A medida que los líderes de la empresa se enfrentan a cómo debería ser un retorno a la oficina, deben aprovechar la oportunidad para pensar detenidamente qué partes del trabajo deben realizarse en persona, cuáles deberían ser virtuales y cuáles pueden beneficiarse de una combinación, y luego pueden diseñar para lograr ese ideal. El autor ofrece seis preguntas que hacer mientras planeas el plan de trabajo de tu equipo. Teniendo en cuenta todo lo que hemos superado en los últimos 15 meses, sería una lástima que no nos aprovecháramos de cada perla de sabiduría ganada con tanto esfuerzo en torno al trabajo, la vida y el nexo de los dos. Aprovechemos nuestras nuevas perspectivas sobre el tiempo, la tecnología y la unión para repensar cómo trabajamos, y específicamente, cómo nos reunimos.
¿Tres días en la oficina, dos trabajando desde casa? ¿O dos semanas en la oficina, luego dos en casa (u otra configuración remota más atractiva)? ¿Todo el mundo en todo el tiempo, como en 2019?
Estas son algunas de las opciones que los líderes están considerando al lidiar con lo que debería ser volver al trabajo. Algunos de estos nuevos arreglos están aterrizando incómodamente. En Apple, por ejemplo, los empleados son empujando hacia atrás contra una política que exige que estén en la oficina tres días a la semana, describiendo una «desconexión entre la forma en que el equipo ejecutivo piensa sobre el trabajo remoto/flexible en la ubicación y las experiencias vividas de muchos de los empleados de Apple».
Para superar este estresante empuje y tracción, necesitamos reenfocar la conversación y centrarnos en lo que realmente intentamos lograr, en lugar de dónde, precisamente, estaremos sentados cuando lo logremos. Esto implica examinar la naturaleza precisa de las tareas que tenemos ante nosotros, nuestros objetivos específicos y el peso que atribuimos a las que compiten, como la eficiencia, la eficacia, la camaradería y la salud mental. Una vez que determinemos qué partes de nuestro trabajo deben realizarse en persona, cuáles deberían ser virtuales y cuáles pueden beneficiarse de una mezcla, podemos diseñar para lograr ese ideal.
Como señala Priya Parker en El arte de reunirse: cómo nos conocemos y por qué importa, «Las reuniones consumen nuestros días y ayudan a determinar el tipo de mundo en que vivimos». Por lo tanto, para asegurarnos de que avanzamos, no de vuelta, a la oficina, es fundamental que reimaginemos una piedra angular del lugar de trabajo moderno: cómo nos encontramos.
Es un momento confuso. A medida que plantea el plan de trabajo de su equipo, aquí hay seis preguntas que debería hacer.
1. ¿Debería ser una reunión?
Si hay algo que hemos aprendido durante el último año, es el valor del tiempo y lo agotador que puede ser cuando la gran mayoría de nuestro tiempo parece pasar en reuniones.
Eso es lo que ocurrió en 2020. Sin la posibilidad de encontrarnos cerca de la cafetera o pasar por el escritorio de alguien, teníamos que programar cada interacción. Como resultado, nuestras transiciones entre reuniones se pasaron frenéticamente tratando de encontrar el siguiente enlace de Zoom.
Ahora que las interacciones serendipitantes en persona son posibles, y ahora que sabemos cómo hacer bien el trabajo virtual, pensemos detenidamente si el tiempo dedicado a la reunión podría ser mejor dedicarse a pensar, escribir o participar en otros proyectos. Menos es más: Cuantas menos reuniones tengamos, más contarán las que tengamos. Todo se reduce al propósito. Pregúntate: ¿Por qué te encuentras? Asegúrate de que la respuesta tenga sentido. ¿De verdad necesitas reunirte? Prioriza el trabajo asíncrono y utiliza las reuniones para ser creativos y hacer algo juntos, en lugar de simplemente compartir información.
Las reuniones para que los miembros del equipo proporcionen informes de progreso, por ejemplo, en las que cada individuo tiene su segmento pero es relativamente pasivo el resto del tiempo, puede que no sean necesarias. En este caso, los objetivos se pueden lograr de forma más eficiente por escrito. Por otro lado, las sesiones de lluvia de ideas, en las que la gente se basa en las ideas de los demás, se benefician de la dinámica de una reunión.
2. ¿Los objetivos de mi reunión se basan en las relaciones o en las tareas?
Los objetivos basados en tareas pueden incluir la actualización de un tablero, informar a los integrantes o planificar un evento. Estos objetivos a menudo se pueden lograr en una reunión virtual (si se considera necesaria una reunión).
Los objetivos basados en las relaciones, que implican fortalecer o reparar las conexiones entre los miembros del equipo, son habitualmente realizado de la manera más eficaz en persona. Las personas deben recibir comentarios difíciles cara a cara. Las conversaciones grupales desafiantes también deberían tener lugar en persona, donde los chats paralelos destructivos y distraídos no pueden eclipsar la discusión central.
¿Por qué digo «normalmente»? Porque durante el último año, participé en algunas reuniones virtuales significativas en las que los participantes se unieron y se abrieron de formas que dudo que lo hubieran hecho en persona. Para algunas personas, la pantalla crea una sensación de seguridad psicológica y, con ella, la libertad de compartir opiniones y asumir riesgos.
3. ¿Qué tan complejos son mis objetivos?
A veces la complejidad es un marco más útil para determinar qué forma debe adoptar una reunión. Esto incluye la complejidad emocional y el nivel de interdependencia que pueden requerir ciertas decisiones o resultados.
En el siguiente gráfico se trazan los objetivos según su nivel relativo de complejidad. Es posible que note cierta correlación entre los objetivos basados en las relaciones y la complejidad, pero la superposición no está completa. Las reuniones para determinar las asignaciones de capital o las inversiones significativas, por ejemplo, pueden aterrizar directamente en territorio basado en tareas. Pero si estas discusiones implican navegar por las complejidades interpersonales y de otro tipo, o equilibrar cuidadosamente las prioridades de la competencia, es mejor que se naveguen personalmente.
Al mismo tiempo, los objetivos basados en las relaciones pueden ser relativamente simples. Una de mis historias favoritas de éxito inesperadas de la época de la pandemia fue mi experiencia dirigiendo la fiesta navideña Zoom de una gran inmobiliaria. Para la firma, Bernstein Management Corporation, esta reunión es una oportunidad para celebrar y reconocer a los empleados, un objetivo tan sencillo como llegan.
«Si me hubieras preguntado hace un año si habría considerado organizar una fiesta de vacaciones virtual, habría dado un ‘no’ inequívoco y cuestionado el juicio de la persona que lo pide», me dijo el CEO de la firma, Joshua Bernstein. «Pero, en muchos sentidos, funcionó mejor. Cada participante se centró en la misma conversación. No había un mal asiento en la casa. Casi todo el mundo expresó su sorpresa por lo agradable que era el programa, y ese elemento de sorpresa y novedad terminó siendo parte del éxito».
4. ¿Podría mi reunión adoptar una forma o forma completamente diferente?
Ahí está la habitación, Zoom y hay híbrido. Pero también hay un mundo de posibilidades que no entran en ninguna de esas categorías. Ahora que tenemos tantas más herramientas a nuestra disposición, ¿hay otras formas de impartir información para que se absorba de forma más eficaz?
Una de mis clientes ha reemplazado su reunión mensual de personal con un video pregrabado que los empleados pueden ver o escuchar en su propio tiempo, tal vez mientras van a correr o preparan la cena. Si pierden algo, pueden rebobinar. Este enfoque rinde homenaje a diferentes tipos de alumnos; algunos de nosotros conservamos mejor la información cuando podemos realizar varias tareas múltiples. Las empresas que realizan esta ruta pueden pedir a los empleados que vean el vídeo en una fecha determinada y, a continuación, ofrecer sesiones de seguimiento opcionales de preguntas y respuestas en una plataforma como Slack o incluso WhatsApp.
Cuando trabajo con clientes virtualmente, a menudo asignamos un escriba a cada sala de grupos de trabajo. El escriba toma notas sobre la conversación en un documento de Google. Cuando volvemos a estar juntos, todos dan un «paseo por la galería», pasan varios minutos desplazándose por el documento de Google, revisando lo que se les ocurrió a los demás grupos y anotando ideas que les gustan. Esto elude un fenómeno conocido como «muerte por informe»: cuando los representantes de cada grupo hablaron sobre los pormenores de sus conversaciones, mientras que otros pasan todo el tiempo averiguando qué van a decir cuando finalmente les toca hablar.
5. ¿Qué tipo de reunión será más inclusiva?
Antes de Covid, tenía muy claro que el programa Executive Certificate in Facilitation basado en cohortes que dirijo en la Universidad de Georgetown debía realizarse en persona, una vez al mes, durante cuatro meses seguidos. Los altos directivos y ejecutivos participantes volaban de todo el mundo durante tres días seguidos. Las profundas conexiones interpersonales forjadas entre los participantes fueron fundamentales para nuestro éxito; después de todo, les enseñamos cómo ayudar a otros grupos a formar lazos de confianza. Aunque he estado facilitando talleres remotos durante más de una década, dudaba que este programa en particular pudiera girar.
Me equivoqué. De hecho, una de las ventajas más significativas del formato virtual es que ha sido más inclusivo. La gente del extranjero o de la costa oeste no tiene jetlag con el que lidiar. Aquellos cuyas organizaciones están dispuestas a cubrir su matrícula pero no sus vuelos u hoteles ya no se enfrentan a esos obstáculos financieros. Tuvimos más madres con niños pequeños participando que nunca.
Esto no quiere decir que no hayamos experimentado una verdadera sensación de pérdida debido a nuestra incapacidad de estar juntos en persona. Pero nuestro programa tiene muchos objetivos y abarca una amplia gama de actividades o «tareas» diferentes. Algunos de ellos, como los que tienen un enfoque táctico en el diseño y el desarrollo de equipos, pueden ser extremadamente eficaces en línea.
En el futuro, planeamos tener dos de nuestros cuatro módulos en persona y dos virtualmente. Esta es una forma diferente y, sí, más inclusiva de hacer híbrido: en lugar de hacer que algunas personas participen en persona y otras en pantalla, todos estarán en pie de igualdad, maximizando la contribución de cada persona y los beneficios de cada medio.
6. ¿Tiene mi facilitador las habilidades y la configuración técnica para llevar a cabo una reunión híbrida?
En los primeros días de apertura de oficinas, existe una fuerte tentación de celebrar reuniones presenciales con una opción híbrida para quienes trabajan de forma remota. Esta puede ser una excelente solución cuando se hace bien, lo que permite a todos aparecer desde el lugar donde se sienten más cómodos. Pero hay habilidades especiales involucradas en facilitar una reunión híbrida. Si se hace de forma incorrecta, puede terminar dejando de lado e incluso alienando a los participantes remotos.
Los facilitadores híbridos cualificados saben cómo hacer que los participantes de Zoom se sientan como participantes completos. Establece protocolos claros para que todos los participantes puedan ofrecer información. Hacen contacto visual directo no solo con los de la habitación, sino también con la cámara.
La tecnología y la preparación también son clave. Pre-Covid, una de mis colegas se presentó en un hotel de la ciudad de Nueva York, energizada por la reunión totalmente en persona que pensó que estaba a punto de dirigir. Sólo cuando llegó se dio cuenta de que un puñado de participantes se unirían en línea. Hizo todo lo posible para improvisar, pero había diseñado un programa físicamente activo que implicaba moverse por la habitación. No se tradujo inmediatamente en un entorno virtual, al menos no con la tecnología disponible. Al final del día, los participantes en persona estaban totalmente comprometidos, pero la cámara de cada participante virtual estaba apagada.
Hasta que los que organizan sus reuniones perfeccionen sus habilidades en el arte de la facilitación híbrida y tengan la tecnología necesaria para apoyarlas, considere la posibilidad de celebrar una reunión totalmente virtual, incluso si muchos participantes hacen zoom desde la oficina.
Teniendo en cuenta todo lo que hemos superado en los últimos 15 meses, sería una lástima que no nos aprovecháramos de cada perla de sabiduría ganada con tanto esfuerzo en torno al trabajo, la vida y el nexo de los dos. Aprovechemos nuestras nuevas perspectivas sobre el tiempo, la tecnología y la unión para repensar cómo trabajamos, y específicamente, cómo nos reunimos.