El correo electrónico contribuye en gran medida a la percepción de los empleados de sentirse estresados o abrumados. Tenemos que aprender a hacer que el correo electrónico funcione para nosotros y reformularlo como una herramienta para cumplir nuestras prioridades. Pero el primer paso es tener prioridades claras. Dé un paso atrás y mire el trabajo que hace: ¿cuánto si es urgente? ¿Cuánto de eso es importante? Dese permiso para eliminar tareas que no sean importantes ni urgentes y dedique más tiempo a tareas importantes pero no urgentes. La ventaja de hacer este inventario y la categorización es que lo prepara para hacer listas de tareas significativas y responder mejor a la pregunta: «¿Cuál es la mejor forma de emplear mi tiempo en este momento?» Con sus prioridades y objetivos claros, su lista de tareas pendientes refinada y su calendario un poco más parecido al suyo, puede utilizar su bandeja de entrada de correo electrónico de manera más estratégica. Tomarnos el tiempo para reflexionar sobre nuestras acciones y respuestas puede dejarnos más tiempo y más ancho de banda para hacer bien nuestro trabajo, y también ser más felices fuera del trabajo.

 

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Una de las primeras conferencias que doy cada año a los nuevos alumnos de MBA trata sobre la gestión del tiempo. Para cuando llegan a mi aula, están dos días en el trimestre de otoño y ya puedo ver que algunos de ellos apenas mantienen la cabeza fuera del agua.

Veo esta conferencia como una prueba de la realidad y un soplo de aire fresco. Nunca lo harán todo, pero puede hacer las cosas importantes. Simplemente darles permiso para que tomen el control de sus prioridades (centrarse en la parte de «gestión» de la gestión del tiempo) parece aliviar algo de la tensión de la sala.

El correo electrónico en particular contribuye en gran medida a la percepción de los empleados de sentirse estresado o abrumado, según unaestudio de 2011. En su investigación, los autores concluyeron que la propia bandeja de entrada del correo electrónico se ha convertido en un símbolo de estrés y sobrecarga. Combine eso con un 2012 Informe McKinsey que descubrió que los empleados pasan aproximadamente el 28% de su tiempo en la oficina respondiendo, leyendo o redactando correos electrónicos. La persona media revisa su correo electrónico más de setenta veces al día y, en el extremo superior, ese número se acerca350 veces! Las empresas deben prestar atención. Empleados que sienten más control sobre sus días en general están más satisfechos en el trabajo. Y no debería sorprendernos que los altos niveles de estrés, percibido o no,se correlacionan con un rendimiento más bajo.

Evidentemente, tenemos que aprender a hacer que el correo electrónico funcione para nosotros y reformularlo como una herramienta para cumplir nuestras prioridades. Pero el primer paso es tener prioridades claras.

¿Cuáles son sus prioridades?

Lo primero que debe hacer es hacer un inventario de todas las tareas que componen su día, desde responder llamadas telefónicas hasta abordar ese enorme proyecto. Divida los artículos grandes en otros más pequeños. Por ejemplo, si tiene que escribir un informe para su jefe sobre cómo contratar a más mujeres para el consejo de administración, podría empezar dividiéndolo en segmentos más pequeños: podría empezar por buscar investigaciones sobre el número de mujeres que actualmente forman parte de los consejos de administración de empresas, reclutadores que se especializan en encontrar mujeres destacadas para puestos en la junta y las mejores mujeres de su industria. Entonces podría empezar a escribir un informe o una presentación con la información que ha encontrado y perfeccionarla antes de la próxima reunión con su jefe.

Una vez que tenga este inventario, puede empezar a clasificarlo.La matriz de gestión del tiempo de Covey es una buena herramienta para esto. Covey coloca las tareas en cuatro cuadrantes:

  • Cuadrante I: tareas urgentes e importantes. Estas tareas incluirían responder a crisis o plazos difíciles.
  • Cuadrante II: tareas importantes pero no urgentes. Piense en la construcción, la planificación y la preparación de relaciones.
  • Cuadrante III: tareas urgentes pero no importantes. Aquí es donde caen muchos de nuestros correos electrónicos, así como interrupciones y algunas reuniones.
  • Cuadrante IV: tareas que no son urgentes ni importantes. Esto se explica por sí mismo.

Gran parte de nuestro tiempo lo ocupan los cuadrantes I y III (la zona de correo electrónico). Si pasa demasiado tiempo en el cuadrante IV, tiene un problema grave. Deshágase de tantas tareas como sea posible. Sin embargo, el cuadrante II no recibe suficiente atención. Estas son las tareas que exigen que se tome su tiempo, quizás para pensar tranquilamente y planificar sus próximos pasos. Aparte de las ventajas obvias de estar mejor preparado, hay unbeneficio real alejarse y sumergirse en una tarea mentalmente desafiante o con visión de futuro.

Perfeccionar sus prioridades

La ventaja de hacer este inventario y la categorización es que lo prepara para hacer listas de tareas significativas y responder mejor a la pregunta: «¿Cuál es la mejor forma de emplear mi tiempo en este momento?»

También hace que las conversaciones con los colegas sobre la carga de trabajo sean mucho más productivas. Una vez que sepa cuáles son sus prioridades, puede utilizar los comentarios de otras personas para perfeccionarlas. Si bien decir simplemente «No tengo tiempo en este momento» puede parecer desdeñoso, encuadrar las respuestas a las solicitudes en términos de prioridades inicia una conversación. Si se enfrenta a emprender otro proyecto, su equipo será más eficaz si todos saben cuáles son las prioridades de los demás compañeros de equipo. Los proyectos multidisciplinarios y basados en equipos son cada vez más comunes, por lo que este tipo de discusión franca puede provocar menos problemas en el futuro.

Comprender sus prioridades también puede ayudar en las discusiones sobre su rendimiento. Si usted y su supervisor no están de acuerdo con sus prioridades, es un problema que es mejor abordar con franqueza y frecuencia. No espere a su revisión anual. Esta conversación puede darse en forma de correo electrónico semanal, simplemente describiendo en qué está trabajando y cómo desglosa su tiempo. Lo que devuelve esta discusión al correo electrónico.

Tener una estrategia de comunicación para ejecutar sus prioridades

Con sus prioridades y objetivos claros, su lista de tareas pendientes refinada y su calendario un poco más parecido al suyo, es hora de pasar a la bandeja de entrada. Antes de entrar en cómo hacer que su correo electrónico trabaje para usted, hay algunas obviedades sobre el correo electrónico que informarán sus próximos pasos.

La mayor parte del poder en una conversación de correo electrónico lo tiene el remitente. Un correo electrónico no enviado no requiere respuesta y un correo enviado inicia una serie de acciones o inacciones (podría decirse que es una decisión tan activa) por parte del destinatario. Está claro que tenemos que reformular el correo electrónico: no es realmente como una conversación cara a cara, por ejemplo, dada la naturaleza asíncrona de la interacción. Tampoco es un tipo de comunicación larga, sino más bien un sistema de entrega de información. Y, por último, definitivamente no es la mejor opción para todas sus comunicaciones diarias, aunque la mayoría de nosotros las tratamos como tal. Más que nada, es una herramienta de comunicación que se implementa en la ejecución de una estrategia. Y la comunicación estratégica es esencial para ejecutar puntos de estrategia más amplios.

Considere este escenario: quiero ponerme en contacto con mi hija de 30 y tantos años para hacerle una pregunta. ¿Voy a enviarle por correo electrónico una nota con viñetas y preguntas numeradas al final? No si quiero cualquier tipo de respuesta. Lo mejor que puedo hacer es enviar un mensaje de texto rápido (¡o quizás un Snapchat!) y posiblemente haga un seguimiento con una llamada telefónica si no me responde.

Cuando envíe un correo electrónico relacionado con el trabajo, debería pasar por un proceso de reflexión similar y pensar en términos de estrategia de comunicación: ¿quién es mi público, qué mensaje debo transmitir, qué respuesta quiero y qué canal es el mejor para llegar a esa audiencia? Todos estos son asuntos discretos a tener en cuenta, pero cada uno informa al otro. Es poco probable que el mensaje correcto enviado por el canal equivocado le dé la respuesta que necesita, y el mensaje incorrecto para la persona adecuada es simplemente una pérdida de tiempo. Hablemos de cada uno de ellos (audiencia, mensaje, respuesta y canal) y cómo cambiar nuestros hábitos de correo electrónico en relación con cada uno de ellos puede mejorar nuestra gestión del tiempo.

Público. Antes de considerar cualquier otra cosa, piense en con quién intenta comunicarse. Sea preciso al crear esta lista y tenga cuidado. ¿Transmite información que estas personas deben conocer o está seguro de que va a la persona adecuada para su pregunta?

Con la idea de enviar menos correos electrónicos para recibir menos correos electrónicos, piense especialmente a quién se copia. Crear normas dentro de la organización con respecto a las líneas «hasta» y «cc» es una conversación que vale la pena tener. Indique explícitamente que los del campo CC se incluyen solo con fines informativos y no se espera (de hecho se desalienta) participar en nuevos debates. Esto reduce al mismo tiempo la entrada de correos electrónicos y reduce la presión de los que están en la línea CC para que respondan.

Mensaje. Hay una regla de oro para los correos electrónicos: escriba los correos electrónicos de la manera que le gustaría leerlos. Nadie responde bien a un bloque de texto enorme. Al igual que con su público, sea preciso con su mensaje y, en particular, con la línea de asunto. Piense en el diseño del documento: coloque los mensajes y las preguntas importantes al principio, donde esté seguro de que al menos los ojearán.

Canal. Hubo un tiempo en que los correos electrónicos eran emocionantes. Era un mundo nuevo y una nueva forma de comunicarse. La bandeja de entrada era novedosa, la frase «tiene correo» encantada y encantada.

Ya no. Mientras piensa qué incluir en un correo electrónico y a quién se lo debe enviar, piense también lo siguiente: ¿debería enviar el correo electrónico? Uno de los problemas del correo electrónico es que la satisfacción que se obtiene al pulsar «enviar» es unilateral. El remitente queda exento de cualquier culpa asociada con tener una tarea pendiente y puede ser libre de pasar a las tareas del cuadrante II, pero el destinatario se ve interrumpido repentinamente con una tarea del cuadrante I o III. Como se ha comentado anteriormente, esta falta de control por parte del receptor puede llevar a la percepción de falta de control y, por lo tanto, a estrés.

¿No sería más eficiente enviar un mensaje de texto, hacer una llamada rápida o incluso caminar por el pasillo para responder una pregunta en persona? Recuerde, esta discusión no se trata de mejorar sus correos electrónicos, se trata de gestionar su tiempo y sus prioridades. Si comunicarse a través de un canal diferente significa que es más eficiente, puede que sea el momento de reconsiderar hacer clic en Enviar.

Respuesta. Por último, sea preciso en lo que espera como respuesta. Sabiendo lo que hace con su público y el mensaje que quiere enviar, ¿cómo quiere que responda cada destinatario?

Teniendo en cuenta lo anterior, especialmente como director, tenga en cuenta las preocupaciones y prioridades de sus informes directos. Si bien puede enviar un correo electrónico rápido un sábado por la mañana, utilizándolo más como recordatorio del lunes, es posible que su empleado lo vea y piense que debe dirigirse inmediatamente.Puede que, sin darse cuenta, haya arruinado su fin de semana, trajo resentimiento a la relación y ya comenzó mal la semana siguiente, todo porque pensó en algo de quehacer durante su café del sábado por la mañana.

Y aquí es donde volvemos a la audiencia y, a continuación, mensaje, canal y respuesta. Pensar estratégicamente en su comunicación lo ayudará a mantenerse al tanto de su tiempo y de sus prioridades. Tras considerarlo todo esto, aquí tienes algunos puntos clave.

  • Sea considerado. Mientras gestiona sus prioridades, también lo son sus colegas. Piénselo antes de enviar un correo electrónico a las 18:00 un viernes.
  • Sea deliberado. Establezca sus prioridades y considere cómo se alinean sus acciones con su realización.
  • Sea protector. Dese cuenta de sus puntos de estrés y distracción, y haga lo que pueda para protegerse de ellos. Apague su programa de correo electrónico cuando esté metido en su trabajo. Comuníquese con su equipo para hacerles saber cuándo no revisará el correo electrónico y cúmplalo.

Como profesionales, muchos de nosotros facturamos el tiempo por horas. Se nos paga por nuestra experiencia, nuestra capacidad para identificar problemas y formular soluciones. Y, sin embargo, cuando nos enfrentamos a este problema básico de cómo gestionar nuestros días, estamos desconcertados.

En una era de oficinas aceleradas, gratificación instantánea y acceso constante, una de las cosas más importantes que podemos hacer personal y profesionalmente es dar un paso atrás. Tomarnos el tiempo para reflexionar sobre nuestras acciones y respuestas puede dejarnos más tiempo y más ancho de banda para hacer bien nuestro trabajo, y también ser más felices fuera del trabajo.