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Maroš Servátka de la Escuela de Negocios Macquarie de Australia y tres coinvestigadores (Stephen Knowles, Trudy Sullivan y Murat Genç, todos de la Universidad de Otago de Nueva Zelanda) invitaron a 3 276 personas a realizar una breve encuesta en línea a cambio de una donación de 10 dólares a organizaciones benéficas. A algunos participantes se les impuso un plazo de una semana, a otros se les dio un plazo de un mes y a otros no se les impuso ningún plazo. Los miembros del último grupo respondieron más encuestas que los de los otros dos grupos y también respondieron más rápido. La conclusión: para evitar que la gente posponga las cosas, no les dé una fecha límite.

Profesor Servátka, defienda su investigación.

Servidor: Los plazos nos motivan a hacer cosas que de otro modo podríamos posponer, pero la relación no siempre es clara. Por ejemplo, aunque en teoría un plazo largo nos da más tiempo para terminar una tarea, a menudo significa que la posponemos una y otra vez hasta que, finalmente, la olvidamos por completo. De hecho, solo el 5,5% de las personas a las que se les dio un plazo de un mes respondieron a nuestra encuesta, en comparación con el 6,6% de las personas a las que se les dio solo una semana. Pero las personas a las que no se les dio una fecha límite tuvieron la tasa de respuesta más alta de todas: el 8,3%. Y tenían más probabilidades que los demás de devolver la encuesta en un plazo de tres días.

HBR: Entiendo por qué las personas con un plazo ajustado responderían mejor que las que se dan el lujo de un mes. Pero, ¿por qué lo haría falta ¿de presión obtener los mejores resultados?

Una fecha límite indica la importancia y la urgencia de una tarea, por lo que no es sorprendente que la gente interprete una fecha límite larga como un permiso para retrasar. Puede suponer que la falta de fecha límite se vería prácticamente de la misma manera. Pero, de hecho, la gente tiende a interpretarlo justo al revés, en el sentido de «¡Haga esto lo antes posible!» La urgencia y la presión están implícitas. Lo más importante es que no dijimos a la gente que tenían tiempo ilimitado para enviar la encuesta; simplemente no mencionamos la fecha. Teóricamente, las dos son iguales, pero en la práctica obtienen resultados muy diferentes.

Seguro que hay personas para las que eso no es cierto, personas que pensarían: Si no lo pidieron antes de una fecha determinada, no les importa cuando llegue.

Algunas personas parecieron interpretar la falta de fecha límite de esa manera. Técnicamente, nuestro experimento sigue en marcha, dado que no fijamos una fecha de finalización para las personas sin fecha límite. De vez en cuando comprobamos si ha llegado alguna encuesta adicional. Y hemos recibido algunas respuestas muy tardías de los participantes de ese grupo. Una persona devolvió la encuesta el día 52. ¡Otro lo devolvió el día 145! Son personas que claramente posponen las cosas y, como no se les dio una fecha límite, podrían seguir posponiendo y posponiendo. Quizás encontraron tardíamente nuestra carta de solicitud después de haberse olvidado de nuestra solicitud; enviamos cartas físicas en lugar de correos electrónicos específicamente para crear recordatorios naturales. Pero eso es una conjetura; no la pusimos a prueba.

Dicho todo esto, esas respuestas tan tardías representaban a una pequeña minoría. Casi la mitad de las personas del grupo sin fecha límite que respondieron la encuesta lo hicieron de inmediato; está claro que su tasa de respuesta superior no se debió a un recuerdo tardío. En comparación, hubo muy pocas respuestas rápidas de personas a las que se les dio un mes para enviar la encuesta, lo que respaldaba la idea de que el principal factor que afectaba al tiempo de respuesta era la sensación de urgencia, o la falta de ella.

¿Los rasgos personales afectaron a la velocidad o a la probabilidad de respuesta?

Como seleccionamos a los participantes al azar del censo electoral de Nueva Zelanda, solo teníamos datos sobre la edad y el sexo. Controlarlos no afectó a los resultados, aunque respondieron un poco más de mujeres que de hombres y más personas de 36 a 65 años.

Pensando en los rasgos personales de manera más amplia, la procrastinación proviene de lo que se conoce como sesgo actual, en el que el aquí y el ahora parecen desproporcionadamente más importantes que el futuro. Por eso, los llamados costes de oportunidad de completar una tarea (el tiempo que nos quitará el día) parecen reducirse a medida que avanzan, por lo que mucha gente decide posponerla. Pero hay una enorme variedad en la forma en que las personas responden al sesgo actual. Algunos reconocen el posible obstáculo y lo compensan haciendo la tarea de forma inmediata o estableciendo recordatorios. Otros —a menudo ingenuamente— asumen que lo recordarán por sí solos. Sería interesante comprobar si esos dos tipos interpretan de manera diferente la ausencia de fecha límite. Lo más probable es que el primer grupo lo perciba como una indicación de urgencia, pero entre los segundos podría provocar una procrastinación aún mayor.

Las personas que rellenaron su encuesta fueron recompensadas con una donación a una organización benéfica, no con algo para sí mismas. ¿Por qué esa elección?

Si una tarea nos beneficia personalmente, podemos evaluar su importancia por nuestra cuenta; no dependemos de una fecha límite impuesta externamente para comunicar su urgencia. Cuando la principal ganancia es para otra persona, la teoría económica estándar sostiene que es menos probable que la prioricemos y, por lo tanto, la procrastinación pasa a ser un factor más importante.

¿Cómo deberían utilizar las personas sus hallazgos?

Espero que la táctica de no fijar plazos tenga más fuerza cuando la tarea beneficie principalmente a otra persona y cuando la urgencia esté claramente implícita. Eso podría incluir el voluntariado para ayudar a las personas necesitadas, por ejemplo, donar dinero a organizaciones que apoyan a las personas refugiadas de Ucrania o donar sangre después de un desastre natural. Las organizaciones benéficas no suelen fijar una fecha de finalización a la hora de solicitar donaciones, y nuestro experimento sugiere que esa es la estrategia óptima. Cuando sea necesario limitar la duración de una campaña, como cuando un donante ofrece subvenciones de contrapartida que vencen después de una fecha determinada, un plazo relativamente corto será lo mejor para la organización benéfica.

Los resultados también tienen implicaciones para cualquiera que realice encuestas; las tasas de respuesta deberían ser más altas y rápidas sin una fecha límite establecida, como lo fueron para nosotros. Omitir una fecha límite también podría ser útil en un contexto personal, por ejemplo, cuando se le pide a su cónyuge que complete un proyecto de bricolaje que es importante principalmente para usted. Y en un contexto organizacional, este enfoque podría dar buenos resultados cuando se pide un favor a un colega, por ejemplo, si se le pide su opinión sobre una propuesta. Si no dice cuándo necesita que le hagan el favor, es más probable que su colega lo atienda de inmediato.

Como editor de revistas, pongo plazos constantemente a la gente. ¿Debo parar?

¡Eso sería muy arriesgado! Nuestros resultados no implican en absoluto que no quiera dar a la gente una fecha límite. Si no fijara plazos para algo tan complejo como preparar un artículo, es posible que la gente no pueda priorizar correctamente. Todo depende del contexto.