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Todos estamos de acuerdo en que tenemos demasiadas reuniones. Desde el evento único hasta el registro semanal con un empleado, las reuniones ocupan cada vez más tiempo en nuestro trabajo diario. Pero eliminar reuniones del calendario no siempre es la mejor manera de hacerle perder el tiempo.
Cuando se enfrentan a una avalancha de reuniones periódicas, muchos directores caen en la trampa de creer que están demasiado ocupados para mantener sus reuniones individuales con sus informes directos, y se dan cuenta de que estas reuniones no son tan importantes como todos los demás temas que tienen en su agenda. Asumen que estas reuniones se pueden sustituir por un intercambio de correo electrónico o una política de puertas abiertas, por la que la gente puede pasar con una pregunta rápida, en lugar de exigir una parte del día de 30 minutos. Pero esta estrategia es muy ineficiente. Es cierto que cancelar reuniones individuales puede parecer que abre más espacio en el calendario, peroen mi experiencia como entrenador del tiempo, veo una y otra vez que no se toma el tiempo en la parte delantera para gestionar de forma eficaz sus informes directos se traduce en una gran pérdida de tiempo en la parte trasera.
Hay algunos problemas obvios derivados de la cancelación de estas reuniones con respecto al trabajo de sus informes directos. No tener una hora programada predecible con usted puede hacer que los empleados trabajen en algo de manera incorrecta, lo que puede provocar emergencias innecesarias y una pérdida de tiempo corrigiendo errores. O puede provocar una disminución de la productividad porque los empleados están confundidos y no tienen claras sus prioridades y, por lo tanto, no logran mucho.
Pero los costes de no mantener reuniones individuales (y no organizarlas de manera eficaz) son de hecho mucho, mucho más altos en términos de gestión del tiempo y productividad. Cuando no se compromete con una hora específica con límites en los que dedique su atención a sus informes directos, tendrán que encontrar otras formas mucho menos efectivas de conectar con usted. Puede que empiecen a enviarle muchos correos electrónicos porque, a medida que surgen las preguntas, no están seguros de cuándo se reunirán con usted la próxima vez. Pueden rondar fuera de su oficina tratando de pillarlo entre reuniones. Esto no solo es una pérdida de tiempo, esperar una respuesta o pasar el rato como los grupos de presión con la esperanza de tomarse unos minutos de distracción con usted, sino que también hace que no sienta ninguna sensación de control sobre su agenda. Se distrae constantemente. Nunca sabe cuándo habrá alguien en su puerta, por lo que no cree que pueda planear hacer su trabajo importante (o incluso responder correos electrónicos) en los huecos entre reuniones. Si supieran que pueden contar con su tiempo a solas con usted, podrían guardar esas preguntas y repasarlas con todos ustedes a la vez.
Cuando cancela uno a uno y lo compensa con una política de puertas abiertas, su inversión de tiempo imita la de un empleado de un centro de llamadas que acepta las solicitudes en el orden en que las reciben, en lugar de un gerente y un ejecutivo eficaces quealinea su inversión de tiempo con sus prioridades. Sí, dar comentarios y apoyar forma parte de su función, pero no es absolutamente todo lo que se necesita para funcionar de manera eficaz en su puesto.
Para ayudar a restablecer un sentido de previsibilidad en sus informes directos, organice reuniones periódicas semanales o quincenales. Comprométase a hacer todo lo posible para conservarlos, aunque eso signifique que se conecta por teléfono en lugar de en persona o durante un período de tiempo más corto.
Entonces, a medida que aumente su nivel de compromiso con sus empleados, exija el mismo nivel de compromiso de ellos haciéndoles responsables de la eficacia de sus interacciones con usted. Solicite que los documentos de seguimiento se actualicen antes de sus reuniones y que los informes sobre las acciones se envíen con antelación para que los revise rápidamente. Esto enseña a su personal a pensar las actividades, anticiparse a los problemas, resolver los problemas por su cuenta y aprovechar eficazmente su tiempo en lugar de pasar cada vez que surgen preguntas. Entonces, podrá dedicar su tiempo a solas a responder preguntas, resolver problemas y pensar estratégicamente en lugar de a actualizaciones de estado. También es una oportunidad para que ofrezca indicaciones sobre las prioridades y la estrategia, ya que con su tiempo libre ininterrumpido, puede pensar estratégicamente en lo que está sucediendo y comunicárselo a sus subordinados directos.
Esto también significa que quiere crear la expectativa de que todos los asuntos que no sean urgentes se cubran en sus reuniones programadas y que no es aceptable pasar por aquí con frecuencia con preguntas que fácilmente podrían tratarse en un uno a uno. También puede guardar sus correos electrónicos que no sean urgentes y responderlos todos verbalmente cuando se reúnan.
Para maximizar la eficacia de esta estrategia, especialmente cuando vuelva a capacitar a su personal, puede que tenga que cerrar la puerta durante alguna parte del día para poder centrarse en las actividades que tiene que hacer, ya sea el trabajo de estrategia, la preparación para una presentación o simplemente enviar correos electrónicos. Cerrar la puerta no significa que no se preocupe por la gente o sus problemas laborales, sino que es decir que cumple sus compromisos consigo mismo y con otros trabajos importantes. Es menos probable que sus informes directos infrinjan este tiempo de trabajo ininterrumpido, ya que les ha demostrado el respeto por mantener y mantener sus reuniones individuales con ellos. Deberían tener lo que necesitan para seguir adelante con sus propios proyectos, de modo que pueda centrarse en el suyo sin preocuparse de que sea el cuello de botella.
Por supuesto, no le estoy sugiriendo que mantenga la puerta cerrada todo el tiempo o que nunca acepte preguntas entre uno a uno. Pero al crear una cultura en la que se respeten estas reuniones regulares y pasar por aquí sea la excepción, no la norma, se crea una cultura mucho más respetuosa, eficiente y eficaz en la que todo el mundo tenga una mejor capacidad para alinear su inversión de tiempo con sus prioridades.