Cuando un equipo de investigadores de Microsoft analizó cómo los empleados de esa empresa estaban experimentando la cambio al trabajo remoto, encontraron un dato sorprendente: los trabajadores estaban programando más reuniones de 30 minutos que nunca antes, lo que contribuía a un aumento general del tiempo de reunión del 10% cada semana. No son buenas noticias. Como señalan los investigadores, las reuniones en general disminución productividad y felicidad de los empleados. Es hora de repensar las reuniones (virtuales).
Los dos gráficos siguientes pueden guiarte a ti y a tu equipo a la hora de decidir cuándo, por qué y cómo reunirse. El primero, un clásico de HBR, ofrece un árbol de decisiones con opciones distintas de programar ese bloque de tiempo en el calendario.
Publicado en 2015, este modelo incluye la opción de reuniones presenciales. Si bien esto puede no funcionar para un equipo totalmente virtual, puede ser una opción para equipos híbridos o equipos remotos que aún se reúnen cara a cara ocasionalmente.
No es solo la disponibilidad lo que debes tener en cuenta al programar reuniones. Si tu equipo está a distancia, también debes tener en cuenta el impacto psicológico de las videoconferencias. Como escriben Scott D. Anthony, Paul Cobban, Natalie Painchaud y Andy Parker en su artículo,» 3 pasos para mejorar las reuniones virtuales», los trabajadores pueden sufrir «fatiga por vídeo», experimentar niveles de concentración más bajos después de tan solo 30 minutos de una videollamada y un aumento del estrés tras dos horas de videoconferencia.
Sus soluciones (o BEANs: facilitadores de comportamiento, artefactos y empujones), descritas en el cuadro a continuación, ofrecen un reinicio psicológico para los equipos que están sobrecargados por sus reuniones virtuales.
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¡No te sugerimos que convoques una reunión con tu equipo para discutir esto! En su lugar, te señalaremos el cuadro de decisiones en la parte superior para que puedas decidir por ti mismo. Si decide convocar esa reunión, pregúntele a su equipo qué comportamiento desea tener en cuenta en la reunión. ¿Cuál de los Beans probarás en tu próxima reunión?