Un estudio de investigación reciente investigó dos tipos de planificación diaria y cómo influyen en la participación de los empleados en entornos de trabajo dinámicos. El primer tipo se conoce comúnmente como planificación de la gestión del tiempo, que implica hacer listas de tareas pendientes, priorizar y programar las tareas y, en última instancia, gestionar el tiempo. El segundo tipo de planificación se denomina «planificación contingente», en la que las personas tienen en cuenta las posibles interrupciones o interrupciones a las que se podrían enfrentar en su jornada laboral y diseñan un plan para abordarlas en caso de que se produzcan. Es importante entender estos dos tipos fundamentales de planificación y cuándo utilizarlos en su vida laboral diaria. Antes de empezar su jornada de trabajo, reserve unos minutos para planificar su próxima jornada. Tenga en cuenta el tipo de día que prevé, si espera que lo interrumpan y con qué frecuencia. ¿Qué puede hacer para crear límites en torno a su tiempo y tener menos interrupciones? Si prevé pocas o ninguna interrupción, planifique la gestión del tiempo estableciendo una lista de tareas ambiciosa en la que priorice sus tareas y asigne su tiempo y energía en función de su prioridad. Si espera que lo interrumpan con frecuencia, planifique los contingentes en el que describa un número realista de tareas que pueda completar ese día y, al mismo tiempo, dedique tiempo a considerar cómo podría verse interrumpido y qué hará si se producen esas interrupciones. Estos sencillos ajustes en su jornada laboral pueden ayudarle a tomar el control de sus propios niveles de participación en el trabajo.

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No es ningún secreto que muchos empleados se enfrentan a entornos de trabajo que no son muy atractivos.Una encuesta de 2016 de la Organización Gallup muestra que solo el 13% de los empleados de todo el mundo participan en el trabajo. Y cuando se trata de mejorar la participación de los empleados (es decir, la energía, el entusiasmo y la concentración), gran parte de la narrativa popular se centra en factores organizativos como el diseño del puesto, el liderazgo o la cultura. Pero estos factores suelen estar fuera del control del empleado. Como resultado, más allá de tratar de encontrar la persona profesional adecuada, el panorama general parece sugerir que los empleados están a merced de sus organizaciones y jefes en lo que respecta al compromiso que tendrán en el trabajo.

En una investigaciónartículo en La revista de psicología aplicada, nosotros y nuestros colegas (Andrew Brodsky de la Universidad de Texas en Austin, Subrahmaniam Tangirala de la Universidad de Maryland y Sanford DeVoe de la Universidad de California en Los Ángeles) investigamos cómo los empleados pueden recuperar más control sobre su compromiso laboral mediante una mejor autogestión. Descubrimos que aumentar su compromiso y productividad en el trabajo podría ser tan sencillo como hacer un plan para el día. Pero estos efectos positivos dependían de qué tipo del plan que utilizaron los empleados y el número de interrupciones o interrupciones a las que se enfrentaron en su trabajo diario.

Investigamos dos tipos de planificación diaria y cómo influyen en la participación de los empleados en entornos de trabajo dinámicos. El primer tipo se conoce comúnmente como planificación de la gestión del tiempo, que implica hacer listas de tareas pendientes, priorizar y programar las tareas y, en última instancia, gestionar el tiempo. A pesar de su popularidad y sus aclamadas ventajas, pocas investigaciones han investigado realmente este tipo de planificación en contextos laborales reales.

El segundo tipo de planificación se denomina «planificación contingente», en la que las personas tienen en cuenta las posibles interrupciones o interrupciones a las que se podrían enfrentar en su jornada laboral y diseñan un plan para abordarlas en caso de que se produzcan. La planificación contingente se usa con menos frecuencia que la planificación de la gestión del tiempo, ya que las personas suelen hacer planes que sobreestiman lo que van a hacer y subestiman (o no tienen en cuenta del todo) la forma en que su trabajo se verá interrumpido.

En teoría, ambos tipos de planificación deberían mejorar la participación de los empleados, ya que implican establecer objetivos más específicos para el día, lo que debería ayudar a los empleados a centrar su tiempo y atención, además de aumentar su sensación de progreso a medida que ven con más claridad la realización de sus tareas (consulte»El poder de las pequeñas victorias» de Teresa Amabile).

Sin embargo, esperábamos que los beneficios de la planificación de la gestión del tiempo se redujeran y se frustraran con los altos niveles de interrupciones, ya que los empleados se enfadarían y sentirían que no están progresando en sus listas de tareas planificadas. Por el contrario, propusimos que la planificación contingente fuera útil en los días en que los empleados se enfrentaran a muchas interrupciones, ya que les ayudaría a adaptarse sin problemas sin quedar empantanados ni frustrados por todas las interrupciones y distracciones.

Nuestros hallazgos
Hicimos un seguimiento de 187 empleados de diversos sectores en un estudio de muestreo de experiencias en el que capturamos sus comportamientos y experiencias a lo largo de dos semanas de trabajo completas. Descubrimos que el uso de la planificación de la gestión del tiempo por parte de los empleados tenía fuertes efectos positivos en su participación y productividad diarias. Además, descubrimos que estos fuertes efectos se producían principalmente cuando los empleados se enfrentaban a interrupciones limitadas. La gestión diaria del tiempo era significativamente menos beneficiosa cuando los empleados tenían días llenos de muchas interrupciones. De hecho, los días en que las interrupciones eran muy altas (alrededor del 20% de las veces en nuestra muestra), la gestión diaria del tiempo era completamente ineficaz a la hora de mejorar la participación y la productividad.

En cuanto a la planificación de los contingentes diarios, este tipo de planificación también ayudó a los empleados a mejorar su compromiso y productividad. Curiosamente, estos efectos positivos se mantuvieron, independientemente del número de interrupciones a las que se enfrentaran los empleados en su jornada laboral. En otras palabras, la planificación contingente diaria parecía ofrecer beneficios incluso cuando los empleados se enfrentaban a interrupciones en sus días. Esto significa que, si bien las ventajas de la planificación de la gestión del tiempo son menos efectivas cuando se producen interrupciones, la planificación contingente sigue siendo beneficiosa independientemente del nivel de interrupciones al que se enfrenten los empleados.

Poner en práctica sus planes diarios
Nuestra investigación descubrió que un gran porcentaje de la planificación diaria de los empleados (alrededor del 30%) difiere según la jornada laboral, lo que significa que la mayoría de las personas no planifican de forma coherente todos los días. Además, si los empleados utilizan la gestión del tiempo un día determinado, no necesariamente utilizan la planificación contingente (y viceversa). Además, alrededor del 40% de las veces, los empleados se enfrentan a una cantidad diferente de interrupciones a lo largo de su jornada laboral.

Como resultado, nuestras conclusiones sugieren que los empleados tienen que entender mejor estos dos tipos fundamentales de planificación y cuándo utilizarlos en su vida laboral diaria. Para ayudarle, queríamos proporcionarle una guía paso a paso:

  1. Antes de empezar su jornada laboral (por ejemplo, la noche anterior o por la mañana), reserve unos minutos para planificar su próximo día.
  2. Tenga en cuenta el tipo de día que prevé, si espera que lo interrumpan y con qué frecuencia. ¿Qué puede hacer para crear límites en torno a su tiempo y tener menos interrupciones? Según la experiencia pasada, ¿cuánto cree que lo interrumpirán realmente?
  3. Si prevé pocas o ninguna interrupción, planifique la gestión del tiempo estableciendo una lista de tareas ambiciosa en la que priorice sus tareas y asigne su tiempo y energía en función de su prioridad (consulte también»Puede que odie planificar, pero debería hacerlo de todos modos»). Por ejemplo, planifique realizar tareas difíciles o creativas cuando tenga más tiempo o energía. Planifique tareas más mundanas para cuando necesite menos energía mental. Esta planificación, cuando las interrupciones son limitadas, ayuda a fomentar una mayor participación y concentración y le permite hacer más.
  4. Si espera que lo interrumpan con frecuencia, planifique los contingentes en el que describa un número realista de tareas que pueda completar ese día y, al mismo tiempo, dedique tiempo a considerar cómo podría verse interrumpido y qué hará si se producen esas interrupciones (consulte también»Qué hacer cuando se siente distraído en el trabajo»). Esta planificación puede ayudarlo a adaptarse mejor a las interrupciones, ya que le permite mantener el compromiso y la concentración y no sentirse frustrado ni arrastrado por interrupciones o retrasos imprevistos.

Según las tendencias tecnológicas actuales, los empleados seguirán siendo bombardeados cada vez más con interrupciones e información. Lo que significa que su compromiso en el trabajo será atacado constantemente por las interrupciones y distracciones que le impidan progresar en un trabajo significativo. Sin embargo, puede recuperar un mayor control de su compromiso. Y comienza con unos sencillos ajustes en sus planes diarios.