Escriba correos electrónicos que la gente no ignore

Sus clientes y colegas no tienen tiempo de interactuar plenamente con todos los correos electrónicos que reciben. Algunos de ellos reciben cientos de mensajes al día. Por eso empiezan con los que pueden gestionar rápidamente. Puede que nunca lleguen a responder —ni siquiera a leer— al resto.

Entonces, ¿cómo se gana su atención? Pruebe estos consejos:

Siga las mayúsculas y la puntuación estándar. Las convenciones de la buena escritura pueden parecer una pérdida de tiempo para el correo electrónico, especialmente cuando toca los mensajes en un dispositivo portátil. Pero es cuestión de hacer las cosas bien, las pequeñas cosas. Incluso si las personas de su grupo no escriben mayúsculas ni puntúan en sus mensajes, destaque como alguien que sí lo hace. Los correos electrónicos apresurados que infringen las normas básicas del lenguaje escrito indican descuido. Y su estilo abreviado puede resultar confuso. Se tarda menos en escribir un mensaje claro la primera vez que en hacer un seguimiento para explicar lo que quería decir.
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Vaya directo al grano (cortésmente, por supuesto).** Sea directo al hacer una solicitud. No arruine primero al destinatario, aunque un breve cumplido puede ayudar («Excelente entrevista. Gracias por enviarlo. ¿Puedo pedirte un favor?»). Explique los plazos y demás detalles que el destinatario necesitará para hacer el trabajo bien y a tiempo.

Sea breve, pero no demasiado breve. La gente considera que los correos electrónicos largos son molestos y agotan la energía. Cuanto más tengan que desplazarse o deslizar el dedo, menos receptivos estarán a su mensaje. Probablemente lo hojeen y se pierdan detalles importantes, o se lo salten por completo. Por lo tanto, rara vez componen más de una pantalla de lectura. Céntrese en el contenido y refuerce su idioma.

Pero mientras recorta la grasa de su mensaje, mantenga la carne intacta. Al actualizar un proyecto, por ejemplo, proporcione suficiente información básica para orientar a sus lectores. Considere su mensaje desde su perspectiva. No están tan inmersos en su proyecto como usted y probablemente tengan muchas otras cosas en marcha. Así que recuérdeles cómo estaban las cosas la última vez que envió una actualización y describa lo que ha sucedido desde entonces.

Planifique lo que pasó y cuándo. Cuando se presenta una disputa grave en una empresa, los abogados suelen pedir a sus clientes que presenten una «cronología de los hechos relevantes» en la que se detallen los incidentes más importantes que condujeron a la disputa. Este documento ayuda a todos los involucrados a pensar con más claridad sobre cómo se desarrollaron las cosas. Intente adoptar un enfoque similar al escribir sus correos electrónicos. Le ayudará a organizar sus ideas en una narración coherente. Una historia con un principio, un centro y un final claros, despertará el interés de sus lectores de forma más eficaz que hechos confusos intercalados con opiniones.

Añada una línea de asunto breve pero descriptiva. Antes de pulsar «Enviar», compruebe el asunto. Si es genérico o está en blanco, su mensaje se perderá en la abarrotada bandeja de entrada del destinatario. ¿Está pidiendo a alguien que tome medidas? Resáltelo en la línea de asunto. Haga que su solicitud sea fácil de encontrar y tramitar.

Copie a la gente con sensatez. Incluya solo a aquellos que entiendan inmediatamente por qué están en el hilo; no haga clic automáticamente en «Responder a todos». Puede que su corresponsal haya incluido demasiado en la lista de «Copiar» y, si repite ese error, seguirá molestando a los destinatarios que no deberían estar allí. Y evite usar el BCC a menos que esté seguro de que es necesario. Podría darle mala reputación por ser indiscreto.

Esta es la tercera entrada de la serie de blogs de Bryan A. Garner sobre redacción empresarial. La serie se basa en los consejos del nuevo libro de Garner, el Guía HBR para una mejor redacción empresarial.

Puesto 1: No anestesie a sus colegas con una mala escritura

Puesto 2: Una carta bien redactada sigue haciendo su trabajo