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Tanto si tiene una forma eficaz de gestionar sus tareas como si nunca ha podido conseguir la herramienta adecuada para el trabajo, hacer un uso más inteligente de su teléfono inteligente puede hacerle la vida mucho más fácil.
La gestión de tareas por teléfono es eficaz porque ayuda con tres desafíos: capturar las tareas antes de que se olvide de ellas, que se le recuerde que haga la tarea en el momento adecuado y diferenciar entre pequeñas tareas pendientes y proyectos importantes.
La última tecnología telefónica tiene el mayor impacto en la primera de ellas: la captura de tareas. Gracias al reconocimiento de voz que se incluye en el iPhone 5 y 6, y en Google Now en Android, no tiene que sacar el ordenador ni luchar con el teclado del móvil para escribir los detalles de cada nueva tarea pendiente. En su lugar, simplemente hable con su teléfono para capturar rápidamente las tareas a medida que se le ocurren con una frase rápida y guardarlas como recordatorios.
Durante el día, le digo a mi teléfono que «recuérdeme que haga un seguimiento con Sarah sobre la cuenta de Warren el próximo martes por la mañana», «recuérdeme que lleve el cargador del teléfono cuando llegue a casa» o incluso «recuérdeme que compre chicle esta noche a las 9:00». Sí, vengo por una cierta cantidad de burlas (como cuando un amigo me oyó dictar ese recordatorio de goma de mascar), pero prefiero que se burlen de mí por mi dictado de voz que por mi tendencia a olvidar los compromisos.
La creación de recordatorios en el teléfono también significa que se le pedirá que actúe en función de las tareas que ha capturado en un momento determinado, dondequiera que se encuentre. Nunca he sido diligente en revisar las listas de tareas pendientes, en gran parte porque rápidamente se vuelven tan abrumadoras que no puedo soportar mirarlas. En cambio, ahora me baso en recordatorios que me alimentan de una cosa a la vez, en lugar de enfrentarme a la larga lista de todo Lo tengo en mi plato. Incluso si es el tipo de persona que revisa diligentemente su lista de tareas pendientes al principio o al final de cada jornada laboral, los recordatorios basados en la ubicación o el tiempo evitan que descuide las tareas que de otro modo evitaría o las que necesita completar fuera del horario laboral. E incluso si decide utilizar una aplicación de gestión de tareas separada de la función de recordatorios de su teléfono, la mayoría todavía ofrece la opción de añadir un recordatorio a cada tarea pendiente.
Este sistema le proporciona una forma fiable de capturar todas las pequeñas cosas que no quiere olvidar. Pero, ¿qué pasa con los proyectos más grandes, por ejemplo, un informe en el que trabaja a lo largo de la semana? Mantenga esos artículos separados. Los incluyo en Evernote, la aplicación de toma de notas digital que utilizo durante todo el día: comienzo una nueva nota de Evernote cada semana o dos y la uso para anotar de tres a diez elementos principales que tengo que completar antes de un próximo viaje o fecha límite. Como mis tareas más pequeñas se capturan de forma segura en otro lugar, puedo ver esa breve lista de tareas más grandes sin sentirme abrumado por recados adicionales.
Después de casi un año de gestión telefónica de tareas pendientes, por fin he roto el ciclo de descuido de las listas de tareas. También he desarrollado algunos trucos y prácticas recomendadas:
Elija un servicio de recordatorios dedicado que funcione en todos los dispositivos. Si es usuario de una Mac con iPhone, simplemente puede utilizar el servicio de recordatorios predeterminado de Apple para mantenerse sincronizado en todos sus dispositivos Apple. Si no, aún puede personalizar su configuración para recibir recordatorios el todo sus dispositivos, así que no hay posibilidad de que se pierda uno porque está lejos de su escritorio. Elija una aplicación que se ejecute en el ordenador y el teléfono del trabajo, y en cualquier dispositivo personal (incluida la tableta, si tiene uno). Igual de importante, tiene que poder añadir nuevos recordatorios desde cualquier dispositivo. Los gestores de tareas populares como Remember the Milk y Wunderlist ofrecen aplicaciones que funcionan en una amplia gama de dispositivos y herramientas, por lo que puede elegir uno de esos como servicio de recordatorios y mantener sincronizados sus recordatorios en prácticamente cualquier combinación de plataformas.
Asocie siempre un recordatorio a una hora específica. El objetivo de un recordatorio, a diferencia de una lista de tareas, es que vuelve para perseguirlo. Así que asegúrese de que cada vez que introduzca un recordatorio, incluya una hora específica en la que quiere que se le recuerde. (Incluso si utiliza un teléfono que admita recordatorios basados en la ubicación, intente utilizar recordatorios basados en la hora en su lugar: los recordatorios basados en la ubicación pueden tener errores y todo ¡requieren que se presente en una ubicación específica antes de que se active el recordatorio!)
Establezca recordatorios para los momentos en los que sean accionables. Cuando elija un momento para su recordatorio, piense en cuándo tendrá la oportunidad de actuar en consecuencia. Si va a configurar un recordatorio que se active durante el día hábil, mire su calendario y elija una ventana abierta. Si no tiene tiempo de consultar primero su calendario y solo necesita recibir el recordatorio, apunte a primera hora de la mañana o a la hora de comer.
Duerma generosamente. Cuando empiece a utilizar los recordatorios para realizar un seguimiento de la mayoría de sus detalles, aparecerán recordatorios durante el día y la noche. Esto solo es tolerable si se da un montón de holgura para presionar el botón de repetición. La cuestión no es hacer cada cosa en un momento específico (si lo estuviera haciendo, usaría su calendario), sino más bien, evitar que se le salgan del radar por completo. Solo asegúrese de desplazarse rápidamente por las tareas más recientes de su teléfono cada semana o dos, en caso de que descarte accidentalmente un recordatorio en lugar de posponerlo.
Duerma de manera más inteligente. Si depende de la repetición para controlar cuándo actúa realmente según sus recordatorios, pronto descubrirá que dos o tres duraciones diferentes de repetición (como 15 minutos, una hora y un día) no es suficiente. Personalice sus opciones de repetición con complementos que le den un control de repetición más granular: me encanta una pequeña utilidad para Mac llamadaMaestro de Snooze, que he utilizado para crear 20 opciones de repetición diferentes para mis recordatorios de Apple, que van desde cinco minutos hasta seis meses. Puede conseguir tiempos de repetición personalizados en Android con una aplicación como Posponer el calendario y, según el servicio de software que utilice para los recordatorios, puede haber otras opciones para personalizar las horas de repetición del escritorio en esa aplicación. Las duraciones de repetición más útiles para mí han resultado ser de cuatro horas (lo que significa, en efecto, «más tarde hoy» o «cuando llegue a casa»); dieciséis horas («mañana, pero aún en horario laboral») y dos semanas (también conocido como «Me ocuparé de ello cuando haya pasado el plazo de este gran proyecto»).
Utilice «no molestar» durante las presentaciones y las llamadas en conferencia. Uno de los peligros del estilo de vida con muchos recordatorios es que esos recordatorios pueden aparecer en pantalla en los momentos más incómodos, como tener una presentación interrumpida por un recordatorio para recoger un determinado medicamento en la farmacia. Hágase un favor a usted y a sus colegas: si comparten la pantalla, desactive los recordatorios encendiendo la máquina con Windowsconfiguración de presentación o la de su Macfunción no molestar.
Aproveche el poder de su teléfono para evitar que se olvide de las pequeñas cosas y habilitará su lista de tareas pendientes como el lugar para realizar un seguimiento de las cosas importantes. Una vez que deje de confiar en él como lugar único para encontrar todo lo que necesita recordar, mirarlo todos los días se volverá mucho menos abrumador. Eso significa que su lista de tareas pendientes por fin puede hacer lo que tiene que hacer: mantenerlo concentrado en el trabajo que más importa.