A muchos de nosotros nos cuesta la sensación de que estamos perdiendo el tiempo. Pero para tener una idea clara de cómo emplea realmente su tiempo y dónde le gustaría hacer cambios, el autor sugiere hacer un sencillo ejercicio de seguimiento del tiempo. Registrar exactamente cómo dedica su tiempo durante todo un mes puede arrojar información sorprendente y proporcionarle las herramientas que necesita para mejorar cuando sea necesario. Basándose en su propia experiencia con este ejercicio, la autora ofrece cuatro ideas útiles que le ayudaron a mejorar la productividad y reducir el estrés: en primer lugar, descubrió que la multitarea solía ser extremadamente positiva y productiva para ella. En segundo lugar, descubrió que combinar las actividades personales y profesionales tenía beneficios, como establecer contactos o socializar. En tercer lugar, descubrió que había ciertos momentos del día que tenían más probabilidades de ser «desperdiciados», lo que le ayudó a pensar de manera más proactiva en qué exactamente quería dedicar esas horas. Por último, descubrió que ciertas tareas tenían un peso psicológico desproporcionado, lo que la estresaba más de lo que parecía necesario o apropiado. Con este tipo de datos, el autor sugiere que cualquiera pueda entender mejor cómo dedica realmente su tiempo y qué podría hacer de otra manera para lograr cambios positivos.

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Es difícil saber si realmente estamos haciendo un uso eficiente de nuestro tiempo. Parece que nos estamos esforzando y, desde luego, estamos estresados. Pero, ¿dedicamos nuestro tiempo a las cosas correctas? Esa es la pregunta que me propuse resolver a principios de este año. Me sentía abrumado después de pasar el otoño lanzando unlibro nuevo y por fin estaba pasando a la letanía de tareas que había descuidado a su paso.

Inspirado en un colega, el experto en gestión del tiempoLaura Vanderkam, Decidí dedicar el mes de febrero a hacer un seguimiento exacto de cómo pasaba mi tiempo, con incrementos de media hora. No era alta tecnología, utilizaba una hoja de cálculo de Excel, pero incluso el proceso de recordar escribir las cosas era arduo. Después de todo, estamos acostumbrados a vivir nuestras vidas, no a grabarlas. Pero la información que obtuve en el transcurso de un mes fue muy útil. En particular, cuatro me hicieron replantearme gran parte de la sabiduría convencional sobre la productividad y la gestión del tiempo. Si bien le animo a que haga su propio ejercicio de registro del tiempo, si no tiene tiempo para eso (¡ja!) , esto es lo que he aprendido:

El tipo correcto de multitarea puede ser transformador. Todos hemos oído hablar mucho de los peligros de la multitarea: no podemos hacer varias cosas a la vez de forma eficaz y siempre sufriremos de costes de cambio cognitivo. Eso es cierto para ciertas actividades, pero, lo que es más importante, es irrelevante para otras. Por ejemplo, casi cualquier persona puede escuchar fácilmente podcasts o audiolibros mientras hace ejercicio, cocina o se dirige al trabajo, y si come solo, puede leer mientras come.

Con los datos de un mes en la mano, me sorprendió descubrir que dedicaba una media de casi dos horas a leer cada día, además de 90 minutos adicionales a escuchar contenido de audio. «Leer más» es una aspiración común de los profesionales ocupados:se informó de una encuesta que casi una de cada cinco personas lo afirmó como su propósito de Año Nuevo, y la «multitarea estratégica» es una forma sorprendentemente fácil de incluirla.

La combinación de sus redes personales y profesionales tiene ventajas. Mucha gente todavía tiene la idea de quelos amigos y los negocios no se mezclan y que debe separar su vida personal de la profesional. Y es cierto que los límites pueden ser importantes para conciliar la vida laboral y personal.

Pero si le gusta lo que hace, los amigos más interesantes del mundo suelen ser aquellos con los que puede compartir tanto asuntos personales (hablar de aficiones o compadecerse de las relaciones interpersonales) como aquellos relacionados con su negocio. Mientras escribo este artículo, de hecho, estoy en un avión con uno de mis amigos más cercanos, quien me nominó para un consorcio empresarial de élite en el que ahora participamos juntos. En mi ejercicio de registro del tiempo, conté mi tiempo en varias categorías si cumplía ambos criterios legítimamente. Sorprendentemente, esto me permitió tener un 29% más de tiempo en el mes (866 horas en lugar de las 672 típicas), lo que me ayudó a hacer más.

Por ejemplo, he aprendido que paso 19,3 horas a la semana con amigos y 17 horas haciendo algún tipo de networking. La superposición no es perfecta, pero es estrecha, y esas relaciones han formado la base de mi éxito profesional. Puede que dedique más tiempo a socializar que otros (vivo en una ciudad y no tengo hijos), pero el mismo principio de crear círculos personales y profesionales que se superpongan se aplica sin importar cuántas horas a la semana tenga que dedicar.

Es especialmente probable que ciertas horas del día se «desperdicien». No pierdo mucho tiempo en las redes sociales (yo defino «desperdicio» como el tiempo que se dedica a desplazarme sin rumbo fijo por los feeds, en lugar de publicar con un propósito profesional). De hecho, solo llegó a 2,5 horas durante todo el mes de febrero. En el esquema de las cosas, no es mucho y no necesitamos optimizar cada minuto. Pero al menos me gustaría ser deliberado en la forma en que elijo holgazanear, y las redes sociales no serían mi primera opción.

Durante las veces en que caía en la madriguera del conejo de las redes sociales, surgió un patrón claro: casi siempre ocurría entre las 22 y las 23 horas. A pesarpreguntas recientes sobre la precisión de la fundamental teoría de Roy Baumeister deagotamiento del ego, la verdad es que me pareció que era más susceptible a las distracciones en ese momento, cuando estaba agotada por las exigencias del día pero no lo suficientemente cansado como para dormir. Al darme cuenta de que a esta hora del día es cuando mis defensas están más bajas, ahora puedo protegerme más para no perder el tiempo.

Ciertas tareas tienen un peso psicológico desproporcionado. Antes de empezar mi experimento, tenía la impresión de que estaba asediado por el correo electrónico, lo que perjudicaba mi productividad. Pero la realidad era algo diferente. De hecho, dedicaba unas 1,35 horas al día a gestionar los mensajes, lo cual no es insignificante. Pero tampoco es abrumador y está muy por debajo del tiempo que dedicaba cada día al trabajo puro con el cliente (mi principal prioridad), a la creación de redes y al tiempo con los amigos e incluso a la lectura.

Sin embargo, aun reconociendo esto, el correo electrónico me seguía molestando más que cualquier tarea y sentía una presión psicológica constante cuando estaba «atrasado» en mis tiempos de respuesta. No era tanto la frecuencia con la que revisaba el correo electrónico lo que me estresaba. (Algunos han experimentado únicamente con revisar el correo electrónico)dos veces al día, con resultados dispares.) Para mí, la ansiedad provenía de la sensación, endémica de la naturaleza del correo electrónico, de que la gente esperaba mi respuesta y de que constantemente me asignaban nuevas tareas para mi lista de tareas pendientes.

Sin embargo, mi experimento de seguimiento del tiempo me ayudó a poner las cosas en perspectiva. Puede que nunca podamos escapar por completo de los sentimientos de culpa relacionados con el correo electrónico. Pero ahora prefiero aceptar una pequeña punzada porque tardo en responder al mensaje de alguien (lo urgente) que la vergüenza a largo plazo que sentiría al mirar hacia atrás y descubrir que me convertiría en un ninja del correo electrónico y, al mismo tiempo, desperdiciaría mis propias prioridades estratégicas (lo importante).

El seguimiento del tiempo puede resultar oneroso. De hecho, asigné el experimento algrupo mastermind Corro y varios participantes simplemente no pudieron terminarlo. Una estrategia que usé para obligarme a registrar mis horas todos los días fue»acumulación de hábitos» — vincular el nuevo comportamiento a uno existente. En mi caso, dejé mi documento de Excel abierto en el ordenador para que fuera lo primero que viera cuando volviera a trabajar tras un descanso. Eso me llevó a grabar todo lo que había estado haciendo en el intervalo, ya fuera dormir (después de una pausa nocturna), ir a una reunión o almorzar.

Si puede mantener el ritmo, los conocimientos adquiridos con el seguimiento del tiempo pueden tener un valor incalculable. Comprender dónde puede realizar múltiples tareas con éxito, es decir, dedicarse más horas al día, puede transformar su productividad. Y reconocer qué actividades son estresantes le permite tomar decisiones más inteligentes sobre cómo delegar o reorganizar su flujo de trabajo, de modo que puede optimizar las tareas que más le convengan.

Sin datos, es fácil hacer una imagen errónea de la forma en que dedicamos nuestro tiempo, ya sea exagerando sin darnos cuenta el número de horas que trabajamos o asumiendo que estamos desperdiciando más tiempo del que realmente hacemos. Mi registro mensual del tiempo me ha revelado información útil que me ha permitido ser más productivo y, si se esfuerza por evaluar su agenda, puede que también destaque formas en las que puede optimizar el futuro.