¿Escribir un correo electrónico malo va a arruinar tu carrera? No. Pero aprender las reglas tácitas para escribir correos electrónicos profesionales puede mejorar la capacidad de ser usted ante los ojos de sus colegas. En esta colaboración de HBR con el creador de YouTube Jeff Su, aprenderás cómo organizar mejor tus comunicaciones por correo electrónico y evitar errores típicos de novato.
0:00 — ¿Por qué molestarse con la etiqueta del correo electrónico?
1:19 — Incluir un llamado a la acción en la línea de asunto
2:13 — Un hilo de correo electrónico por tema
2:48 — Administrar destinatarios
3:27 — Comience con el punto principal
4:30 — Resumir en su respuesta
5:10 — Hipervínculo siempre que sea posible
5:38 — Cambiar la configuración predeterminada a «Responder» (no «Responder a todo»)
6:06 — Cambiar las opciones de deshacer envío
Transcripción
JEFF SU: Vale, charla de verdad. Cometer errores de etiqueta de correo electrónico en el lugar de trabajo: no va a arruinarse su carrera profesional. Pero aprender las reglas tácitas de escribir correos electrónicos profesionales afectará la capacidad que se percibe que es a los ojos de sus colegas.
Y dado que no hay cursos de formación estandarizados para esto, en este video, voy a compartir primero los beneficios reales de ser bueno enviando correos electrónicos en el lugar de trabajo, luego profundizaré en mis ocho consejos más importantes para la etiqueta de correo electrónico profesional, muchos de los cuales aprendí de la manera difícil durante mi primer trabajo a tiempo completo como consultor de gestión. Empecemos así que vamos a empezar.
Hola a todos. Me llamo Jeff y me siento realmente honrado de poder asociarme con Harvard Business Review para este vídeo sobre una pasión nerd mía: la etiqueta del correo electrónico en el lugar de trabajo. Piensa en la última vez que recibiste un correo electrónico mal escrito. Es posible que hayas tenido que volver a leerlo varias veces para obtener el punto principal, y los elementos de acción podrían haberse dispersado por todo el lugar.
En el peor de los casos, dio lugar a un hilo de correo electrónico innecesariamente largo de ida y vuelta que podría haberse evitado si el correo electrónico inicial se hubiera planeado correctamente. Allí radica la belleza de los correos electrónicos bien elaborados. No solo te ayuda a ti, el remitente, a encontrar más capacidad al mostrar sólidas habilidades de comunicación, sino que también ahorra al lector gran parte de su tiempo al mostrar solo información relevante para ellos.
Así que, sin más dilación, mi primer paso es hacer un llamado a la acción, cuando proceda, en el asunto del correo electrónico. La mayoría de nosotros estamos familiarizados con una «acción requerida» genérica en las líneas de asunto, ¿verdad? Mi recomendación es dar un paso más allá e incluir exactamente lo que necesita que haga el destinatario y el tiempo estimado que tarda en hacerlo.
Por ejemplo, en lugar de escribir «Se requiere acción, comentarios para el proyecto X», escribe «Cinco minutos — comentarios de la encuesta para el proyecto X», en su lugar. Este pequeño truco te da mucho más contexto. Es una encuesta para el proyecto X. Puedo hacerlo muy rápidamente entre las dos reuniones que tengo. O si no es apropiado incluir el tiempo estimado, sé específico sobre la llamada a la acción. Por ejemplo, en lugar de «estimaciones de gastos para el cuarto trimestre», escribe «Elon para aprobar las estimaciones de gastos para el cuarto trimestre». Elon sabe lo que se espera de él incluso antes de abrir el correo electrónico.
Paso número dos: manténgase con un hilo de correo electrónico para el mismo tema. Voy a ser honesto, me llamó por esto un colega mío, pero me alegra que me lo haya dicho. Básicamente, solía enviar correos electrónicos separados para el mismo proyecto cada vez que tenía una nueva idea o pregunta de seguimiento. Pero si lo piensas desde el punto de vista del destinatario, les falta el contexto del hilo de correo electrónico original y varios correos electrónicos nuevos sobre el mismo tema simplemente obstruyen sus bandejas de entrada innecesariamente. Por lo tanto, la regla general aquí es adherirse a la cadena de correo electrónico original para cualquier tema determinado para que todos puedan consultar la misma información.
Consejo de etiqueta de correo electrónico número tres: Explique por qué ha añadido o eliminado destinatarios en los hilos de correo electrónico. Hay muchas situaciones en las que tienes que agregar a alguien al hilo de correo electrónico para obtener su información o sacar a alguien para ahorrar su bandeja de entrada. Una forma profesional y fácil de hacerlo es agregar una frase en la parte superior del correo electrónico que muestre claramente a quién ha añadido o eliminado. Me gusta añadir paréntesis y poner en cursiva la fuente para separarla del cuerpo real del correo electrónico. De esta forma, los lectores saben quiénes son los nuevos destinatarios de inmediato.
La propina número cuatro en realidad aborda una gran mascota mía, que es cuando los remitentes incluyen mucha información por adelantado, pero lo que realmente están tratando de obtener o pedir es al final del correo electrónico. Para evitarlo, incluya siempre primero su punto principal, seguido del contexto. Basta con comparar estos dos correos electrónicos:
«Hola Jane, me llamo Jeff y estoy en el equipo de marketing de productos. Estamos preparando un mazo de previsión para el gran jefe y está buscando los números de proyección de ingresos para el coche eléctrico secreto que se lanzará pronto. ¿Puedo molestarte para que saques esos datos por mí?»
«Hola Jane, ¿puedo preocuparte por los números de proyección de ingresos de automóviles eléctricos? Contexto: el equipo de marketing de productos está preparando actualmente un mazo de previsión para el gran jefe y esperamos utilizar las proyecciones para luchar por más presupuesto. Sería increíble obtener números de 2025 a 2030 en formato Google Sheets».
Al retroceder el contexto, le damos a la otra persona la opción de leer la parte no tan importante del correo electrónico. A menudo, cuando enviamos un correo electrónico a alguien más anciano que nosotros, nos sentimos obligados a explicar por qué enviamos un correo electrónico desde el principio para que no parezca que le estemos molestando. Esto es contraproducente porque si la persona es muy mayor, probablemente solo quiera saber de qué le estás enviando un correo electrónico para que pueda lidiar con ello y luego seguir con sus propios horarios.
Consejo número cinco: Si recibes un correo electrónico con mucho contenido desorganizado, resume los puntos principales del remitente para ellos en tu respuesta. Así que si recibes un correo electrónico de alguien que claramente no ha visto este vídeo y te envió un mensaje largo, enrevesado y enrevesado que tienes que volver a leer varias veces, quieres hacer dos cosas.
Número uno, envíales este vídeo. Número dos, tómese unos minutos para identificar y agrupar temas comunes de su correo electrónico, y resumir su mensaje en unas pocas frases antes de responder a lo que le estén enviando un correo electrónico. Esto no solo te ayuda a confirmar que tu comprensión es correcta, sino que la otra parte apreciará el esfuerzo adicional que has realizado para ayudarles a organizar sus pensamientos.
Consejo de etiqueta de correo electrónico número seis: Hipervínculo lo que sea posible. Este es otro animal de mascota mía. Si estás compartiendo un enlace con alguien por correo electrónico, deberías tardar unos segundos más en pulsar Command K en Mac o Control K en Windows e hipervincular el sitio web externo o el vídeo. Esto no solo parece mucho más limpio para el destinatario que simplemente pegar el gran enlace torpe, sino que también reduce las posibilidades de que cometas un error añadiendo una letra extra o eliminando una en la URL original.
Consejo número siete: Cambia la configuración predeterminada a «responder» en lugar de «responder a todo». Sinceramente, este es el lado averso al riesgo de hablar. De la forma en que lo pienso, digamos que respondes a un correo electrónico con prisa y cometes un error, el daño está contenido para ese destinatario porque tu configuración predeterminada es responder a una persona en lugar de responder a todas. Esta es una configuración estándar en la mayoría de los clientes de correo electrónico más populares, y normalmente puedes encontrarla en la sección de configuración general.
Consejo de etiqueta de correo electrónico número ocho: cambia la opción «deshacer envío» a 30 segundos. Así que es posible que no lo sepas, pero la ley de Murphy cuando se trata de enviar correos electrónicos en el lugar de trabajo es que siempre detectarás tus errores 10 segundos después de que el correo electrónico ya se haya enviado. Dejando de lado todas las bromas, estoy seguro de que todos hemos estado ahí. Enviamos un correo electrónico, entramos en la carpeta de correo electrónico enviado para leerlo desde la perspectiva de la otra persona y nos damos cuenta de que algo anda mal.
Una vez más, este es un ajuste estándar con el que puedes jugar en todas las aplicaciones de correo electrónico. En lugar de los cinco segundos por defecto, deshacer el envío, por ejemplo, actualiza a 30 segundos para una buena medida.