El correo electrónico se ha convertido en la perdición de los 21 st la existencia de los trabajadores del siglo, pero haciendo algunos cambios en la forma en que procesamos el correo electrónico, podemos reducir el tiempo de nuestra jornada laboral. Para empezar, saque todos los correos electrónicos de su bandeja de entrada la primera vez que los lea para no correr el riesgo de volver a leerlos más tarde y perder tiempo. Desactive las notificaciones que distraigan y, en su lugar, revise el correo electrónico cada hora y reserve de 5 a 8 minutos por hora para hacerlo. En lugar de archivar los correos electrónicos que desee guardar en varias carpetas, utilice solo dos: una para los correos que simplemente se «leen» y no requieren respuesta y otra para los correos electrónicos que requieren respuesta. Configure el filtrado automático de los boletines que utilice realmente, cancele la suscripción a los que no utilice y bloquee el spam y otros correos electrónicos que siguen llegando después de intentar darse de baja. La implementación de estas prácticas puede ayudar a que el correo electrónico sea una herramienta mucho más eficaz para realizar el trabajo.
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El profesional promedio gastaEl 28% de la jornada laboral leyendo y respondiendo el correo electrónico, según un análisis de McKinsey. Para el trabajador a tiempo completo promedio en los Estados Unidos, eso equivale a la asombrosa cantidad de 2,6 horas dedicadas y 120 mensajes recibidos por día.
La mayoría de los profesionales han recurrido a uno de los dos mecanismos de supervivencia extremos como último intento desesperado de sobrevivir a la embestida interminable: por un lado, están los devotos de la bandeja de entrada cero que mantienen sus bandejas de entrada despejadas compulsivamente y, por el otro, están los que básicamente se han dado por vencidos. Los correos electrónicos entran en su bandeja de entrada y permanecen.
Ante estos dos extremos, algunos han abogado por un enfoque más moderado: basta con revisar el correo electrónico con menos frecuencia.
Nuestro equipo deZarvana — una empresa que enseña prácticas de gestión del tiempo respaldadas por investigaciones: se propuso comprobar si hay una forma basada en los datos de reducir las 2,6 horas diarias que se dedican al correo electrónico sin sacrificar la eficacia. Lo que descubrimos nos sorprendió incluso a nosotros: nos dimos cuenta de que podíamos ahorrar más de la mitad del tiempo que dedicamos actualmente al correo electrónico, o una hora y 21 minutos al día.
Estas son las cinco formas en las que perdemos innecesariamente esta vez y cómo recuperarla:
Revisar demasiado el correo electrónico desperdicia 21 minutos al día. De media, profesionalescomprobar su correo electrónico 15 veces al día, o cada 37 minutos. ¿La mayoría de la gente espera una respuesta dentro de ese plazo? No. De hecho, solo El 11% de los clientes/clientes y el 8% de los compañeros de trabajo esperan una respuesta en menos de una hora. Pero alrededor del 40% de las personas esperan una respuesta en aproximadamente una hora. Si la gente revisara su correo electrónico cada hora en lugar de cada 37 minutos, podrían reducir seis comprobaciones de correo electrónico de su día.
¿Qué impacto tendría eso? Algunas investigaciones sugieren que puede las personas tardan hasta 23 minutos y 15 segundos en recuperarse por completo después de una interrupción, como una pausa para revisar el correo electrónico. Si bien no dudamos de la verdad en esta conclusión, para calcular el ahorro de tiempo, utilizamos los resultados mucho más conservadores de un estudio de la Universidad de Loughborough, que descubrió queLa gente tarda 64 segundos en volver a trabajar al mismo ritmo al que lo dejaron.
Los viajes a la bandeja de entrada tampoco son la única forma en que la gente «comprueba» el correo electrónico. Muchos también leen las notificaciones que aparecen en las esquinas de las pantallas de sus ordenadores cada vez que llega un correo electrónico y pierden varios segundos cada vez.
Y estas interrupciones tienen costes adicionales. La investigadora Sophie Leroy de la Universidad de Washingtondescribe lo que ocurre: «Como sigo pensando en la tarea A mientras intento realizar la tarea B, no tengo la capacidad cognitiva para procesar esas dos tareas al mismo tiempo y hacer un trabajo perfecto en ambas».
Así que, entre revisar el correo electrónico seis veces más de lo necesario, dejar que las notificaciones nos interrumpan y dedicar tiempo a volver al buen camino, perdemos 21 minutos al día.
Sin embargo, la solución es sencilla. Desactive las notificaciones y programe una hora (entre 5 y 8 minutos) cada hora para revisar el correo electrónico. Para algunos puestos en algunas profesiones, esto no es viable. Y puede resultar muy incómodo para quienes están acostumbrados a estar al tanto de todo lo que entra y a responder en cuestión de minutos. Pero la mayoría de los que lo prueban descubren que sus tiempos de respuesta rápidos han sido innecesarios.
Las bandejas de entrada llenas desperdician 27 minutos al día. Muchos han argumentado que ya no hay motivo para sacar los correos electrónicos de la bandeja de entrada, ya que la función de búsqueda de las aplicaciones de correo electrónico más comunes es lo suficientemente potente como para encontrar fácilmente un mensaje entre cientos o incluso miles. Tienen razón, pero solo en parte. Buscar es la forma más rápida de encontrar correos electrónicos antiguos, pero las bandejas de entrada llenas nos cuestan tiempo por otra razón.
Cuando revisamos una bandeja de entrada abarrotada, acabamos releyendo los correos electrónicos una y otra vez. No podemos evitarlo; si están ahí, los leemos. De media, los profesionales tienen más de200 correos electrónicos en su bandeja de entrada yrecibir 120 nuevos cada día pero responda asolo el 25% de ellos. Sin un plan de limpieza consciente, el atraso sigue aumentando. Y, si la gente va a sus bandejas de entrada 15 veces al día y si dedica solo cuatro segundos a mirar cada correo electrónico (el tiempo que se tarda en leer el texto medio de una vista previa) y releyendo solo el 10% de ellos (una estimación basada en el número de mensajes que caben en una pantalla de ordenador normal), perderán 27 minutos cada día. Para la pequeña parte de las personas que no archivan, estos ahorros serán un poco más modestos (más o menos 22 minutos), ya que tendrán que empezar a dedicar cinco minutos cada día a archivar los correos electrónicos para limpiar su bandeja de entrada.
En cualquier caso, el antídoto es la regla de un solo toque. Esto significa siempre archivar o eliminar correos electrónicos después de leerlos por primera vez. Este enfoque puede parecer absurdo para ciertos mensajes, como los que requieren un retraso en la respuesta. Sin embargo, un correo electrónico leído que necesita una respuesta posterior ya no es un correo que deba leerse, sino una tarea que requiere una acción. Debería tratarse como tal y sacarse de la bandeja de entrada a una lista de tareas pendientes.
Usar carpetas para organizar y buscar correos electrónicos es una pérdida de 14 minutos al día. Porque los profesionalesretraso en la respuesta el 37% de las veces, encontrar los mensajes que ya hemos leído es una parte importante del trabajo de procesamiento del correo electrónico.
La mayoría de las personas lo solucionan creando carpetas para varios temas, personas o tipos de mensajes y archivándolas en consecuencia. De media, las personas crean una nueva carpeta de correo electrónico cada cinco días ytiene 37 disponibles. Pero este enfoque (hacer clic en las carpetas para encontrar lo que necesita) es un 9% más lento que buscar con palabras clave, o un 50% más lento en comparación con las búsquedas que utilizan operadores comunes (por ejemplo, «de: connect@zarvana.com»).
La búsqueda es una solución. Otra es la integración del correo electrónico y la lista de tareas pendientes. Funcionan proporcionando a los usuarios una dirección de correo electrónico única a la que pueden reenviar o enviar correos electrónicos para convertirlos automáticamente en tareas, o permiten a los usuarios añadir correos electrónicos a una versión simplificada de la aplicación de listas de tareas integrada en su aplicación de correo electrónico. En conjunto, estos métodos pueden ahorrar a los usuarios 14 minutos al día.
Archivar los correos electrónicos en muchas carpetas con el ratón supone una pérdida de 11 minutos al día. Las 37 carpetas apiladas en la parte izquierda de las aplicaciones de correo electrónico de la mayoría de los usuarios afectan a algo más que a volver a encontrar el tiempo. AproximadamenteEl 10% del tiempo total que las personas dedican al correo electrónico lo dedican a archivar los mensajes que quieren conservar, un proceso que consta de dos fases: decidir dónde deben ir los correos electrónicos y, a continuación, moverlos a las carpetas seleccionadas. Cuantas más opciones tengamos, más tardaremos en tomar una decisión.
Sabemos que las carpetas no son necesarias para volver a buscar los correos electrónicos, entonces, ¿cuántas necesitamos realmente? Hemos descubierto que la mayoría de las personas solo necesitan dos: una para los correos que lee cuando llegan a la bandeja de entrada, pero que también requieren más medidas (lo que llamamos «Archivar») y otra para los correos que nos gustaría leer más adelante (lo que llamamos «Leer»). ¿Por qué no tiene ninguna carpeta? Necesitamos al menos uno para poder sacar los correos electrónicos de nuestras bandejas de entrada.
Para calcular el tiempo que se ahorra al pasar de 37 a dos carpetas, utilizamos la Ley de Hick, un principio psicológico que describe la relación matemática entre el número de opciones y el tiempo de toma de decisiones. Nos dice que una decisión de 37 opciones es cinco veces más lenta que una decisión de dos opciones.
También hay formas de mejorar la eficiencia y la precisión de la archivación de correos electrónicos mediante el uso de reglas o filtros automatizados, que nos ayudan a evitar el riesgo de arrastrar y soltar los correos electrónicos en el lugar equivocado, y atajos de teclado, que sonmás de un 50% más rápido que con un ratón. Por ejemplo, los usuarios de Windows Outlook pueden archivar correos electrónicos pulsando Control + Shift + v y, a continuación, seleccionando la carpeta deseada de una lista (en G Suite, los usuarios pueden pulsar «v» y, a continuación, seleccionar la carpeta deseada). Los usuarios de Outlook también pueden crear «pasos rápidos» que les permitan mover los correos electrónicos a una carpeta específica con una secuencia de teclado, lo que ahorra aún más tiempo.
Leer y procesar correos electrónicos irrelevantes nos cuesta 8 minutos al día: Segúndatos de Sanebox , El 62% de todos los correos electrónicos no son importantes y se pueden procesar de forma masiva. Pero incluso el procesamiento masivo lleva tiempo. La persona comúnabre el 20% de los «correos de permisos»(por ejemplo, boletines) y dedica entre 15 y 20 segundos a leer cada uno de estos correos electrónicos, lo que consume más de cuatro minutos al día. Incluso solo eliminar un correo electrónico tarda una media de 3,2 segundos, sumando más de tres minutos al día, una razón pequeña pero importante para darse de baja y bloquear los correos no deseados en lugar de simplemente eliminarlos.
Para dejar el hábito de procesar los correos electrónicos irrelevantes de forma individual, utilice un enfoque de tres partes: filtrar automáticamente los boletines que realmente utilice, anular la suscripción a los que no utilice y bloquear el spam y otros correos que siguen llegando después de haber intentado darse de baja.
El correo electrónico se ha convertido en la perdición de los 21 st la existencia de los trabajadores del siglo, pero con la implementación de estas cinco prácticas, el correo electrónico puede volver a convertirse en una herramienta para un trabajo eficaz:
- Desactive las notificaciones y, en su lugar, compruebe el correo electrónico cada hora
- Saque todos los correos electrónicos de su bandeja de entrada la primera vez que los lea
- Utilice la función de búsqueda con los operadores de búsqueda para volver a encontrar los correos electrónicos
- Configure solo dos carpetas de correo electrónico y utilice atajos para archivar los correos electrónicos allí
- Evite procesar correos electrónicos irrelevantes o menos importantes de forma individual
Es hora de dejar atrás nuestros hábitos e intuiciones y ponernos en línea con lo que muestran las investigaciones, de modo que podamos retrasar horas a nuestra semana y, por fin, tener nuestro correo electrónico bajo control.