Habilidades de productividad que le ayudarán a recuperar tiempo

La mayoría de nosotros tenemos mucho cuidado con la forma en que gastamos nuestro dinero. Pero cuando se trata de nuestro tiempo, apenas lo pensamos dos veces. La buena noticia es que hay formas fáciles de recuperar parte de su tiempo. Las tareas orientadas a los procesos que no se pueden automatizar deberían, como mínimo, delegarse o subcontratarse. Si se trata de una tarea de bajo riesgo, repetible y poco compleja que otra persona puede hacer por usted a una fracción de lo que paga por hora, ¿por qué la sigue haciendo? La mayoría de las decisiones son reversibles y deben tomarse rápidamente. Si no es necesario tener una reunión (normalmente no lo es), utilice herramientas de comunicación asincrónica; la realidad es que la mayoría de las cosas no requieren una respuesta inmediata. Si bien al principio tendrá que dedicar algo de tiempo a ganar tiempo, como el interés compuesto, a largo plazo, ahorrará exponencialmente más tiempo del que invierte.

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Estamos todos ocupados, muy ocupados. Tenemos cuentas que pagar, una hipoteca que pagar, hijos que cuidar y, por supuesto, plazos de trabajo que cumplir. Todos estos compromisos nos dejan poco tiempo significativo para nosotros y para cultivar relaciones significativas con los demás. Pero la buena noticia es que cuando decimos que tenemos poco tiempo, lo que realmente queremos decir es que tenemos pocas decisiones. Y eso es algo que podemos cambiar.

La mayoría de nosotros tenemos mucho cuidado con la forma en que gastamos nuestro dinero. Pero cuando se trata de nuestro tiempo, apenas lo pensamos dos veces. Decimos que sí a todo tipo de solicitudes absurdas de nuestro tiempo; tratamos todo como urgente; asistimos a reuniones inútiles; nos negamos a delegar el trabajo por miedo a que la calidad se vea comprometida; pasamos los días atados a nuestras bandejas de entrada y a nuestros teléfonos inteligentes; y seguimos realizando obstinadamente las tareas que una máquina podría hacer por nosotros.

Sin embargo, a diferencia del dinero, no se puede recuperar el tiempo.

Es fácil derivar un sentido de identidad o estatus del ajetreo, pero ¿para qué sirve en última instancia? Como señaló la enfermera de cuidados paliativos Bronnie Ware en su libro,Los cinco principales arrepentimientos de los moribundos, uno de los mayores arrepentimientos que la gente tenía en su lecho de muerte era haber trabajado demasiado.

El primer paso para unirse a los nuevos ricos —aquellos que utilizan su tiempo con prudencia y, por lo tanto, se dan el lujo de tener más tiempo libre— es creer en la paradoja de que realmente podemos conseguir más hecho en menos hora, como escribí en»Los argumentos a favor de la jornada laboral de 6 horas.» Negarse a creer esto es resignarse a una vida mirando las pantallas durante once horas al día. Es su elección.

Si decide recuperar su tiempo, así es como empezar:

1. Automatizar

Hoy en día, se pueden automatizar todo tipo de tareas. Lamentablemente, muy pocos emprendedores y ejecutivos de negocios aprovechan la multitud de herramientas asequibles y sencillas, pero eficaces, del mercado.

He aquí un resumen no exhaustivo de lo que se puede automatizar:

Legal: minería de datos, revisión de contratos
Ventas: generación de leads, captación de leads, desarrollo de propuestas, preparación de reuniones, inteligencia de clientes, inteligencia de la competencia
Marketing: plantillas de correo electrónico y sindicación de contenido de marketing, reutilización del contenido, distribución de contenido
IT: copias de seguridad de datos, gestión de redes, mantenimiento de ordenadores, creación de cuentas, transferencias de archivos, extracción de datos
RRHH: Programación de nóminas, contratación de candidatos
Desarrollo/programación: scripts para copiar archivos y realizar acciones repetitivas, optimización de las imágenes
Atención al cliente: encuestas y cuestionarios, consultas de los clientes

Herramientas que puede empezar a utilizar hoy mismo:

Gestión del flujo de trabajo: Zapier.com, iFttt.com
Publicar en las redes sociales: Buffer y HootSuite
Programación de citas: Calendly.com
Reutilizar el contenido: Repurpose.io

2. Subcontratar

Las tareas orientadas a los procesos que no se pueden automatizar deberían, como mínimo, delegarse o subcontratarse. Si se trata de una tarea de bajo riesgo, repetible y poco compleja que otra persona puede hacer por usted a una fracción de lo que paga por hora, ¿por qué la sigue haciendo?

En unepisodio del popular podcast Joe Rogan Experience, el fundador de AngelList, Naval Ravikant, le sugirió fijar una tarifa horaria ambiciosa para usted y mantenerla. «Nunca haga nada con su tiempo por menos de esa cantidad, ya sea asistir a una reunión o devolver un paquete de Amazon… Si tengo que devolver algo y cuesta menos que mi tarifa personal por hora, lo regalaré».

Después de haber trabajado con cientos de emprendedores, suelo mostrarles la siguiente tabla, creada por el autor Perry Marshall, y les pregunto: «¿Qué porcentaje de su tiempo dedica a tareas de 10 dólares la hora?»

¿Su trabajo vale 10 dólares la hora o 10 000 dólares la hora?

«Alrededor de la mitad de mi tiempo» es la respuesta habitual. Cuando presiono a la gente para que subcontrate, responden sin una pizca de ironía: «¡No tengo tiempo para hacerlo!»

Tiene que dedicar tiempo a hacer tiempo, pero como el interés compuesto, a largo plazo, ahorrará exponencialmente más tiempo del que invierte.

«¡Pero solo me lleva unos minutos al día hacerlo!» Incluso una tarea que le lleve 5 minutos al día, 5 veces al día, suma 15 días hábiles al año, sin tener en cuenta los costes del cambio cognitivo.

Para subcontratar más tareas de poco valor, pruebe herramientas como:

Recados del día a día: GetMagic.com, TaskRabbit.com
Tareas creativas y asistentes virtuales: Upwork.com, Freelancer.com

3. Utilice la comunicación asincrónica

«Es un mal necesario». Estas fueron las palabras de un exgerente mío de un importante banco australiano.

Había preguntado por qué 12 personas tenían que estar presentes en una reunión periódica de tres horas de duración, cuando 10 de ellas no tenían más de cinco minutos de contribuciones que valieran la pena hacer cada una.

No era un mal necesario, simplemente era ineficiente e improductivo.

Esta falta de propiedad y la tendencia a subcontratar la responsabilidad mediante reuniones con varias personas y varias horas de duración y registros de correos electrónicos de respuesta a todos hacen que la productividad de la empresa se estanque y la moral de los empleados baja.

Un enfoque mejor es la filosofía de «lo haré cuando me venga bien», que constituye la base de la comunicación asincrónica. La realidad es que la mayoría de las cosas no requieren una respuesta inmediata y que las reuniones no deben utilizarse únicamente para comunicar información; tenemos correo electrónico y mensajería instantánea para eso.

Si se justifica una conversación, intente programar reuniones más cortas, en incrementos de 15 o 30 minutos, en lugar de la hora obligatoria, que sigue siendo la predeterminada en la mayoría de las organizaciones hoy en día. Y si no es necesario tener una reunión (normalmente no lo es), pruebe una de estas herramientas de comunicación asincrónica:

Mensajería instantánea: Slack, Facebook Workplace, Microsoft Teams
Gestión de proyectos: Asana, Trello, Basecamp, Airtable
Pausar el correo electrónico y los sitios web: pausa en la bandeja de entrada, Blocksite

4. Deje de tratar todas las decisiones como decisiones importantes

Es difícil hablar de comunicación asincrónica sin hacer referencia a lo que Jeff Bezos de Amazon llamaDecisiones de tipo 1 y tipo 2: Las decisiones de tipo 1 son importantes, complicadas, irreversibles y hay mucho en juego. Las decisiones de tipo 2 son reversibles. Si mete la pata, puede hacer las paces sin causar demasiado daño, si es que lo hay.

La mayoría de nuestras decisiones son decisiones de tipo 2 y deben tomarse rápidamente. Cuantas menos decisiones se traten como decisiones de tipo 1, menos tiempo se dedicará a las reuniones y las comunicaciones.

5. Pruebe la agrupación de tareas

La multitarea es un mito yel cambio de tareas nos deja improductivos y agotados, pero eso no significa que no podamos agrupar tareas.

Katherine Milkman, economista conductual de la Escuela Wharton de la Universidad de Pensilvania, acuñó el término»paquete de tentaciones.» Se refiere a agrupar las cosas que quiere hacer con las que tiene que hacer, para ayudarlo a desarrollar hábitos positivos.

Supongamos que mi fisioterapeuta me pide que incorpore 30 minutos de entrenamiento de movilidad a mi día, tres veces a la semana. Podría hacerlo de forma aislada o podría combinarlo con algo que quiera hacer, como ver un documental en YouTube o incluso atender una llamada por el altavoz.

Al poner menos excusas e invertir el tiempo necesario en diseñar nuestra vida laboral y personal, no solo podemos unirnos a los nuevos ricos, sino que también podemos cultivar una vida más significativa y menos lamentable.

Como filósofo estoico romanoLo puso Séneca, «La vida es larga si sabe cómo usarla».