Las investigaciones muestran que las personas suelen priorizar las tareas con los plazos más cortos, incluso si esas tareas no son las más importantes o valiosas. En este artículo, el autor sugiere varias estrategias para ayudarlo a ser más intencional en lo que dedica su tiempo: primero, programe las tareas importantes y dedique mucho más tiempo del que probablemente necesite para terminarlas. A continuación, aísle los elementos más importantes de las tareas importantes y busque formas de lograr avances graduales. En tercer lugar, anticipe los sentimientos de ansiedad que puedan surgir en torno al trabajo en tareas más importantes y prepárese para gestionarlos. En cuarto lugar, dedique menos tiempo a tareas sin importancia y priorice las acciones que reduzcan el número de tareas menos importantes que tendrá en el futuro. Por último, preste atención a las cosas que le ayudan a ver el panorama general, ya se trate de viajar, ponerse al día con amigos o hacer ejercicios para medir el tiempo. Es muy común esforzarse por priorizar su trabajo más importante, pero con estos sencillos consejos, estará preparado para el éxito.

 

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¿Llega al final del día y siente que ha cumplido sus plazos más apremiantes, pero que no ha logrado nada que sea fundamentalmente importante? Difícilmente está solo. En una serie de estudios publicados recientemente en la Revista de investigación del consumidor, las personas normalmente optaban por completar tareas con plazos muy cortos, incluso en situaciones en las que las tareas con plazos menos apremiantes eran igual de fáciles y prometían una recompensa mayor.

Es natural querer cuadrar las tareas basadas en plazos y sacarlas de su lista mental de tareas pendientes. Una paradoja a la que se enfrentan muchas personas es que nuestras tareas más importantes tienen menos probabilidades de tener plazos que las tareas que no son relativamente importantes. Sus prioridades importantes podrían estar relacionadas con:

  • promulgar sus valores (por ejemplo, ser voluntario o pasar más tiempo con sus hijos)
  • conseguir el reconocimiento público (recibir invitaciones a participar en paneles de la industria o escribir un libro)
  • mejorar las habilidades vitales (aumentar sus conocimientos de estadística o aprender un nuevo idioma)
  • evitar desastres (programar un chequeo anual en el médico o crear un protocolo de gestión de crisis para su empresa)

Si es como la mayoría de las personas, estas prioridades se le olvidan cuando trabaja en tareas poco importantes y con horarios específicos, como reservar una habitación de hotel para una conferencia, limpiar la bandeja de entrada del correo electrónico o redactar un boletín mensual.

Entonces, ¿qué puede hacer? He elaborado una lista de estrategias y consejos prácticos, pero sepa que ninguna de estas sugerencias le llevará a tomar las decisiones perfectas. En busca de la perfecciónes lo que hace que la gente se quede atrapada. En su lugar, implemente estrategias que lo lleven gradualmente en la dirección correcta, pero que no requieran mucho esfuerzo.

Programe tareas importantes y dedíquese mucho más tiempo del que necesitará

Investigación muestra que programar cuándo y dónde hará algo aumenta considerablemente las probabilidades de que la tarea se lleve a cabo.

Para las tareas muy importantes y evitadas desde hace mucho tiempo, me gusta una estrategia que llame «limpiar las barajas», que significa asignar una tarea en particular como solo uno en el que trabajo durante todo un día. Hace poco usé esta estrategia para crear un administrador de contraseñas, algo que había estado posponiendo literalmente durante años.

Las tareas desconocidas, pero importantes, suelen tener una curva de aprendizaje que hace que sea impredecible el tiempo que tardarán en completarse. Trabajar en ellos a menudo parece más torpe que eficiente, lo cual es otro factor sutil por el que no los hacemos. La estrategia de «despejar las barajas» de permitirse un día completo, aunque parezca excesivo, puede resultar útil en estos casos.

Para no posponer un cuidado personal importante, intente tener una franja horaria designada una vez a la semana en la que pueda concertar una cita personal durante el horario de trabajo, si fuera necesario. Esto puede ayudar a garantizar que se investiguen los problemas médicos a tiempo. La mayoría de las semanas el espacio no se usa, pero manténgalo cerrado para cuando sea necesario.

Aísle los elementos más impactantes de las tareas importantes

Las grandes tareas suelen requerir un progreso gradual. Volviendo al ejemplo del administrador de contraseñas, mi objetivo inicial era crear contraseñas nuevas, seguras y únicas para todas mis cuentas de Internet, pero no era del todo necesario. Tenía más sentido empezar con mis 10 o 20 cuentas más valiosas.

Si habitualmente se fija metas tan elevadas que acaba posponiéndolas, pruebe esto: cuando tenga en cuenta un objetivo, considere también una versión de talla media. Coloque mentalmente su versión original y la versión de tamaño medio una al lado de la otra y pregúntese cuál es el objetivo mejor (más realista). Si su tarea sigue resultando intimidante, redúzcala aún más hasta que parezca factible. Puede que acabe con una meta que sea un cuarto o una décima parte de lo que había considerado inicialmente, pero que es más alcanzable y, una vez que comience, siempre podrá seguir adelante.

Anticipe y gestione los sentimientos de ansiedad

Muchas tareas importantes implican tolerar el pensamiento en cosas que podrían salir mal, lo que provoca ansiedad. Ejemplos: hacer un testamento, investigar un pago a tanto alzado, planificar la sucesión de su empresa, leer sus pólizas de seguro o crear un plan de gestión de crisis.

Incluso cuando las tareas no implican contemplar catástrofes, las que tienen el potencial de generar grandes beneficios en el futuro suelen implicar tolerar la ansiedad. Los ejemplos generales de tareas importantes pero que pueden provocar ansiedad incluyen: entablar nuevas amistades, hacer algo desafiante por primera vez, pedir lo que quiere, mantener conversaciones incómodas, enfrentarse a los errores y corregirlos, y reducir las tareas grandes de varios meses en las que tenga que tolerar las fluctuaciones de la confianza en sí mismo y la duda a lo largo del proyecto.

En términos generales, trabajar en cosas importantes normalmente requiere tener buenas habilidades para tolerar emociones incómodas. He aquí un ejemplo personal: leer las obras de escritores que son mejores que yo me ayuda a mejorar mis habilidades, pero desencadena envidia y comparaciones sociales. Reconocimiento yetiquetar las emociones específicas que hacen que una experiencia sea un desafío emocional es un paso básico pero eficaz para reducir esas emociones.

Podrá perseguir mejor objetivos que impliquen salir de su zona de confort psicológico si tiene las mejores habilidades para gestionar sus pensamientos y emociones.

Dedique menos tiempo a tareas sin importancia

Las tareas sin importancia tienen una mala tendencia a ocupar más tiempo del que deberían. Por ejemplo, puede sentarse a revisar el informe de un empleado, pero antes de que se dé cuenta, ha dedicado una hora a reescribirlo todo. En el futuro, podría decidir limitarse a hacer sus tres comentarios más importantes sobre cualquier obra que sea fundamentalmente aceptable, o ponerse un límite de tiempo al que dedicará a tomar notas.

Tener estrategias para tomar decisiones más rápidas también puede ayudar. Cuando tiene que tomar una decisión urgente, puede ser mejor tomar una decisión rápida que una perfecta que lleve más tiempo.

Priorice las tareas que reduzcan su número de tareas urgentes pero sin importancia

En la vida moderna, es fácil caer en la trampa de estar «demasiado ocupado persiguiendo vacas como para construir una cerca». El tipo de escenarios que más quiere evitar son solucionar los mismos problemas una y otra vez o dar las mismas instrucciones repetidamente. Para superar el patrón de pasar todo el día «persiguiendo vacas», puede subcontratar, automatizar, agrupar pequeñas tareas, eliminar tareas, agilizar su flujo de trabajo o crear plantillas para tareas recurrentes. Busque situaciones en las que pueda invertir tiempo una vez para configurar un sistema que le ahorre tiempo en el futuro, como hacer un pedido periódico de material de oficina en lugar de pedir los artículos uno por uno a medida que se acabe.

Una estrategia específica que abordo enEl kit de herramientas para una mente sana está reentrenando a las «sanguijuelas de decisiones» de su vida. Las sanguijuelas de decisiones son personas que le aplazan las decisiones. Por ejemplo, puede pedirle a otra persona que tome una decisión, pero en lugar de hacerlo, le enviarán por correo electrónico una lista de opciones para que las analice, lo que le devolverá la responsabilidad. En lugar de responder automáticamente a la persona, pídale que haga una recomendación clara.

Preste atención a lo que le ayuda a ver (y rastrear) el panorama general

Cuando estamos metidos en la rutina, es difícil tener suficiente espacio mental para ver el panorama general. Preste atención a lo que naturalmente le ayuda a hacerlo. Algo que me ayuda es viajar, especialmente volar solo. No hay nada como una vista literal de 10.000 pies para darme una perspectiva más clara de mi camino. Las hojas de cálculo también me ayudan a ver el panorama general. Por mucho que odie la contabilidad y los impuestos, hacerlos me ayuda a prestar atención a mi situación general y a optimizarla. Tomarse más descansos puede ayudar a evitar que caiga en la madriguera del conejo de dedicar mucho tiempo a cosas sin importancia sin darse cuenta de que eso es lo que está haciendo.

Otra cosa que me ayuda a centrarme en mis objetivos importantes es ponerme al día con los compañeros que veo aproximadamente cada seis meses. Invariablemente, esto implica ponernos al día sobre lo que hemos estado haciendo y lo que estamos intentando hacer. Del mismo modo, en lo que respecta al dinero, hay algunos blogueros de finanzas personales que me gusta leer de vez en cuando para ayudarme a mantener el rumbo.

Hacer un seguimiento del uso del tiempo también puede ayudar, pero la desventaja es que el seguimiento en sí mismo requiere tiempo y fuerza de voluntad. Utilizo la aplicación RescueTime para hacer un seguimiento sin esfuerzo del tiempo que paso en diferentes sitios web (incluido Gmail). Luego echo un vistazo rápido al informe cada semana.  

Lo que sea que le ayude a ver el panorama general, no se salte esas cosas. Además, tómese un tiempo después de esas actividades para averiguar cómo va a traducir sus ideas en planes y acciones específicos.

Si tiene dificultades para priorizar lo importante por encima de lo urgente, no sea demasiado duro consigo mismo. La cantidad de plazos y decisiones a los que nos enfrentamos en la vida moderna, yuxtapuestos con la naturaleza emocional (y cognitiva) desafiante de muchas tareas importantes, hace que esta lucha sea casi universal. He escrito libros enteros sobre cómo centrarse en el panorama general y dejar de autosabotear, y todavía me resulta difícil. ¡Considero que el éxito es seguir mis propios consejos al menos el 50% de las veces! Esta es una regla general razonable que también podría adoptar.