En una encuesta reciente sobre 100 trucos de productividad, el timeboxing (migrar listas de tareas a calendarios) fue considerado el más útil. El cronometraje puede darle una sensación de control mucho mayor sobre su jornada laboral. Usted decide qué hacer y cuándo hacerlo, bloquea todas las distracciones durante ese período de tiempo y lo hace. Las ventajas del cronometraje calendarizado son muchas, variadas y tienen un gran impacto. La práctica mejora la forma en que nos sentimos (control), lo que logramos como individuos (productividad personal) y lo que logramos en los equipos en los que trabajamos (colaboración mejorada). Puede que esta sea la habilidad o práctica más importante que pueda desarrollar como profesional moderno, ya que le permite ganar mucho tiempo para realizar cualquier otra cosa. También se aplica directamente y sin coste alguno. Box algo de tiempo para implementar una versión de esto que le funcione.

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Hace cinco años leí el argumento de Daniel Markovitz a favormigrar listas de tareas pendientes a calendarios. Desde entonces, mi productividad se ha duplicado como mínimo.

Ese trascendental artículo (al menos para mí) describe cinco problemas con la lista de tareas pendientes. En primer lugar, nos abruman con demasiadas opciones. En segundo lugar, nos atraen naturalmente las tareas más simples que se realizan más fácilmente. En tercer lugar, rara vez nos atraen las tareas importantes pero no urgentes, comoreservar tiempo para aprender. En cuarto lugar, las listas de tareas pendientes por sí solas carecen del contexto esencial del tiempo del que dispone. En quinto lugar, carecen de un dispositivo de compromiso, para ser honestos.

Esto me bastaba. Pasé de mi lista de tareas pendientes (plan de trabajo diario) observada religiosamente a este sistema de calendario, también conocido como cronometraje (un término tomado de la gestión ágil de proyectos). Las cinco críticas de Markovitz a las listas de tareas pendientes se han manifestado para mí. En un estudio que realizamos de100 trucos de productividad, el timebox se clasificó como el más útil. Y en los últimos años, también he descubierto varias ventajas adicionales del timeboxing, que me gustaría compartir con usted.

En primer lugar, el espacio temporal de un calendario permite la posición relativa de la obra. Si sabe que un vídeo promocional tiene que publicarse los martes y que el equipo de producción necesita 72 horas para trabajar en sus ediciones, entonces sabrá cuándo colocar la casilla de tiempo. De hecho, ya sabe dónde colocar la caja de tiempo: es visual, intuitivo, obvio. Trabajar duro y hacer todo lo que pueda a veces no es lo que se necesita; la alternativa (hacer lo correcto en el momento adecuado) es un mejor resultado para todos.

En segundo lugar, la práctica le permite comunicarse y colaborar de forma más eficaz. Si todos sus trabajos críticos (y quizás solo todo su trabajo, punto) están en su calendario, sus compañeros pueden consulte eso. Así que no solo es más probable que planifique su trabajo para adaptarse a los horarios de los demás (el párrafo anterior), sino que otros pueden comprobar que su horario de trabajo se ajusta a ellos. Los calendarios compartidos (con las correspondientes opciones de privacidad) son la norma en el mundo empresarial ahora, con Microsoft y Google a la cabeza.

En tercer lugar, le da un registro completo de lo que ha hecho. ¿Tal vez llega al final de una semana abrasadora y ni siquiera está seguro de lo que ha pasado? Está en su agenda. O se avecina una evaluación del desempeño, ¿cuáles fueron los altibajos de los últimos seis meses? Está en su agenda. O quiere utilizar una hora para planificar la semana siguiente y necesita saber lo que se avecina. Está en su agenda. Asegúrese de tener su propia versión personal (es decir, que no sea propiedad exclusiva del empleador) de estos datos o algún día no estará en su calendario.

En cuarto lugar, sentirá que tiene más control. Esto es especialmente importante porque el control (también conocido como volición, autonomía, etc.) puede ser elel mayor impulsor de la felicidad en el trabajo. Las interrupciones constantes nos hacen menos feliz ymenos productivo . El timeboxing es el antídoto adecuado para ello. Usted decide qué hacer y cuándo hacerlo, bloquea todas las distracciones durante ese período de tiempo y lo hace. Repito. El control constante y los logros demostrables son enormemente satisfactorios, incluso adictivos. No se trata solo de la productividad (en gran medida externa), se trata de intención (interno, visceral) y cómo nos sentimos.

En quinto lugar, será mucho más productivo.Ley de Parkinson afirma frívolamente que la obra se expande para cubrir el tiempo disponible para su finalización. Aunque en realidad no es una ley (es más bien una observación irónica), la mayoría de nosotros admitiríamos que hay algo de verdad en ello (sobre todo porquese refiere a las reuniones). Un corolario de esta observación en la práctica es que solemos dedicar más tiempo del que deberíamos a una tarea, influenciados por el tiempo disponible (circunstancial) más que por el tiempo que realmente debería llevar el trabajo (objetivo). Un cronometraje disciplinado nos libera de la ley de Parkinson al imponer un tiempo sensato y finito para una tarea y cumplirlo. Aunque es difícil cuantificar con precisión los beneficios de cualquier medida de gestión del tiempo o productividad, está claro que es enorme. Tomemos un ejemplo común: ¿suele tardar dos horas (acumuladas, a menudo distribuidas en varias sesiones) para completar una tarea que realmente podría haberse realizado en una sola hora, concentrada y dentro de un intervalo de tiempo? Si la respuesta es sí, entonces su productividad personal podría ser el doble de lo que es ahora.

Las ventajas del cronometraje calendarizado son muchas, variadas y tienen un gran impacto. La práctica mejora la forma en que nos sentimos (control), lo que logramos como individuos (productividad personal) y lo que logramos en los equipos en los que trabajamos (colaboración mejorada). Puede que esta sea la habilidad o práctica más importante que pueda desarrollar como profesional moderno, ya que le permite ganar mucho tiempo para realizar cualquier otra cosa. También se aplica directamente y sin coste alguno. Box algo de tiempo para implementar una versión de esto que le funcione.