La diferencia entre vivir una vida de paz y productividad y una vida de estrés y resentimiento podría estar en una habilidad sencilla: aprender a decir que no. Decir que no marca la diferencia entre una agenda apretada y una abierta, pero también puede hacer que se sienta un poco incómodo al principio. Así es como puede decir no en tres áreas diferentes: compromisos de tiempo, tareas y plazos. Haga los cálculos para ver cuánto tiempo le costaría un compromiso. ¿Tiene tiempo para eso ahora mismo? Si no, responda dándoles las gracias por la invitación y rechazándola respetuosamente. No dude en delegar la tarea en alguien con más tiempo o más experiencia. Intente dejar de ser voluntario por un tiempo. Asegúrese de pedir plazos razonables que le devuelvan las tardes y los fines de semana. Comuníquese con confianza en lugar de pedir disculpas demasiado. Al decir que no, dice que sí a dedicar tiempo a lo que más importa.

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La diferencia entre vivir una vida de paz y productividad y una vida de estrés y resentimiento podría estar en una habilidad sencilla: aprender a decir que no.

Decir que no marca la diferencia entre una agenda apretada y una abierta. Marca la diferencia entre tener demasiadas tareas y tener la cantidad justa. Marca la diferencia entre trabajar horas alocadas y cumplir los plazos sin estrés.

Perodecir que no puede ser duro. Puede que se sienta incómodo al decir que no porque le preocupa disgustar a la gente, que parezca que no puede gestionar su carga de trabajo o perder oportunidades tanto ahora como en el futuro.

Pero la verdad es que si nunca dice que no, aumentará la probabilidad de obtener los resultados que teme. Y cuando dice que no, cuando es necesario, reduce la probabilidad de que se le caigan pelotas y le salva la cordura.

Entonces, ¿cómo dice que no exactamente? Como entrenador de gestión del tiempo, trabajo regularmente con los clientes para que aprendan a establecer límites y rechazar las solicitudes cuando es necesario. Estas son algunas de mis mejores estrategias para decir no en tres áreas críticas: compromisos de tiempo, tareas y plazos.

Compromisos de tiempo

Para abrir drásticamente las horas de su agenda, tendrá que empezar a decir no a los compromisos de tiempo que no son el mejor uso de su día. Esto significa desviarse del camino que menos se resiste (aceptar todas las peticiones que se le presenten) y, en cambio, preguntarse: «¿Es esta la inversión correcta de mi tiempo?»

Por ejemplo, supongamos que le piden que sea voluntario en un comité. Es una buena iniciativa, pero no está alineada con sus pasiones personales ni con sus objetivos de desarrollo profesional. Significaría ausentarse como mínimo de tres a cinco horas de su jornada laboral cada mes, lo que suma entre 36 y 60 horas en el transcurso de un año. Para negarse con elegancia, diga:

«Muchas gracias por pedirme que formara parte de este comité. Me siento muy honrado, pero tendré que negarme respetuosamente porque estoy al límite de mi capacidad ahora mismo. Gracias por su comprensión».

O se le pide que asista a una reunión en la que no es necesaria su presencia. De hecho, otras personas de su equipo podrían encajar mejor. Puede rechazar la invitación a la reunión y decir:

«He visto la invitación a la reunión. Agradezco el aviso de que está sucediendo. Jerry representará a nuestro equipo. Sé que hará un gran trabajo e informará sobre cualquier cosa que necesitemos saber».

O quizás lo inviten a ir a comer con personas a las que ya ve a menudo y tiene un proyecto en el que trabajar, quiere ir al gimnasio o simplemente quiere tomarse un descanso. Podría decir:

«Muchas gracias por la invitación, pero ya tengo otros compromisos».

Decir no a los compromisos de tiempo que no se alinean con sus prioridades o necesidades puede provocar una pequeña molestia inicial, pero al final le ahorra horas de tiempo.

Tareas

La mayoría de las personas tienen muchas más tareas en suslistas de tareas pendientes de lo que podrían hacer en un día determinado. Esto es especialmente cierto para las personas que tratan de ayudar a todos antes de hacer su propio trabajo. Para salir de este ciclo, es hora de empezar a decir que no.

Por ejemplo, cuando alguien le pide que haga algo que no es su trabajo, tiene todo el derecho a decir que no. Pero si ha dicho demasiado que sí en el pasado, puede que tenga que volver a capacitarse para que la gente deje el hábito de pedirle por cada pequeña cosa. Aprenderán con el tiempo, especialmente si su respuesta suena algo así como una de las siguientes:

«Esa no es mi área de especialización. Estaré encantado de darle la información de contacto de Cheryl y seguro que estará encantada de ayudarle con esa pregunta».

«Creo que Tim, nuestro becario, puede pedir comida para la reunión de mañana. Le enviaré la solicitud».

«Por lo general, el organizador de la reunión extrae el informe de la presentación».

Cuando se le pide que se encargue de un proyecto que es opcional y ya le queda mucho más por hacer de lo que puede hacer ahora mismo, también es el momento de rechazarlo con elegancia. Podría decir:

«Me parece una iniciativa muy interesante. Por desgracia, ya tengo el máximo de lo que puedo hacer ahora mismo. No podría ir a esto hasta dentro de un par de semanas o meses. Como esto es importante para usted, probablemente sea mejor dárselo a alguien que pueda dedicarle más tiempo y atención».

Por último, cuando esté en una reunión y la gente hable de diferentes tareas que hay que completar, pero usted no tiene tiempo para dedicarse a más, actúe con cautela: no diga nada. Siéntese en sus manos. No sea voluntario. Literalmente tengo clientes de coaching que me hacen preguntarles cada vez que hablamos: «¿Cuántas veces se ofreció como voluntario para cosas?» No ofrecerse a ayudar es una de las mejores maneras de decir que no.

  Plazos

A veces, las tareas que hay que realizar son de su responsabilidad, pero es el momento de las solicitudes lo que provoca problemas. En estos casos, cuando y donde pueda, es útil decir no a los horarios irrazonables.

Sé que las expectativas en el lugar de trabajo pueden variar, por lo que, según el trabajo, es posible que no pueda utilizar estas estrategias. Pero para aquellos de ustedes que tengan algo de libertad, consideren estas formas de retrasar los plazos propuestos.

Si le piden que haga algo pequeño antes de hoy, cuando en realidad la fecha límite es un tanto arbitraria, responda con una fecha límite alternativa. Incluso uno o dos días de margen pueden hacer que algo pase de una frustración que lo mantiene en la oficina hasta tarde a no ser gran cosa:

«Me encantaría ayudarlo, pero hoy ya tengo tiempo ocupado con compromisos con [mi jefe, mis clientes, etc.]. Se lo devolveré el viernes».

Esto puede molestar a algunas personas. Pero espero que con el tiempo les enseñe a avisarle con más antelación. Algunos departamentos establecen políticas en torno al tiempo de espera que necesitan para entregar los documentos, por ejemplo, dos o tres días.

Si le hacen ping a menudo por las noches y los fines de semana y tiene la habilidad de establecer límites, haga. No tener tiempo de inactividad puede contribuir significativamente al agotamiento. Una forma de evitar trabajar inesperadamente fuera del horario laboral es mantenerse alejado del teléfono y el correo electrónico del trabajo. Pero si tiene que decir algo, envíe una respuesta como esta:

«¡Hola, Joe! Solo quería hacerle saber que he visto que he recibido un correo electrónico suyo. Revisaré su solicitud a primera hora cuando vuelva a la oficina».

Por último, si recibe un proyecto importante que tiene que hacer, pero la fecha límite inicial no es razonable dados sus otros compromisos, puede negociar de varias maneras. Si la situación involucra a su jefe, puede explicarle sus diferentes prioridades y pedir instrucciones sobre en qué centrarse primero. Si la situación involucra a alguien que no sea su jefe, pero usted tiene la habilidad de poner límites, puede volver a esa persona con una contrapropuesta. Si la situación involucra a alguien que no sea su jefe y no tiene la autoridad para retrasar los plazos, puede que tenga que hacer participar a su jefe en esas conversaciones. Al final, es probable que la redacción suene algo así:

«He oído que le gustaría esto antes de fin de mes. Pero con los demás proyectos que tenemos en marcha, no será posible cumplir con ese plazo. Me gustaría proponer una fecha límite para mediados del mes que viene. ¿Le parece razonable?»

Estas conversaciones también pueden llevar a discusiones sobre la contratación de otros recursos, como contratistas, o sobre cómo reequilibrar el trabajo.

Decir que no no es fácil. Pero vale la pena. Cuando esté pensando en utilizar estos consejos y frases sugeridos en su propio trabajo, asegúrese de comunicarse rápidamente. La gente normalmente puede tomar un no más fácilmente cuando no se retrasa.

Y comuníquese con confianza. No tiene que disculparse demasiado. Diga lo que tenga que decir y siga adelante. Recuerde que al decir no, dice que sí a lo que más importa de su tiempo.