Sus correos electrónicos nocturnos están perjudicando a su equipo

Alrededor de las 11 de la noche, se da cuenta de que hay un paso clave que su equipo debe dar en un proyecto actual. Así que, envía un correo electrónico a los miembros del equipo mientras lo piensa.

No hay mejor momento que el presente, ¿verdad?

Incorrecto. Como formador de productividad especializado en gestión de la atención, he visto en la última década cómo los correos electrónicos fuera del horario laboral aceleran la cultura empresarial y eso, a su vez, debilita la creatividad, la innovación y la verdadera productividad.

Si este es un comportamiento común en usted, está perdiendo la oportunidad de distanciarse un poco del trabajo, una distancia que es fundamental para la nueva perspectiva que necesita como líder. Y, cuando el jefe está trabajando, el equipo siente que debe trabajar.

Piense en el mensaje que querría así de para enviar. ¿Pretende que su personal le responda inmediatamente? ¿O simplemente envía el correo electrónico porque está pensando en ello en este momento y quiere hacerlo antes de que se le olvide? Si es lo primero, está encadenando intencionalmente a sus empleados a la oficina las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Si es lo último, usted es sin querer encadenar a sus empleados a la oficina las 24 horas del día Y esto no es bueno para usted, sus empleados ni para la cultura de su empresa. Estar conectado fuera del horario laboral durante las horas punta es señal de un alto rendimiento. No desconectarse nunca es señal de un adicto al trabajo. Y hay una diferencia.

Sea cual sea su intención, he descubierto a través de mi experiencia con cientos de empresas que hay dos razones por las que los hábitos de correo electrónico nocturno se transmiten del jefe a su equipo:

1. Ambición. Si el jefe envía correos electrónicos a altas horas de la noche o los fines de semana, la mayoría de los empleados piensan que es necesario responder tarde por la noche o que lo impresionarán si responden de inmediato. Aunque solo un par de sus empleados compartan esta creencia, podría extenderse a todo su equipo. Basta con mencionar casualmente en una reunión: «Cuando nos enviamos un correo electrónico anoche…» es suficiente. Al fin y al cabo, todo el mundo busca una ventaja en su carrera.
2. Atención. Hay mucha gente que no tiene intención de «trabajar» cuando no está trabajando. Pero tienen malas habilidades de gestión de la atención. Están tan acostumbrados a la multitarea y tan acostumbrados a las distracciones constantes, que, independientemente de lo que hagan, encuentran que sus dedos tocan sin pensar los iconos de sus teléfonos inteligentes que los conectan con sus correos electrónicos, mensajes de texto y redes sociales. Su comunicación nocturna alimenta ese mal hábito.

Estar «siempre activo» perjudica los resultados. Cuando los empleados monitorizan constantemente su correo electrónico fuera del horario laboral, ya sea por miedo a perder algo de usted o porque son adictos a sus dispositivos, se pierden el tiempo de inactividad esencial que el cerebro necesita. Los experimentos han demostrado que, para dar lo mejor de nosotros en el trabajo, requerir tiempo de inactividad. El tiempo fuera produce nuevas ideas y puntos de vista nuevos. Pero sus empleados nunca pueden desconectarse cuando siempre están cogiendo sus dispositivos para ver si les ha enviado un correo electrónico. La creatividad, la inspiración y la motivación son su ventaja competitiva, pero también son recursos agotables que hay que recargar. Por cierto, esto también es cierto para usted, así que vale la pena examinar sus propios hábitos de comunicación.

Los líderes de la empresa pueden ayudar a que las suposiciones poco saludables sobre el correo electrónico y otros tipos de comunicación echen raíces.

Tenga claras las expectativas con respecto al correo electrónico y otras comunicaciones y establezca políticas que apoyen una cultura sana que reconozca y valore la tarea única, la concentración y el tiempo de inactividad. Vynamic, una exitosa consultora de salud de Filadelfia, creó una política llamada «zmail», en la que se desaconseja el correo electrónico entre las 10 de la noche y las 7 de la mañana durante la semana y durante todo el día los fines de semana. La política no impide trabajar durante estas horas ni prohíbe la comunicación. Si parece necesario enviar un mensaje fuera del horario laboral, el personal se ve obligado a evaluar si es lo suficientemente importante como para solicitar una llamada telefónica. Si los empleados eligen trabajar fuera del horario laboral, zmail los desalienta de poner sus hábitos en los demás enviando correos electrónicos durante este tiempo; simplemente guardan los mensajes como borradores para enviarlos manualmente más adelante o programan su cliente de correo electrónico para que envíe los mensajes automáticamente durante el horario de trabajo. Esta política crea una alineación entre la creencia declarada de que el tiempo de inactividad es importante y los comportamientos del personal que contribuyen a la cultura.

Además, analice detenidamente las actitudes de los líderes con respecto a un entorno de trabajo siempre activo. La creencia (a menudo inconsciente) de que más trabajo equivale a más éxito es difícil de superar, pero la verdad es que esto no es ni beneficioso ni sostenible. De hecho, largas horas de trabajo disminuir tanto la productividad como el compromiso. Lo he visto a menudo, los líderes creen teóricamente en el tiempo de inactividad, pero también quieren que los objetivos de la empresa sigan adelante, lo que parece como si necesitara una comunicación constante.

Un entorno frenético que incluye responder a los correos electrónicos a todas horas no hace que su personal sea más productivo. Solo hace que estén ocupados y distraídos. Usted basa sus decisiones de contratación de personal en sus conocimientos, experiencia y talentos únicos, no en el número de tareas que parecen realizar a la vez ni en el número de correos electrónicos que puede responder en un día.

Por lo tanto, demuestre y fomente un entorno en el que los empleados puedan aplicar esa capacidad intelectual de una manera significativa:

• Cambie la frase «gestión del tiempo» por la más relevante «gestión de la atención» y haga que la formación sobre esta habilidad crucial forme parte de su plan de desarrollo del personal.
• Abstenerse de comunicarse fuera del horario laboral.
• Modele y discuta las ventajas de presencia, guardando sus dispositivos cuando hable con su personal e implementando una política de «no usar dispositivos» en las reuniones para promover la realización de una sola tarea y la plena participación.
• Desaliente un entorno de distracción siempre activo que inhiba el flujo creativo haciendo hincapié en la importancia de la concentración, equilibrando un plano de planta abierto con muchos espacios tranquilos y creando opciones de trabajo remoto a tiempo parcial para funciones, tareas y proyectos de alta concentración.

Estos comportamientos contribuirán a una producción de mayor calidad por parte de usted y de su personal, y a una cultura empresarial más productiva.