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Si trabaja con un equipo, lo más probable es que su bandeja de entrada esté inundada de invitaciones. Reuniones internas, llamadas en conferencia con los clientes, peticiones ocasionales de almuerzo. Suponiendo que tiene algún control sobre su calendario, la forma en que responda a estas ofertas depende generalmente de dos factores: el valor de asistir a la reunión y su disponibilidad.

Sin embargo, rara vez la mayoría considera un tercer factor en nuestros criterios de toma de decisiones: la hora del día en la que es más productivo.

A estas alturas, probablemente se haya dado cuenta de que la persona que es a mitad de la tarde no es la misma persona que llegó a primera hora de la mañana.Programas de investigación nuestro funcionamiento cognitivo fluctúa a lo largo del día. Si es como la mayoría de las personas, descubrirá que puede hacer mucho entre las 9:00 a.m. y las 11:00 a.m. No es así a las 14:30. Más tarde en el día, a menudo parece que nos movemos a una fracción de nuestro ritmo matutino.

Eso no es una ilusión.Estudios recientes han descubierto que, de media, las personas son considerablemente peores para absorber nueva información, planificar con antelación y resistir las distracciones a medida que avanza el día.

La razón por la que esto sucede no es meramente motivador. Es biológico. Nuestro cuerpo funciona con un ritmo circadiano que afecta a la producción de hormonas, las actividades de las ondas cerebrales y la temperatura corporal. Cada una de estas variaciones depende de nuestro nivel de energía y afecta a nuestro estado de alerta y productividad.

Lo que es más importante, no todos seguimospatrones idénticos. Si bien la mayoría de la gente hace su mejor trabajo por la mañana (y nuestra preferencia por las mañanas tiende a aumentar con la edad), otros son noctámbulos que son más productivos al final del día. Las investigaciones sugieren que nuestra afición por la mañana o por la noche no es simplemente una preferencia personal, está directamente relacionada con la hora del día en que nuestras capacidades físicas y cognitivas alcanzan su punto máximo. Y un nuevo estudio incluso ha encontrado que por la mañana la gente es más ética por la mañana — y los noctámbulos, más éticos más tarde en el día.

Para aprovechar al máximo cada día, debe proteger las horas en las que sea más productivo. Piense en ayer y el día anterior. ¿En qué momentos del día lo hizo sentir ¿en su punto más enérgico? (Si no está seguro, herramientas como Tiempo de rescate puede ayudar.) Lo más probable es que estos sean tiempos con el mayor potencial de productividad.

Una vez que haya identificado las horas de alto potencial, considere tratarlas de manera diferente, por ejemplo, bloqueándolas en su calendario. Esto desalienta a los colegas con acceso a su disponibilidad de sugerir estos horarios para las reuniones. Una ventaja adicional de tener bloqueadas horas de alto potencial es que hace que se lo piense dos veces antes de sugerir sus propias reuniones no esenciales en ese momento.

Reservar de forma proactiva sus mejores horas para trabajar le ahorra tener que esforzarse más tarde para compensar. Utilice este horario para trabajar en proyectos de alta prioridad, tomar decisiones que ha estado evitando o iniciar una conversación difícil.

Y si es el dueño de una aburrida reunión de personal a las 10 de la mañana, hágale un favor a su equipo y reprográmela para después del almuerzo. Por la tarde es cuando los niveles de energía de la mayoría de la gente bajan naturalmente. Los niveles de energía más bajos pueden ser desastrosos para un trabajo que requiere una concentración profunda, pero es considerablemente menos perjudicial en el contexto de otras personas. Tener a otros cerca también aumenta naturalmente nuestros niveles de alerta, lo que ayuda a contrarrestar la caída de la energía.

Vale la pena señalar que la fatiga no es del todo mala. De hecho, los hallazgos deun estudio de 2011 sugiero que cuando nuestras mentes estén cansadas, seamos más distraídos y menos expertos en filtrar ideas que parecen irrelevantes. La libre asociación que se produce hace que las horas «no pico» sean un momento ideal para encontrar soluciones novedosas.

En definitiva, la mejor forma de programar es tener en cuenta nuestras fluctuaciones energéticas naturales. Puede maximizar su productividad calibrando las actividades a la hora correcta del día. Si una tarea requiere fuerza de voluntad y pensamiento complejo, planifique hacerlo cuando esté más alerta. Por el contrario, si lo que busca es una perspectiva nueva, aproveche la fatiga buscando soluciones cuando su energía baje.

En cualquier caso, proteja su mejor horario. Si usted no lo haga, ¿quién lo hará?