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No conozco a nadie a quien no le cueste aprovechar al máximo su tiempo en el trabajo. ¿Cómo se mantiene en la cima de una bandeja de entrada desbordante? ¿Cómo hace el trabajo cuando su día lo ocupan las reuniones? ¿Cómo puede conseguir una lista de tareas en continua expansión? Para empezar, ¿cómo encuentra tiempo para hacer una lista?

Para empeorar las cosas, hay muchos conceptos erróneos sobre lo que realmente se reduce a la gestión del tiempo y cómo conseguirlo. Echemos un vistazo a algunas de las sugerencias más comunes y evaluemos si son realmente ciertas.

Se trata de gestionar su tiempo. Falso.

La gestión del tiempo es un nombre inapropiado, dice Jordan Cohen, experto en productividad y autor de»Haga tiempo para el trabajo que importa.» Dice que en realidad se trata de productividad: «Tenemos que dejar de etiquetarlo como «gestión del tiempo». No se trata del tiempo en sí, sino de lo productivo que puede ser». Lo compara con la diferencia entre hacer dieta y estar sano. «Puede hacer dieta todo lo que quiera», dice, «pero no necesariamente estará más sano». Del mismo modo, puede prestar mucha atención a cómo gasta su tiempo, gestionar su correo electrónico, etc., pero no necesariamente será más productivo.

Teresa Amabile, profesora Edsel Bryant Ford de Administración de Empresas en la Escuela de Negocios de Harvard y coautora deEl principio del progreso, cuya experiencia en este campo proviene de leer miles de diarios de trabajo de los trabajadores que documentaron sus dificultades para hacer el trabajo, dice que se trata más de gestionar su carga de trabajo general. Muchos gerentes simplemente asumen demasiado. «Si no vigila los compromisos que ha contraído o está asumiendo, no hay ninguna técnica de gestión del tiempo que lo resuelva», dice. Claro, podría tratarse de un problema a nivel de organización, muchos directores sobrecargan a los miembros de su equipo, pero dice que la mayoría de los profesionales tienen más control sobre su carga de trabajo del que admiten. «Es posible decir que no. Es posible negociar», dice. Cohen está de acuerdo: «Aunque su horario puede no ser el suyo en sí, puede ser juicioso con respecto a lo que va y cómo lo gestiona».

Solo tiene que encontrar el sistema o el enfoque correctos. Falso.

«Tener un sistema puede ser útil, pero se necesita más que eso», dice Amabile. «Y lo que funciona para cada persona, como dedicar una hora y media a un trabajo concentrado al principio del día, no necesariamente funcionará para otra persona». La clave esexperimentar continuamente con técnicas. «Algunas cosas pueden funcionar o no en un contexto o situación determinados», dice Cohen. Pruebe muchos enfoques diferentes, en serio pruébelos. No cambie la forma en que revisa el correo durante una semana y lo declara fallido. Establezca métricas para medir el éxito, dele tiempo de aproximación y considere la posibilidad de involucrar a otra persona (su jefe o un compañero de trabajo) para que le ayude a evaluar si realmente funcionó.

Tiene que dedicar tiempo a cambiarse. Un tanto cierto.

Una persona con la que hablé dijo que su mayor desafío era encontrar tiempo para poner en marcha sistemas de gestión del tiempo. No tuvo el día o dos que sintió que necesitaba apartar. Amabile dice que puede que no sea necesario: «Pequeños ajustes pueden hacer una gran diferencia. El mejor enfoque es empezar con algunas cosas pequeñas. El progreso en este contexto puede significar que se encuentra con algo de tiempo adicional cada día en el que puede reflexionar y pensar. Incluso si solo son 20 o 30 minutos más cada día, eso es progreso». Pero depende de la gravedad de su situación y de lo desesperado que se sienta. Amabile mencionó a una persona que decidió utilizar su semana de vacaciones para una reforma importante para reducir el estrés. Observó cómo utilizaba su tiempo, su nivel de compromisos y experimentó con algunas técnicas que la gente le había sugerido. «Sentía que las cosas se habían descontrolado tanto que quería hacerse este regalo. Pero esa fue una medida extrema que fue necesaria por la situación extrema», dice Amabile.

Depende de usted, y solo de usted, hacerlo bien. Un tanto cierto.

Esto puede ser cierto en parte. «No hay nadie que sea responsable de lo productivo que sea», dice Cohen. En ese sentido, esto descansa sobre sus hombros. Lo tiene claro: «Se espera que sea productivo, así que será mejor que se lleve este cachorro usted mismo». Pero Cohen y Amabile dicen que no puede hacerlo solo. «Si pertenece a una organización en la que hay presiones para obtener respuestas inmediatas o plazos de entrega en todas las solicitudes o no hay espacio para ningún tipo de holgura, es muy duro gestionar el tiempo por su cuenta», dice Amabile. SeñalaLa investigación de Leslie Perlow sobre pequeños ajustes que puede hacer en cualquier entorno de trabajo. Aun así, puede que sea duro. «Las organizaciones, sin saberlo, ponen muchos obstáculos frente a usted para hacer su trabajo: estrategia poco clara y procesos torpes, por nombrar solo algunos», dice Cohen.

Si esto le suena a su empresa, Amabile le sugiere que intente cambiar la cultura. «Insto a la gente a que haga retroceder de formas que crean que serán efectivas», dice. Haga preguntas como: «¿Cómo podemos ser más productivos por aquí?» Esto a menudo puede ser más efectivo que centrarse en salir de sus propias atadas. «Tiene la responsabilidad de hacer retroceder a la organización», dice. Cohen también cree que vale la pena hablar con la alta dirección, porque suele ser más grande que cualquier director individual. «Requiere un rediseño de la forma en que se hace el trabajo, dónde se toman las decisiones, cómo se toman. No hay mucho que un sistema puede soportar», dice.

Para el profesional solitario, controlar la carga de trabajo y el horario es abrumador. Pero saber la diferencia entre lo que la gente dice que funciona y lo que realmente hace puede ser el primer paso en la dirección correcta.