos deliberadamente con respecto a lo que podemos hacer con nuestro tiempo. Pero a pesar de las pruebas del pasado, en este momentonuestros motores predictivos funcionan, y estamos convencidos de que podremos lograr lo extraordinario en un día cualquiera.

Bienvenido a la tierra del pensamiento mágico. Todos hemos viajado hasta allí, persiguiendo la quimera del tiempo sin restricciones. Nos convencemos de que los planes demasiado ambiciosos no tienen nada de malo porque nos ayudan a superar los objetivos. Y especialmente con el trabajo remoto, estamos convencidos de la necesidad de demostrar a los demás nuestro valor mediante el exceso de trabajo. Sin embargo, cuando nos dejamos llevar por ideas mágicas, podemos decepcionar a otras personas que dependen de nosotros, no cumplir con los plazos, sentirnos agotados y perder la inspiración.

Librarnos de las fantasías del tiempo es complejo. A nuestros jefes les gusta cuando nos presentamos con capas heroicas y nos recompensan generosamente cuando entregamos. Pero con el tiempo, antes de lo que imaginamos, todos los héroes se cansan.

Pensemos en el caso de Francesca, investigadora de una importante empresa biotecnológica. Francesca es una destacada líder de opinión y una prolífica editorial en su campo. También es una valiosa colaboradora para varios colegas y es mentora de docenas de mujeres al principio de su carrera, a la vez que sigue una agenda implacable de conferencias y apoya a un sobrino que padece una afección debilitante. Si bien Francesca se enorgullece de su trabajo, se da cuenta de que no tiene tiempo para algunas de sus responsabilidades de gestión de personas, hacer ejercicio o planificar una familia propia. Francesca anhela una agenda más realista. A medida que empezamos a trabajar juntos, poco a poco se dio cuenta de que tenía deudas de tiempo: demasiado comprometida, abrumada y con pocos recursos. No solo su salud y sus relaciones personales estaban empeorando, sino que sus colaboradores estaban decepcionados y molestos, ya que llevaban a cabo una cantidad desproporcionada de su trabajo conjunto.

Los patrones de exceso de compromiso de Francesca revelaron cinco elementos de pensamiento mágico sobre su época, trampas en las que caen muchos de mis clientes. Diseñamos antídotos para cada uno.

Mi gran carga de trabajo es solo temporal.

Francesca tuvo la tentación de decir sí a un puesto atractivo, al presidir una conferencia internacional a pesar de los cientos de horas de trabajo que implicaba. Razonó que su sobrecarga actual era temporal y mencionó tres proyectos que estaban casi terminados, sin tener en cuenta el flujo interminable de nuevas solicitudes. Era poco probable que detuviera su carga de trabajo en la línea de montaje durante un año para presidir esta conferencia. Si, como Francesca, se deja llevar por esta fantasía común, revise objetivamente sus principales proyectos del año pasado. ¿Cuáles estaban planificadas y cuáles eran oportunistas? Esto ofrece una imagen más realista de cómo se rellenará su futuro calendario y facilitapriorizar los artículos más impactantes y renegociar el resto diciendo que no, reduciendo las expectativas o solicitando ayuda.

La próxima vez será más fácil.

La experiencia es una maestra sabia, pero con el ritmo de los cambios, aparecen desafíos adicionales con cada nueva empresa. Francescase hizo creer que un nuevo proyecto iría más rápido que la anterior, pero al final, tenía más horas de noche. Con el tiempo, se enteró de que, a pesar de la experiencia y la planificación, ciertos tipos de proyectos tardaban alrededor de un 20% más de lo estimado. Aprendió a crear un búfer y, luego, a añadir aún más tiempo publicación-búfer. Por ejemplo, si pensaba que escribir un resumen llevaría dos días, añadió medio día a su estimación. En lugar de prometer la entrega el martes, estimó que terminaría al mediodía del miércoles y se comprometió a entregar antes del final del día del jueves. El almacenamiento en búfer basado en pruebas le ayuda a hacer estimaciones de forma más realista y retrasar las fechas de entrega se adapta a lo inesperado, reduce el estrés y deja tiempo para otras partes de su vida.

Recogeré recompensas inmediatas.

Nuestro deseo de complacer a los demás constituye un gran obstáculo para una visión realista del tiempo. La afirmación del jefe o la validación de los colegas son recompensas extrínsecas por ser una persona que puede hacerlo y en la que todos creen que pueden contar. La descarga de dopamina asociada nos lleva a levantar la mano cuando hay nuevas tareas en juego. En cambio, considere primero cómo se sentirán sus compañeros en la línea de meta si usted presenta un trabajo deficiente, fuerza retrasos a los miembros del equipo o se esfuerza por entregar un trabajo puntual y de calidad con compromisos asumidos sin pensar y apresuradamente. Calcule lo que puede hacer de manera razonable en función de complacer a los demás al final de los proyectos, y no incluso antes de su lanzamiento. La suma de las partes de su trabajo sumará un todo manejable y sus relaciones también permanecerán intactas.

Otros seguirán mis instrucciones.

Personas de toda la empresa (y, a veces, ajenas a ella) solicitaron la opinión experta de Francesca antes de emitir declaraciones, redactar informes o embarcarse en iniciativas. La mayoría de estas personas cometieron errores repetidos. Para ayudar, Francesca escribió un conjunto con viñetas de mejores prácticas para que otras personas las siguieran antes de enviarle sus trabajos. Sin embargo, la mayoría de sus colegas hicieron caso omiso de sus directrices y siguieron enviando trabajos insatisfactorios a su bandeja de entrada, con la esperanza de que les diera comentarios exhaustivos o incluso que reescribiera el documento, y muchas veces lo hizo. Francesca tuvo que volver a entrenarlos. En lugar de dedicar horas a revisar un documento, simplemente lo devolvía y les pedía que siguieran las pautas 5 y 7, por ejemplo, antes de volver a ella. Cuando invierta en proporcionar documentación para ayudar a otros a ser más autosuficientes, no les prive la oportunidad de autonomía metiéndose en los detalles.

Sin mí, esta obra será de mala calidad.

Francesca rara vez cometía errores y su trabajo fue muy citado y elogiado. Sabía que la calidad se veía afectada cuando no dedicaba grandes cantidades de tiempo a un proyecto, y se convenció a sí misma de que solo ella podía hacer bien ciertas cosas. En cambio, Francesca aprendió a dedicar parte del tiempo de amortiguación a entrenar a sus colegas en lugar de hacer todo el trabajo ella misma. Tardaron unas cuantas iteraciones más en conseguir una prueba, pero los armé de habilidades para obtener mejores resultados la próxima vez. Somos cómplices de mantener el mito de que somos indispensables o más inteligentes que la mayoría. Queremos que nos quieran y aprecien. Pero cuando relajamos el control del monopolio de las respuestas,crear capacidad en muchos en lugar de perpetuar la dependencia de unos pocos.

Cuando dependemos del pensamiento mágico para derrotar la tiranía del reloj, disminuimos nuestra capacidad de hacer las cosas. Porenfrentándose de manera realista a nuestras fantasías, aumentamos nuestra capacidad de lograr avances extraordinarios sin esfuerzos sobrenaturales.