Su empresa es tan buena como su escritura

Buena redacción: las empresas afirman que lo practican, lo apoyan y lo valoran. Pero la mayoría de las veces, su dinero no está donde está su boca. La mala gramática y la escritura plagada de jerga están muy extendidos. Se nos da bien inventar términos (el manual de instrucciones de mi tostadora hace referencia a la palanca que abre la tostada como «palanca de control del carro de elevación adicional»), pero no podemos comunicar lo que realmente queremos decir.

Podríamos aprender un par de cosas sobre la comunicación de nuestros antepasados. Uno de los discursos más eficaces de todos los tiempos, Segundo discurso inaugural de Lincoln, solo tenía 701 palabras. De ellas, 505 eran palabras de una sílaba y 122 tenían dos sílabas.

Los grandes líderes consideran que la comunicación es una competencia fundamental, entonces, ¿por qué no lo hacen más empresas? Los fabricantes gastan millones en formación de seguridad para que la gente lleve cascos, pero gastan muy poco en garantizar que su seguridad es fundamental instrucciones de trabajo están escritos con claridad.

Eso no es suficiente. La redacción eficaz debe ser un esfuerzo de toda la empresa.

Si mi vendedor omite un error tipográfico al escribir sobre un producto, quiero que mi personal de embalaje lo detecte antes de enviar el diseño a imprimir. Si mis técnicos no escriben el nombre de una herramienta en mayúsculas de forma coherente, espero que mi camarógrafo se dé cuenta del error cuando eche un vistazo al informe que tienen en sus escritorios. Cuando escribo un ensayo, siempre pido a mis ingenieros de software comentarios constructivos. (No me enorgullece admitir que muchos de ellos son mejores escritores que yo)

A lo largo de los años, me he esforzado por fomentar un ambiente en el que todos tengan derecho a criticar, cuestionar y sugerir. El hecho de que la mayoría de los miembros del equipo no tengan «escritor profesional» en las descripciones de sus puestos no significa que escribir esté prohibido para ellos. Aquí todo el mundo es escritor.

Según mi experiencia, la práctica de una buena escritura colaborativa marca la diferencia entre los grandes negocios y los malos negocios, con venta o sin venta.

El año pasado, levanté un poco de revuelo por estos lares cuando escribí «No contrataré a personas que usen una mala gramática. He aquí por qué». Me declaré con confianza «riguroso con la gramática» y no estaba dispuesto a contratar a candidatos cualificados si no podían aprobar un examen de gramática básica.

Tras la publicación del artículo, recibí respuesta de muchas personas diferentes. Algunos no están de acuerdo. Un participante en un New York Times debate exclamó que «mis requisitos de que los candidatos viables escriban pensando en Strunk y White son muy cuestionables». Otros compartieron mis convicciones sin reservas. La variedad de comentarios es de esperar. Después de todo, el debate gramatical tiende a ser divisivo.

Los comentarios demostraron una cosa: no es fácil hablar de escribir. Desde luego, no en el negocio. Escribir, incluso escribir en espacios públicos, es siempre personal. Expone las ideas y la habilidad (o incapacidad) del escritor para navegar por el idioma. Escribir es vulnerabilidad.

Además, y esta es la parte frustrante, no hay una forma correcta de escribir. Incluso las reglas más básicas son confusas. Las preposiciones no son algo con lo que deba terminar una oración. Nunca debería empezar una frase con «porque». ¿Por qué no? Porque. Los fragmentos de frases son imperdonables. A menos que no lo estén.

Nos gusta pensar que hemos aprendido todo lo que hay que saber sobre gramática en nuestras clases de inglés de décimo grado, pero las convenciones cambian constantemente. Los estándares cambian. Eso hace que escribir sea difícil y difícil hablar de ello.

Escribir es un difícil acto de equilibrio, ya que hace malabares con docenas de restricciones nebulosas. Los escritores tienen que pensar en el público, en el estilo y en el tono, factores que son difíciles de analizar. En los negocios, la escritura está inextricablemente ligada a la identidad de la empresa: los escritores tienen que pensar en lo que representa una empresa, hacia dónde va y cómo debe presentarse esa empresa al público. Consideraciones difíciles.

He descubierto que los temas que son más incómodos suelen ser los que más necesitan ser discutidos. Escribir es una de ellas. Es una conversación que es crucial mantener, con todo el mundo.

Durante los últimos 10 años, iFixit ha estado escribiendo y presentando manuales de reparación gratuitos y de código abierto para todo . No siempre se nos dio tan bien como ahora. Como muchas editoriales, no mantuvimos un diálogo abierto sobre lo que habíamos escrito, ni dentro de la empresa ni con el público. Y, en nuestros primeros años, nuestra escritura sufrió por ello. De hecho, algunas de nuestras instrucciones iniciales desviaron a los usuarios, lo que provocó que los ordenadores, las cámaras y los teléfonos móviles se estropearan. Fue nuestra culpa y lo sabíamos.

Pero seguíamos escribiendo. Y lo reescribimos. Y hablamos de escribir con todo el mundo.

Empezamos a recopilar consejos: mantenga las frases cortas. No use sustantivos verbales. Usar «usted» hace que parezca más amable. Nuestra lista creció rápido. Juntos, nos esforzamos por determinar cómo suena iFixit. Escribir —y hablar de escribir— juntos nos dio una voz cohesiva.

Pronto, nos dimos cuenta de que habíamos escrito un libro. Y nos dimos cuenta de que sería una pena guardarlo para nosotros. Hoy, dado que muchos lectores de HBR nos han escrito preguntándonos por el proceso de escritura de iFixit, tengo que compartir ese manual con usted.

Nuestra gratuita Manual de redacción técnica es la culminación de años de práctica, de compartir continuamente nuestras opiniones y puntos de vista. Descubrimos que escribir tiene consecuencias no intencionadas: es revelador. Cuanto más escribe, más aprende sobre sí mismo. Escribir sobre nuestra empresa, nuestra misión y nuestros usuarios nos ayudó a entenderlos mejor. Nos ayudó a entender nuestra visión.

Si escribir bien es importante para usted y su empresa (como debe ser), no dude en compartir nuestro libro con sus escritores (que deben ser todos y cada uno de los miembros de su empresa). Saque de él, revíselo, reutilícelo. O mejor aún, escriba la suya propia, porque no pueden estar todos en la misma página si es una página en blanco.