Muchas organizaciones están comenzando a volver a la oficina, lo que ofrece a los empleados la flexibilidad de equilibrar las opciones de trabajo presencial y remoto. Pero con tanta flexibilidad puede surgir confusión. ¿Cómo sabe qué días de oficina debe solicitar?
Hay cuatro factores clave a tener en cuenta a la hora de tomar sus propias decisiones sobre el cronograma híbrido, garantizando al mismo tiempo la máxima productividad. Primero, piensa en las decisiones que tomas y en los proyectos en los que trabajas. Estar en persona para manejar las elecciones estratégicas y las negociaciones, así como las grandes reuniones de proyectos, puede ser útil. En segundo lugar, considera cómo funciona tu equipo. Para aquellos miembros de tu equipo que procesan la información cara a cara, es posible que desees alinear el tiempo en persona con su horario en la oficina. En tercer lugar, elige días que funcionen con tus tendencias energéticas. Si eres introvertido, por ejemplo, utiliza el tiempo remoto para recargar energías entre días en la oficina. Por último, haz un seguimiento de tus tendencias de motivación y elige días en la oficina que te darán ese impulso adicional para ser productivo.
Con una sacudida repentina en marzo de 2020, millones de estadounidenses que podría hacer su trabajo virtualmente estaban descubriendo que fueron haciendo su trabajo virtualmente. Según un Estudio Pew Research, antes de este cambio, alrededor del 20% de los trabajadores que podían trabajar a distancia lo hacían; este porcentaje se elevó hasta el 71%.
Este cambio se produjo con muy poca advertencia y dio a los empleados pocas o ninguna opción en el asunto. Pero ahora, como son las organizaciones hacer la transición en serio de vuelta a la oficina, muchos empleados tendrán más opciones que nunca.
Si te encuentras en una situación en la que ahora puedes o te piden que tengas un facetime en persona cada semana y no estás seguro de lo que debes solicitar, aquí tienes algunas estrategias que pueden ayudarte a guiar tus decisiones de horarios híbridos. Como coach de gestión del tiempo, considero que tener en cuenta estos cuatro factores clave puede potenciarte para maximizar tu productividad general cuando vuelvas (parcialmente) a la oficina.
¿Qué tareas prefiero hacer en la oficina?
Algunas de las funciones empresariales más importantes se realizan de forma más eficaz en persona. Querrás estar «en la mesa» literalmente cuando se trata de decisiones estratégicas y negociaciones de alto nivel siempre que sea posible. Lo que se comunica y no se comunica virtualmente es sustancialmente diferente a lo que se hace en persona.
Pero incluso si no estás tomando decisiones que cambien las reglas del juego, hay tareas que quizás prefieras hacer en la oficina. Por ejemplo, si tiene reuniones de proyecto que requieren resolución de problemas, toma de decisiones, revisar objetos tangibles, o alto contenido emocional, es mejor hacerlo en persona. Programe sus días en la oficina para cuando se celebren las reuniones del proyecto. Y si tienes alguna autoridad sobre esas reuniones, considera pedir a otros miembros del equipo que también intenten llegar a la oficina esos días. También puedes flexionar estas preferencias a lo largo del tiempo. Por ejemplo, haz que todos se reúnan en persona cuando inicies el proyecto por primera vez, celebra reuniones virtuales para obtener actualizaciones estándar y, a continuación, anima a las personas a que vuelvan a venir en persona cuando llegue el momento de realizar una revisión más detallada de las entregas.
¿Cuándo me necesita mi equipo?
Para maximizar la productividad de tu equipo, también querrás identificar qué tipo de interacciones (presenciales o virtuales) serán más efectivas. Si te das cuenta del hecho de que algunos de tus colegas, y específicamente, tus informes directos, comprenden mejor lo que estás diciendo y pueden retener y responder a la información de manera más adecuada cuando estás en persona, intenta planificar algunos días en el consultorio para alinearte con el momento en que esas personas también estarán presentes. Treinta minutos en persona podrían ahorrarle horas de dolor de cabeza por comunicaciones escritas y telefónicas no leídas o incomprendidas. Alternativamente, si descubre que algunos de sus colegas comprenden mejor la información por escrito o mediante algún otro método virtual, continúe celebrando esas reuniones de forma remota y reserve su tiempo en la oficina para otras actividades.
A pesar de haber perfeccionado nuestras habilidades de comunicación virtual durante la pandemia, las personas pueden tener preferencias para la comunicación en persona, las reuniones presenciales o las opciones remotas, así que considera lo que tiene sentido para cada persona de tu equipo mientras miras tu horario.
¿Cómo puedo maximizar mi productividad?
Los dos primeros factores que he compartido tienen que ver con maximizar la productividad del trabajo de tu proyecto y el de tu equipo. Pero los dos últimos factores tienen que ver con maximizar tu productividad personal, empezando por administrar tu energía.
Si tienes más tendencias introvertidas, puede resultarle efectivo no pasar más de dos días seguidos en la oficina. Por ejemplo, tal vez decidiste ir el lunes, martes, jueves o lunes, miércoles, viernes. Al intercalar tus días en la oficina con los días en casa, te das la oportunidad de recargarte al tener menos estimulación de otras personas en tus días remotos. También puedes agrupar tus reuniones los días que estés en la oficina para que tus días de trabajo desde casa tengan períodos más largos de tiempo ininterrumpido para hacer tu trabajo en solitario.
Por otro lado, si tienes tendencias más extrovertidas, ir a la oficina varios días seguidos puede no ser un problema. Y es posible que te sientas animado en general al reservar reuniones tanto en la oficina como en casa, para que tengas la oportunidad de conectarte con la gente a diario. Cuando trabajes de forma remota, reserva algunas reuniones al comienzo de tu jornada laboral para prepararte y luego, de nuevo por la tarde, cuando tu energía empiece a disminuir.
¿Cuándo me siento menos motivado?
Incluso antes del éxodo de la oficina, he visto que mis clientes de coaching tienden a tener tendencias de motivación a lo largo de la semana. Para algunos, empiezan el lunes por la mañana con mucho éxito, pero para el viernes por la tarde les resulta extraordinariamente difícil realizar algún trabajo sustantivo. Para otros, es lo contrario: les lleva un tiempo ponerse en marcha el lunes, pero para el viernes están eliminando las cosas de la lista fácilmente y trabajan hasta las 6 o 7 de la noche.
El trabajo a distancia también puede afectar estos niveles de motivación, especialmente si eres más joven. El mismo estudio de Pew Research que midió el gran cambio hacia el trabajo remoto, descubrió que el 42% de los trabajadores de entre 18 y 49 años dijo que era difícil sentirse motivado para hacer su trabajo de forma remota. Y el porcentaje es aún mayor para los jóvenes de 18 a 29 años, y el 53% de ellos dice que les ha sido difícil motivarse para hacer su trabajo cuando no están en persona con sus colegas. (Esto contrasta con que solo el 20% de los trabajadores de 50 años o más se sienten de la misma manera).
Aprovecha el tiempo en la oficina para animar esos momentos en los que te sientes menos motivado. Al igual que ir al gimnasio puede hacer que sea mucho más fácil hacer ejercicio, ir a la oficina hace que sea mucho más fácil hacer el trabajo para algunas personas. Si te sientes más motivado cuando estás cerca de otras personas y te desvaneces a medida que avanza la semana, solicita días de oficina regulares los jueves y viernes. Si encuentras que lo contrario es cierto y sabes que harás mucho más si vas el lunes y el martes, hazlo tu objetivo. Sepa cuándo necesitará presión positiva de sus compañeros y planifique su programa híbrido en consecuencia para aumentar considerablemente la productividad.
Con cada vez más organizaciones que regresan a la oficina, es probable que se enfrente a la posibilidad de un horario que une el trabajo presencial y el trabajo remoto. Tenga en cuenta estos cuatro factores al tomar la decisión de cuándo estar en la oficina para que regresar al lugar de trabajo funcione para usted.