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Hace cinco años, después de sentirme frustrado con mi infructuosa tendencia a hacer malabares con varias actividades a la vez, probé un experimento: durante una semana,No haría varias tareas a la vez y vería lo que pasa.
El experimento cambió todo para mejor. Mis relaciones mejoraron, mi estrés se disolvió y mi productividad se disparó. No tiene ningún inconveniente en centrarse en una cosa a la vez sin distracciones.
Uno de los beneficios secundarios de centrarme en una tarea sin distracciones a la vez era una nueva y casi insoportable impaciencia por perder el tiempo. En el pasado, si estaba en una llamada que no iba a ningún lado, enviaba el correo electrónico o navegaba por la Web. En mi mundo posterior a la multitarea, concentrarse en una llamada lenta era doloroso.
Así es como me topé con la revelación que más me cambió la vida y transformó los negocios de mis últimos cinco años:
Tiempo comprimido.
Primero, sin embargo, una advertencia. Hay algunas cosas en mi vida (cenar con amigos, escribir, dormir, tiempo desestructurado con mi familia) que merecen vivir en la amplitud del tiempo prolongado.
Pero otras cosas, como la mayoría de las reuniones y el trabajo táctico, podrían beneficiarse de un tiempo reducido.
A menudo programamos franjas horarias de una hora. ¿Por qué? ¿Cómo se convirtió una hora en nuestra asignación de tiempo estándar para tantas reuniones, llamadas telefónicas y citas?
A medida que crecía mi impaciencia por perder el tiempo, probé un nuevo experimento: reduje a la mitad el tiempo que dedico a muchas actividades.
Empecé con algo fácil. Solía hacer ejercicio una hora al día. Ahora han bajado a 30 minutos. Mis resultados (peso y estado físico) mejoraron.
He aquí el motivo: mi intensidad es más alta (sé que solo tengo 30 minutos), como mejor (no confío en mi entrenamiento para adelgazar), integro el movimiento más en mi día (no dependo de mi entrenamiento para cuidar todo mi estado físico) y nunca me pierdo un entrenamiento (siempre puedo encontrar 30 minutos).
Si tiene la mitad del tiempo para lograr algo, se vuelve muy consciente de cómo utiliza ese tiempo. E hiperconcentrado durante el mismo. La mayoría de mis llamadas telefónicas duran ahora 30 minutos o menos. Mi podcast dura de 15 a 20 minutos. Incluso muchas de mis llamadas en conferencia, con varias partes, duran 30 minutos o menos. Las personas que participan en las llamadas, conscientes de la limitación de tiempo, reflexionan más cuando hablan y tienen más cuidado de no seguir tangentes que no son útiles.
La gente también escucha mejor porque, cuando las cosas se mueven más rápido, tendemos a estar más alerta. Sabemos que un solo momento de distracción nos dejará atrás. Y, dado que eso nos mantiene más comprometidos, terminamos divirtiéndonos más en el proceso.
En ningún lugar este impacto ha sido más transformador, y más evidente, que en el entrenamiento de liderazgo que hacemos en Bregman Partners. Durante los últimos años, todo el entrenamiento que hacemos se realiza en sesiones de 30 minutos.
Las ventajas obvias son obvias: todo el mundo ahorra tiempo y dinero.
Pero esto es lo que es menos obvio: el entrenamiento no es simplemente como poderoso, lo es mucho más. Cuando el entrenador y el cliente saben que solo tienen 30 minutos, ponen una marcha rápida.
- Aparecen los clientes. Al igual que con mis ejercicios, es mucho menos probable que la gente se salte una sesión de 30 minutos que una hora.
- Todos llegan a tiempo. Cada minuto cuenta en una conversación de 30 minutos y lo saben. La sesión comienza más rápido, ya que la relación se basa en hacer un buen trabajo, no en una charla trivial.
- Es mucho más probable que la gente venga preparada. No hay pérdida de tiempo en tangentes ni conversaciones sin ir a ninguna parte. Los clientes saben lo que quieren cubrir y lo han pensado de antemano.
- La presión del tiempo mejora el enfoque y la atención. La gente no se centra en tres cuestiones; se enfrentan a la mayor oportunidad o al obstáculo persistente e intratable. Y se mueven en ello. El enfoque lleva al éxito.
- Los entrenadores están más dispuestos a ser valientes y los clientes están más dispuestos a ser empujados. En una sesión de 30 minutos, los entrenadores no pueden perder el tiempo dando vueltas por las ramas. Van al grano más rápido y antes, interrumpen con más valentía y hacen preguntas más provocativas.
- Los clientes hacen más entre las sesiones de entrenamiento. No estoy seguro de por qué es esto. Pero esta es mi hipótesis: los líderes de todos los niveles deben ser muy hábiles para llegar al punto de manera rápida y eficiente. La sesión de entrenamiento comprimida y centrada perfecciona la habilidad de ir al grano rápidamente, centrarse en los elementos más esenciales de una situación y tomar medidas.
¿El lado negativo? Todavía no he visto ninguno.
Pruébelo usted mismo. Haga la transición de algunas de sus reuniones de una hora a 30 minutos. Mientras lo hace, considere estos tres pasos como una forma de hacer que los 30 minutos sean más potentes:
- Lea lo que necesite de antemano y dígales a los demás que hagan lo mismo. Piense en sus preguntas e inquietudes. Decida qué es importante para usted y qué puede dejar ir. Hágase la pregunta más importante: ¿qué resultado quiere?
- Decida qué cosa marcará la mayor diferencia y dedique los 30 minutos a ese tema, tema u oportunidad. Comience a tiempo, sin importar quién no esté allí, y sea audaz y disciplinado en mantener la conversación encarrilada. Deje ir todo lo que sea menos crítico. Tome decisiones rápidamente, incluso si son imperfectas. Conseguir tracción en una sola cosa es mucho más útil que tocar muchas sin impulso hacia adelante en ninguna.
- La señal de una gran reunión no es la reunión en sí. Es lo que pasa después de esa reunión. Ahorre al menos los últimos cinco minutos para resumir lo que ha aprendido, articular lo que es valioso, comprometerse con lo que va a hacer como resultado de la reunión y aclarar cómo evaluará el éxito de sus próximos pasos.
Necesitará estas habilidades para «llegar al punto más crítico rápidamente» (y el coraje para usarlas) si quiere aprovechar al máximo su tiempo. Tiene que ser audaz e incluso provocativo. Tiene que estar dispuesto a interrumpir, con atención y por el bien de avanzar ambiciosamente hacia lo que es más importante. Tiene que dejar ir las cosas que realmente no importan.
Y tiene que estar completamente presente. Sin multitarea. Sin mensajes de texto debajo de la mesa. Sin distracciones. Que también es lo bueno: puede estar completamente presente en lo que está haciendo.
Hay un coste. Si bien es energizante, también se necesita mucha energía para estar tan concentrado, incluso durante un corto período de tiempo. Es una táctica de velocista.
Por otro lado, si reduce sus reuniones y otras actividades a la mitad, tendrá mucho más tiempo para relajarse en la cena con los amigos, escribir, dormir y pasar tiempo desestructurado con las personas que ama.