¿Será Cheerios o Life This Morning?

Hasta julio de 2010, Bob Pozen tenía dos trabajos a tiempo completo: presidente de MFS Investment Management (ahora es presidente emérito) y profesor titular impartiendo un montón de clases en la Escuela de Negocios de Harvard. También forma parte del consejo de administración de Medtronics, Inc., y Nielsen, Inc., participa en varias organizaciones sin fines de lucro, asesora con frecuencia a agencias gubernamentales y escribe y da conferencias (además de jugar al tenis de dobles). Escribe de vez en cuando para HBR y hbr.org, y aquí tiene fama de cambiar las cosas muy rápido con un mínimo de problemas, y nunca parece apresurado ni siquiera particularmente ocupado.

Tras observar a Pozen en acción, director editorial del Grupo HBR Justin Fox — que es nuevo en la dirección y siempre se siente agobiado y ocupado. He decidido pedir algunos consejos. El resultado es este post y seis más por venir. Se basan en una conversación que Pozen y Fox mantuvieron en mayo y en muchos correos electrónicos posteriores. La historia comienza con el acercamiento de Pozen a un día normal.

¿Cómo se prepara para la jornada laboral?

Todas las noches reviso un horario de lo que voy a hacer exactamente al día siguiente. Puede que tenga una llamada a las 8:30 de la mañana, una reunión a las 9 de la mañana, etc. Para cada evento de mi agenda, escribiré unas palabras sobre lo que quiero lograr. Luego, siguiendo la misma página de la agenda, redactaré una lista de las tareas que quiero realizar ese día, por orden de prioridad. A medida que pasa el día, marco las tareas completadas. Al final del día, reviso las que no están hechas y decido cuándo debo hacerlas en el futuro o las elimino si las circunstancias han cambiado.

¿De dónde vienen estos trozos de papel?

Son solo páginas de calendario de Outlook preparadas por mi asistente, con una columna en blanco a la derecha. No tienen nada de lujoso.

¿Los imprime el día anterior?

No. Tengo calendarios diarios para el mes actual y para el mes siguiente, una vez que estemos aproximadamente a la mitad del mes actual. Además de estos calendarios diarios, tengo calendarios mensuales resumidos para los próximos 12 meses para saber lo que tengo pensado hacer.

Luego, a medida que aparezcan nuevas citas en el calendario…

Mi asistente imprime un nuevo calendario diario cada vez que pide una cita, o yo hago una cita y se lo digo para que pueda actualizar el calendario.

Entonces, ¿cómo empieza el día?

Día a día, intento que los aspectos materiales de la vida sean lo más simples posible. Me levanto todas las mañanas alrededor de las 7 de la mañana, me afeito, me baño y me visto antes de las 7:15 de la mañana. Luego leo dos periódicos mientras desayuno y me voy alrededor de las 7:30 de la mañana. La noche anterior a dejar claro lo que me voy a poner. Tengo cinco atuendos de invierno y cinco atuendos de verano para simplificarme la vida. Me levanto, me ducho de la misma manera y me siento en el mismo sitio para atarme los zapatos. Básicamente desayuno lo mismo todas las mañanas en el mismo lugar de la mesa de la cocina. Soy muy aburrido por la mañana.

¿Qué come en el desayuno?

Un plátano y un tazón de cereal frío.

¿Siempre el mismo tipo de cereal?

Tengo dos tipos diferentes, Cheerios y Life. Eso es todo y luego me tomo una taza de café en el trabajo.

¿Qué hay de comer?

Tengo un sándwich de ensalada de pollo y un refresco dietético para almorzar, a menos que haya un cliente a comer o a un evento externo al que asista. Y obviamente no bebo martinis ni alcohol a la hora de comer.

¿Algún otro ritual diario que debamos conocer?

Intento echarme una siesta todos los días después de comer. Cierre la puerta, ponga los pies en alto y salgo como un semáforo casi 30 minutos. Después de una siesta, me siento refresco y con mucha más energía para el resto del día.

¿Qué pasa cuando está de viaje?

Tengo que conformarme con todo lo que esté disponible. Cuando estoy de viaje, suelo tener reuniones durante el desayuno y la comida. Pero sigo intentando echarme una siesta vespertina a hurtadillas. Y siempre preparo mi ropa y organizo mi agenda la noche anterior.

¿Qué pasa cuando un día empieza a estropearse?

Reviso mi agenda a menudo a lo largo del día. Me sentaré y reharé el horario a la luz de lo que venga. A veces se cancela o se añade una reunión, o me piden que haga un programa de televisión sobre finanzas al final del día. Así que me sentaré y pensaré en cómo se puede volver a priorizar mi lista de tareas pendientes.