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Soy un superadoptante. Me encanta probar cientos de aplicaciones, redes sociales y dispositivos nuevos cada año. Pero no todo el mundo quiere vivir el estilo de vida de las mil aplicaciones. Para la mayoría de las personas, el objetivo es adoptar el el más pequeño cantidad de herramientas necesarias para trabajar de manera eficiente. Por eso mis amigos y colegas me preguntan a menudo qué tecnologías considero imprescindibles: las herramientas y tácticas que tendrán un gran impacto en su productividad sin gastar mucho tiempo o dinero en ponerse en marcha.
Si bien a menudo me encuentro recomendando tecnologías específicas a personas con desafíos específicos, hay algunas herramientas que sugiero una y otra vez, porque son útiles para casi todo el mundo. En muchos casos, son herramientas que no solo benefician a los usuarios individuales, sino a equipos enteros, ya que reducen el desorden de la bandeja de entrada y los gastos generales de comunicación. Pero en otros casos, son aplicaciones que sugiero porque me resulta visceralmente doloroso ver a alguien usar Microsoft Office para algo que podría lograrse mejor con una herramienta de colaboración o de toma de notas especialmente diseñada.
Estas ocho tecnologías encabezan la lista: son los sitios, los programas y las funciones que desearía que todos los usuarios de ordenador empezaran a utilizar hoy. Todos y cada uno de ellos están disponibles en una versión gratuita, aunque es posible que se encuentre pagando por las funciones premium una vez que descubra lo útiles que son. Estos son los imprescindibles:
Evernote: Claro, puedo dedicar un par de minutos a revisar mi correo electrónico mientras busca en su disco duro buscando ese documento, sabe, está ahí en algún lugar. Pero si utilizara Evernote, todas sus notas estarían en un solo lugar, ya que Evernote hace que sea fácil recopilar y organizar sus notas, ya sea que consistan en el primer borrador que escribió directamente en una nota de Evernote, una tarjeta de presentación que sacó y almacenó (por lo que ahora se puede buscar en texto) o un artículo en línea que recortado.
Twitter: Es hora de dejar de enviar enlaces por correo electrónico. En un mundo de sobrecarga de correo electrónico, es mucho más útil compartir los enlaces de una manera que no aumente el desorden de la bandeja de entrada. Si se los envía a compañeros, hágalo a través de Slack, Yammer o un bloc de notas compartido de Evernote para los recortes relevantes. Si quiere compartir sus descubrimientos con una red más amplia de amigos y colegas, publíquelos en Twitter utilizando hashtags para que salgan en el radar de otras personas interesadas en el mismo tema. Por ejemplo, utilice el hashtag #dataviz para compartir esa interesante historia sobre la visualización de datos, #smallbiz para compartir ese gran artículo sobre el emprendimiento, o cree un hashtag específico para los colegas que quieran compartir recursos.
Doodle: Oh, ver el final de los hilos de correo electrónico atrapándonos en largas y dolorosas conversaciones sobre cómo programar una conferencia telefónica grupal. Doodle elimina esos hilos encuestando a las personas en sus ventanas de llamada o reunión disponibles, para que pueda llegar a una hora mutuamente conveniente sin interminables idas y venidas. Si se encuentra programando una llamada con más de dos o tres personas más, simplemente haga garabatos en lugar de enviar un correo electrónico.
Listas de Facebook: Sí, su perro es adorable. Pero lo sigo en Facebook porque valoro sus conocimientos profesionales y sus noticias personales. Si va a compartir más de una foto a la semana de su nuevo cachorro o niño lindo, por favorusar listas de Facebook para segmentar esas actualizaciones para personas que son compañeros amantes de los perros o que realmente conocen a su hijo. El mismo principio se aplica a las noticias profesionales: a medida que más y más personas utilizan Facebook para compartir actualizaciones del sector y conectarse con colegas, piense en cuáles de sus publicaciones solo interesan a las personas de su empresa o campo específico y utilice las listas para segmentarlas en consecuencia.
Feedly: Me da un dolor de cabeza específico cuando veo la bandeja de entrada de alguien abarrotada de alertas de Google News. Hay una manera mejor: utilizando un lector de noticias como Feedly para suscribirse a las búsquedas de Google News, así como a los blogs y sitios web favoritos. Un lector de noticias le reúne todas esas fuentes de noticias en un solo lugar que le ofrece una experiencia de escritorio y móvil despejada.
Skitch: Cuando necesite cambiar rápidamente el tamaño de una imagen antes de compartirla, abrir Photoshop es exagerado; cuando necesite guardar rápidamente una captura de pantalla para consultarla en el futuro, la captura de pantalla integrada en el ordenador no ofrece garantía de que vuelva a encontrar esa imagen. Skitch resuelve ambos problemas y facilita compartir un mensaje de error con el soporte técnico, coger la lista de productos que quiera guardar o compartir, o almacenar un recibo en línea. Lamentablemente, la versión de Skitch para Windows eraasesinado, pero los usuarios de Mac aún pueden usarlo.
TripIt: Me rompe el corazón cuando descubro que podría haber visto a un amigo o colega lejano cuando ambos estábamos en la misma ciudad al mismo tiempo. TripIt puede ahorrarnos esa angustia: conéctese con las personas que usted siempre quiere ver y le dirá cuando su viaje lo lleve al mismo lugar. Igual de útil, convierte todas las reservas de viajes que recibe por correo electrónico en una lista práctica y accesible de planes de viaje que puede compartir y consultar.
Documentos de Google: Si no tengo que volver a utilizar la función «Control de cambios» de Word, será demasiado pronto: no hay nada como enviar el mismo documento a tres colegas diferentes y luchar después por conciliar tres conjuntos de comentarios. Google Docs tenía la intención de salvarnos de esa tortura haciendo posible que todos vieran el mismo documento y añadieran sus cambios y sugerencias en el mismo lugar. Sin embargo, aunque mucha gente usa Google Docs de vez en cuando, compartir documentos de Word sigue siendo la opción predeterminada con demasiada frecuencia. Por favor, compañeros humanos: aprovechemos el poder del uso compartido de documentos en línea para editar documentos en colaboración de una forma que nos libre a todos de la molestia de averiguar quién sugirió qué cambios.
En un mundo en el que gran parte de nuestra vida laboral y nuestras experiencias en línea son interdependientes, debemos reconocer que nuestro uso individual del software en línea también afecta a otras personas. Adopte el poder de la productividad en línea y no solo se está haciendo un favor: está ayudando a todos con los que interactúa.