When Time Management Advice Is Worth Your Time — and When It Isn’t

Wayne Mills

Los libros sobre gestión del tiempo casi siempre citan a Mary Oliver, según he aprendido. En su poema «A veces», Oliver ofrece «Instrucciones para vivir una vida: preste atención». Sorpréndase. Cuéntelo». Una parte de mí quiere terminar este ensayo aquí, porque esto es a lo que realmente se reduce la gestión del tiempo: ser consciente de lo que hace, cuándo lo hace y por qué. Pero la realidad para muchos de nosotros es que este tipo de concentración es difícil. Sin embargo, no se preocupe; hay una vertiginosa variedad de consejos que prometen hacerlo más fácil.

Randi Zuckerberg, emprendedora, inversora y hermana del fundador de Facebook, Mark, sugiere en Elija tres que podemos vivir una vida más plena si abandonamos la idea de hacerlo todo. En cambio, debemos elegir tres áreas de enfoque cada día, de un total de cinco: trabajo, sueño, familia, amigos y estado físico. «¡Sí!» Exclamé al empezar a leer, ya que ya había empezado a fijar prioridades similares en mi propia vida. Desafortunadamente, el interesante argumento de Zuckerberg se hace insufrible con el tamaño de un libro, repleto de perfiles de semicelebridades. Y aunque hace comentarios útiles (por ejemplo, al ofrecer la conclusión de un experto laboral de que «no va a sentirse perfectamente equilibrado todos los días», sino que debe «aspirar a una mayor sensación de equilibrio en la semana o el mes»), se ven socavados por una charla burbujeante que hace que ponga los ojos en blanco. («Toda esta charla sobre el trabajo me ha agotado», escribe. «¡Supongo que esa es nuestra señal para hablar del sueño!») También es difícil evitar la ironía de que Zuckerberg nos anime a concentrarnos, mientras que el negocio de su hermana se basa en el subidón neurológico de ver un poco notificación roja. Pero estoy divagando.

El antídoto para las tonterías de Zuckerberg podría ser la versión actualizada de La técnica Pomodoro, de Francesco Cirillo, un consultor de la industria del software desde hace mucho tiempo que se centra en la eficiencia y la productividad. Este libro, publicado por primera vez en 2009, nos acerca a la idea de Oliver de estar en sintonía agresiva con cada cosa que hacemos. Cirillo sugiere que dividamos todas las tareas en incrementos de 30 minutos con pausas integradas, medidas con un temporizador. (Cuando se le ocurrió la idea, en la universidad, usó una con forma de tomate pequeño, de ahí el nombre de su técnica). Si quiere reglas y fórmulas sin mucho exceso de lenguaje, este puede ser su enfoque. Estaba casi de acuerdo hasta que empecé a sentir que me estaban iniciando en una secta del tiempo. «Regla: un Pomodoro es indivisible», insiste Cirillo repetidamente en todo momento. Dicho esto, la nueva edición incluye una sección sobre la aplicación de la técnica a los equipos, algo que vale la pena probar. Al fin y al cabo, una sola interrupción puede interrumpir el trabajo de varias personas.

Para obtener consejos menos sectarios y de sentido común, puede consultar otras dos publicaciones recientes: Haga tiempo, de Jake Knapp y John Zeratsky de Google Ventures, y Hiperenfoque, de Chris Bailey, quien no solo estudia productividad pero hace experimentos consigo mismo (por ejemplo, limita el uso de su iPhone a 60 minutos al día o ve maratones de 296 charlas de TED en una semana). Al igual que Cirillo, estos autores recomiendan escribir exactamente lo que hace, día tras día, pero sus argumentos son menos rígidos. Hacer tiempo es práctico y atractivo, y ofrece consejos sobre todo, desde cómo diseñar su día hasta las ventajas de eliminar las noticias por cable y evitar el Wi-Fi de los aviones en favor de pasar tiempo fuera del trabajo. La guía sobre el correo electrónico me fue especialmente útil. Resulta que responder despacio es una forma estupenda de tomar el control de su tiempo. (Lo siento, colegas.)

Hiperenfoque comienza, en lo que podría ser el comentario más revelador sobre nuestra incapacidad colectiva para concentrarnos, con un capítulo sobre cómo leerlo sin distraerse. Lleno de diagramas circulares y 2x2, nos enseña cómo prestar atención a una sola cosa significativa a la vez y por qué —haciéndose eco de Zuckerberg— solo debemos elegir tres cosas para lograr en un día.

Esto me lleva a quizás el más radical y silencioso de esta selección de libros nuevos de la época. De Laura Vanderkam Fuera del reloj lleva el subtítulo Siéntase menos ocupado mientras hace más cosas. Al principio pensé que sería una guía de instrucciones o una versión mejor de Elija tres, y hace hincapié en la importancia de rastrear todo lo que hace. Pero también va más allá de las actividades laborales y aborda los aspectos más desordenados y filosóficos de la gestión del tiempo: ¿Qué recordaremos haber hecho y qué nos arrepentiremos de no haber hecho? ¿Cómo podemos ser disciplinados pero también amables con nosotros mismos cuando las cosas van mal? El libro también hace hincapié en la importancia de reconocer los momentos difíciles y de quedarse con los momentos hermosos, aunque eso signifique que no nos «sentimos» productivos.

Vanderkam me dio esperanzas, pero también un poco escéptico. Si nos quitamos el tiempo —centrándonos en la productividad, pero también dejando tiempo para hacer tonterías—, ¿no nos enfrentaremos a las normas sociales serias? Si se espera que esté en el correo electrónico hasta bien entrada la noche para ir a trabajar, ¿cuáles serán las consecuencias si no lo hace? ¿Y si trabaja en una industria minorista o de servicios y tiene muy poco control sobre su agenda? ¿Y qué hay de las cuestiones ajenas a la oficina, como el desequilibrio de género en cuanto a quién asume la carga de las tareas del hogar y el cuidado?

La gestión del tiempo no es solo un problema que las personas tengan que abordar, sino que nuestros socios, empleadores y responsables políticos deben tomarse en serio. Algunas empresas ya han tomado medidas positivas. Un experimento en The Gap, por ejemplo, eliminó el «de guardia» y avisó a los empleados de sus horarios con dos semanas de antelación. Las tiendas que participaron vieron un aumento del 5% en la productividad laboral y generaron un aumento de 2,9 millones de dólares en ingresos durante el estudio. Pero esas iniciativas siguen siendo la excepción.

La enorme cantidad de consejos sobre gestión del tiempo que existen representa un sutil grito de guerra, que nos empuja a superar la incomodidad de decir «no» a algunas cosas, a pesar de las temidas repercusiones. Si muchos de nosotros nos resistimos, tal vez juntos podamos establecer una nueva normalidad que nos haga mucho más felices.

Para mí, estos libros han servido sobre todo para reforzar La sabiduría atemporal de Mary Oliver: «No tiene que ser bueno».