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Nicholas Blechman para HBR
Hoy en día, los trabajadores del conocimiento utilizan dispositivos y plataformas que no habríamos soñado hace 15 años, en los espacios de trabajo que probablemente tampoco nos veíamos venir (adiós, oficinas privadas; hola, teletrabajo).
Pero aunque el trabajo ha cambiado, la formación que recibimos sobre cómo gestionar nuestro tiempo es prácticamente la misma de siempre. La gestión del tiempo tradicional nos enseña a «empezar cada mañana a hacer una lista de las cosas que hacer ese día». Pero una vez que revisa su correo electrónico, esa lista ya está lamentablemente desactualizada. La gestión del tiempo enseña «Priorizar A, B, C» Pero hoy en día, todo parece urgente y compite por la máxima prioridad. La gestión del tiempo nos enseña a «cerrar la puerta» para hacer un trabajo importante, pero no aborda nuestros cerebros que giran y el atractivo de Internet al alcance de la mano (y mucho menos el hecho de que ya no tenemos una puerta). Sea cual sea el «horario» que se nos ocurra, normalmente sale por la ventana a las 8:01 a.m.
El problema no es solo que nos distraigamos del trabajo, sino que nos distraigamos del trabajo importante por otro trabajo. ¿Cuántas veces se ha sentado a hacer tareas más reflexivas y detalladas, solo para dejarse llevar por los correos electrónicos entrantes de clientes o colegas? Los trabajadores del conocimiento están tan abrumados por la información entrante que pasan gran parte de su tiempo «jugando a la defensa» y operando sin tener una idea clara de sus responsabilidades totales. El trabajo viene de media docena de lugares a la vez, así que se sienten abrumados rápidamente al tratar de recordarlo todo. El ritmo es frenético, con una nueva interrupción cada pocos minutos, por lo que parece que no hay tiempo para detenerse y organizarlo todo. Las técnicas de «gestión del tiempo» que aprendieron en el pasado les están fallando: hay demasiadas notas adhesivas, las listas en papel son demasiado largas y siempre hay más que agregarles, y los correos electrónicos marcados caen rápidamente por debajo del pergamino y quedan enterrados.
En mi experiencia trabajando con cientos de empresas y miles de empleados, he descubierto que la mayoría de los trabajadores del conocimiento pasan sus días en un estado de constante distracción y cambio de tareas. Los resultados son estrés perpetuo y estar ocupado en lugar de ser productivo.Más de un cuarto de las veces que alguien cambia de tarea, pasan dos horas o más antes de que reanude lo que estaba haciendo.
Toda esta distracción afecta la calidad del trabajo. Los empleados que gestionan mal su atención están constantemente en modo reactivo. Eso no les deja tiempo para reflexionar y aplicar cuidadosamente sus conocimientos y experiencia para ofrecerle una ventaja en su negocio, las mismas razones por las que los contrató en primer lugar.
La verdad es que ahora tenemos que trabajar de manera diferente. Y necesitamos un nuevo tipo de formación para ser realmente eficaces. Las empresas deben ofrecer formación en habilidades de productividad que permitan a los empleados superar estos nuevos desafíos. Esta formación debe tener tres componentes:
- Claridad en torno a las prioridades de las funciones en lugar de las prioridades específicas de
- Habilidades de gestión de la atención en lugar de habilidades de «gestión del tiempo».
- Un sistema de gestión del flujo de trabajo completo.
Con solicitudes procedentes de todos los niveles dentro y fuera de la organización, es fácil que los empleados se vean atrapados en la reacción todo el día. Pero cuando tienen claras las partes más importantes de su trabajo y la dirección de la empresa, obtienen claridad sobre qué priorizar. El liderazgo debe tener claro cómo se alinean los comportamientos cotidianos con los distintos puestos de trabajo y cómo cada función se relaciona con la misión de la empresa. Cuando a los empleados se les enseña a centrarse en sus funciones laborales más importantes, es más fácil filtrar el ruido irrelevante y tomar medidas eficaces. La capacidad de identificar y centrarse en el panorama general (la misión de la empresa y cómo la cumple su trabajo) proporciona un faro para los empleados que ilumina lo importante sobre lo (aparentemente) urgente. Por ejemplo, como líder, con qué frecuencia siente que pasa demasiado tiempo trabajando en el negocio en lugar de trabajar en ¿el negocio? Es un lamento común que escucho de mis clientes. Un enfoque renovado en el papel de los líderes puede reducir la tentación de pasar demasiado tiempo en el correo electrónico y otras minucias del día a día.
La formación en gestión de la atención enseña a controlar las distracciones, realizar una sola tarea para obtener resultados de mayor calidad y prestar atención sostenida (centrada) cuando sea necesario, lo que debería formar parte de casi todos los días. La educación y la sensibilización son una parte importante de esta formación. Por ejemplo, enséñele a su personal que, si bien puede parecer que la multitarea nos ayuda a hacer más,la investigación muestra lo contrario. Y llamar la atención sobre comportamientos improductivos, como ser reactivo constantemente en lugar de ser proactivo y reflexivamente, ayuda a los empleados a reconocer cuándo se involucran en ellos. Un entorno creado para fomentar la concentración y valorar la tarea única también evita que estos hábitos se arraiguen. Estos factores, especialmente cuando se basan en el liderazgo, protegen a la empresa y a sus empleados de una cultura corporativa malsana y distraída.
Por último, las habilidades de gestión del flujo de trabajo no se enseñan en la escuela y, como resultado, los trabajadores a menudo se quedan en sus propios dispositivos (notas adhesivas, marcas en el correo electrónico, redacción y revisión de listas impresas, etc.), con resultados desiguales. Esto deja la productividad de la empresa al azar. El hecho lamentable es que las probabilidades de que los individuos encuentren las soluciones más efectivas por sí solos son escasas. Hacer citas en el calendario consigo mismo para hacer sus proyectos más importantes y llevar listas en papel con prioridades «A, B, C» puede haber sido suficiente en el pasado, pero esas tácticas no están a la altura de las exigencias del lugar de trabajo moderno.
La complejidad del trabajo del conocimiento actual requiere una metodología de flujo de trabajo que nos permita ser intencionados, proactivos y reflexivos. La base de una metodología de gestión del flujo de trabajo útil es la capacidad de hacer que las tareas y responsabilidades sean fáciles de organizar, controlar y actuar en consecuencia. La mayoría de los empleados mantienen una parte o la totalidad de su carga de trabajo en la cabeza. Pero los empleados solo pueden gestionar realmente lo que ven y solo pueden ver lo que está fuera de sus cabezas, donde se vuelve tangible, centralizado, procesable y rastreable. Una metodología de flujo de trabajo permite a las personas recuperar el control, sentirse menos dispersas y experimentar menos estrés. Además de las ventajas de productividad individual, cuando el personal utiliza un sistema de gestión del flujo de trabajo completo, ofrece las siguientes ventajas a la organización:
- Facilidad en la cuantificación de las cargas de trabajo, lo que contribuye a la asignación de recursos humanos.
- La asignación de recursos adecuada proporciona información sobre los problemas de rotación.
- Opiniones objetivas de los empleados y recompensas por méritos.
- Descripciones de trabajo precisas, lo que mejora la contratación.
- Conocimientos institucionales documentados e historia de la empresa.
- Plazos de proyectos precisos.
- Capacidad para realizar un seguimiento claro del progreso, lo que mantiene la motivación.
Ser nuestro lugar más productivo y eficaz en este lugar de trabajo rico en información y en constante cambio no es instintivo. Pero se puede aprender si se dejan de lado conceptos obsoletos, como la gestión del tiempo, en busca de ideas más modernas sobre productividad que incorporen la gestión de la atención y ayuden a los empleados a recuperar el control. Los estudios demuestran que el control nos hace felices, ylas personas felices son empleados más productivos.