Armar una presentación grupal eficaz requiere trabajo en equipo y coordinación para que no parezca una colcha de retazos. Y, sin embargo, muchos de nosotros nunca presupuestamos el tiempo para prepararnos completamente. El autor describe algunos de los errores comunes que cometen las personas en las presentaciones grupales y ofrece las mejores prácticas para mantenerlo en el camino correcto.
Muchos de nosotros hemos experimentado presentaciones grupales deficientes. Si vas a dar uno, es la lucha de última hora la noche anterior para decidir quién va a presentar qué parte de la presentación. Si estás observando una, es el caos de escuchar a varias personas hablar entre sí o, lo que es peor, simplemente leer sus diapositivas palabra por palabra e ignorar a su audiencia.
Para muchas organizaciones, las presentaciones grupales son parte de la vida. Su equipo puede ofrecer una presentación grupal a un nuevo cliente, o tal vez el ejercicio culminante del programa de desarrollo de liderazgo incluya una serie de presentaciones grupales al director de su unidad de negocio. Las reuniones virtuales hacen que estas presentaciones sean más fáciles que nunca porque su equipo no tiene que estar en el mismo lugar.
Armar una presentación grupal eficaz requiere trabajo en equipo y coordinación para que no parezca una colcha de retazos. Y, sin embargo, muchos de nosotros nunca presupuestamos el tiempo para prepararnos completamente.
¿Qué hay en juego aquí? Cada presentación es una oportunidad para generar confianza con tu público. La cohesión de su presentación grupal es un indicador para sus clientes de cómo será su relación al trabajar con usted. Si su presentación es desarticulada y desorganizada, su cliente se preguntará cuál será el resultado de su proyecto. Si un miembro de tu equipo deja a otro durante la presentación, ¿cómo tratará tu equipo al equipo del cliente? Está presentando un vistazo a su relación de trabajo, así como a las capacidades de su organización.
Mis colegas y yo hemos estado entrenando a nuestros clientes en sus presentaciones grupales durante casi 20 años. Además, formo parte del profesorado en un curso de educación ejecutiva sobre comunicación persuasiva en la Harvard Kennedy School. Este curso de tres semanas culmina en una serie de presentaciones grupales, que evalúo junto con los demás profesores del programa.
Basándonos en esta experiencia, estos son algunos de los errores comunes que vemos en las presentaciones grupales, seguidas de algunas prácticas recomendadas para mantenerlo en el camino correcto.
Tres pasos en falso comunes
1. Cada diapositiva parece que fue diseñada por una persona diferente.
Cuando ninguna persona está a cargo de una presentación, tiende a ver una presentación de diapositivas desarticulada de diferentes fuentes, estilos de texto e imágenes. También ves que la gente pone todo su guión en la diapositiva y lo lee palabra por palabra. Esto distrae a tu audiencia y pierde su atención.
2. Los presentadores hablan entre sí.
Cuando no nos tomamos el tiempo para decidir quién cubre qué— y cómo pasaremos de una persona a otra: comenzamos a interrumpirnos mutuamente, lo que reduce nuestra profesionalidad. Uno de mis clientes me dijo una vez: «¿Qué deben pensar nuestros clientes cuando nos interrumpimos unos a otros?»
3. Olvidando que estás «encendido».
Una vez que alguien termina su parte de una presentación grupal, se siente tan aliviado de haber terminado de hablar que se olvidan de que todavía están «en el escenario» o en cámara. Empiezan a revisar su teléfono o a zonificar en lugar de escuchar activamente a la persona que habla a continuación.
Afortunadamente, cada uno de esos pasos en falso se puede prevenir con la preparación adecuada.
Tres prácticas recomendadas
1. Elabora estrategias por adelantado.
Al prepararme para cualquier tipo de presentación, enseño a la gente a hacer tres preguntas:¿Quién es tu público? ¿Cuál es tu objetivo? y¿Por qué tú? Para las presentaciones grupales, es importante responder a esas preguntas juntas. La última pregunta,¿Por qué tú? , lo que en realidad significa¿Por qué te importa? , te impulsa a compartir tus propias motivaciones sobre el tema, lo que ayuda a que tu equipo se vincule como una unidad cohesionada.
Cuando añadas una presentación grupal a tu calendario, bloquea el tiempo para prepararte en grupo. Utilice este tiempo para acordar el nivel de conocimiento de su audiencia sobre el tema, su objetivo específico para la presentación, el mensaje principal, el esquema general y quién presentará cada sección antes de que cada uno de ustedes comience a escribir sus componentes individuales. Esto le ayuda a evitar el estrés de última hora al tratar de ajustar cada una de las diapositivas en una unidad cohesiva. También decida quién responderá qué tipo de preguntas o quién en el equipo se encargará de responder las preguntas y asignarlas a la persona adecuada para responder.
2. Practica en grupo.
Antes de la presentación, dese tiempo para un resumen completo, con diapositivas. Específicamente, practica tus transiciones de una persona a otra, por ejemplo, Stacey hizo un gran trabajo al hablarnos de los desafíos de entrar en este nuevo mercado. Ahora, proporcionaré algunas soluciones basadas en la experiencia de nuestra firma. Use un temporizador para asegurarse de cumplir con el tiempo asignado o establezca un límite de tiempo realista en función del formato de la reunión, de modo que se asegure de tener tiempo suficiente para responder las preguntas. Tómatese el tiempo para evaluar las diapositivas juntas para que el idioma, la fuente y el uso de los gráficos sean coherentes.
3. Entregue con confianza y autenticidad.
Cuando llegue el momento de la presentación grupal, diga con el orador que mejor represente a su organización; dé a los oradores junior la oportunidad de presentarse en el medio. Esto garantiza una primera impresión fuerte y elimina la presión de los altavoces más nuevos. Cuando hable en persona, sitúese de manera que pueda hacer referencia a las diapositivas pero hable directamente a la audiencia. Aportar tu propia personalidad a la presentación; podrías decir algo como: Si eres de California como yo, entonces sabrás… Las anécdotas personales que conectan con la audiencia son una excelente manera de generar confianza entre la audiencia y cada miembro del grupo que presenta.
¿Qué cambia en un entorno virtual?
Todas las sugerencias anteriores son válidas en presentaciones virtuales, especialmente la importancia de hacer un recorrido completo en la plataforma virtual que va a utilizar. En estas situaciones, designa a una persona para que ejecute las diapositivas de toda la presentación, de forma que cada persona no tenga que compartir su pantalla. Asegúrese de que cada altavoz tenga un fondo profesional, una iluminación adecuada en la cara y que sea claramente audible. Usa esto vídeo como referencia sobre cómo prepararse para las presentaciones virtuales. Cuando hables, mira directamente a la lente de la cámara para que el público vea y sienta tu contacto visual. Cuando no esté hablando, siléndese para que el ruido de fondo no interfiera con el altavoz.
Bien hecho, una presentación grupal demuestra la fuerza de su equipo y la calidad de su trabajo. Aproveche esta poderosa oportunidad de generar confianza con su público y, como resultado, ayudar a su organización a tener éxito.