Por qué la lluvia de ideas virtual es mejor para la innovación

Organizar una lluvia de ideas es una buena manera de explorar nuevas ideas. Como colaborador individual, es probable que haya participado en algunas, o tal vez incluso haya dirigido las suyas propias como nuevo gerente. Entra en una habitación con su equipo, lanza ideas a la pared y ve qué es lo que se queda.

Los líderes de todos los niveles utilizan esta estrategia para promover la innovación. Pero en los últimos dos años, a medida que el trabajo pasó a ser remoto, muchos directivos han intentado replicar esta experiencia presencial de forma virtual, utilizando los métodos tradicionales de intercambio de ideas, a pesar de la falta de pruebas que producen resultados valiosos.

La pregunta ahora es: ¿hay alguna forma mejor de intercambiar ideas de forma eficaz mientras se trabaja en un entorno remoto o híbrido?

Por suerte, la respuesta es «sí». Una amplia investigación muestra que, en lo que respecta a la innovación, los equipos híbridos y remotos pueden superar a los equipos presenciales mediante la adopción mejores prácticas en torno a la comunicación y la colaboración digitales. Pero lamentablemente, según mi experiencia, tanto los líderes novedosos como los experimentados tienen dificultades para adaptarse debido a errores de juicio, o sesgos cognitivos, lo que los lleva a rechazar las nuevas prácticas en favor de otras más conocidas.

Si es un líder en nuestro cambiante mundo laboral, no se deje caer en esta trampa. Es hora de admitir que las sesiones tradicionales de intercambio de ideas necesitan una reforma seria. Empecemos por echar un vistazo a lo que no funcionando y por qué.

El problema de la lluvia de ideas tradicional

La lluvia de ideas presencial y sincrónica es un enfoque de la innovación ampliamente aceptado. Implica que grupos de cuatro a ocho personas se reúnan en una sala para encontrar nuevas soluciones a un problema preseleccionado. Investigación en ciencias del comportamiento clasifica los beneficios de la lluvia de ideas de dos maneras:

• Sinergia: Las ideas compartidas por una persona pueden dar energía, inspirar y desencadenar ideas en otras personas.
• Facilitación social: Colaborar para alcanzar un objetivo común puede motivar a todos los miembros del grupo.

Sin embargo, estas ventajas también tienen algunos inconvenientes. Uno importante es bloqueo de producción, un término que se utiliza para describir una situación en la que alguien tiene una idea innovadora que se pierde en la mezcla porque el grupo más grande se centra en un tema diferente. Puede que este escenario le suene familiar introvertidos. Las personas introvertidas tienden a pensar mejor en entornos tranquilos, solas o con otra persona. Puede resultar difícil para ellos interrumpir una discusión en curso y hacer oír sus ideas.

Los que no lo hacen pesimismo por optimismo podría tener problemas similares aquí. Los optimistas tienden a procesar verbalmente, escupiendo ideas a medias sobre la marcha con facilidad. Los pesimistas, por el contrario, suelen procesar internamente. Antes de compartir una idea, puede que sientan la necesidad de pensarla detenidamente y evaluarla para detectar defectos.

Los pesimistas, junto con los empleados subalternos, podrían verse muy afectados por evaluación, aprehensión , o miedo a compartir ideas abiertamente debido a la ansiedad social por lo que piensen sus compañeros. A pesar de las instrucciones de compartir ideas «exageradas» durante las sesiones de lluvia de ideas, mucha gente no quiere que la perciban como pasándose de la raya y todos sabemos lo difícil que puede ser superar nuestras tendencias naturales.

Como resultado, numerosos estudia mostrar que, si bien la lluvia de ideas tradicional es una gran herramienta para fomentar la alineación y la colaboración de los equipos, tiene mucho menos éxito para generar innovación. Peor aún, cuando intentamos recrear una sesión de lluvia de ideas tradicional en el ámbito virtual, perdemos toda la energía positiva y los beneficios de estar en persona y nos quedamos con todos los inconvenientes.

Deje paso a una lluvia de ideas virtual

Si se siente desalentado por la investigación, no lo haga. La economía del comportamiento y la investigación en psicología tienen una solución igual de alentadora: una lluvia de ideas virtual.

Una estudiar comparar grupos de lluvia de ideas virtuales y presenciales descubrió que los grupos presenciales disfrutaban más del proceso de lluvia de ideas y se divertían más haciéndolo. Sin embargo, el estudio descubrió que los grupos virtuales, en última instancia, generaban más ideas, que es, por supuesto, el objetivo final de la lluvia de ideas. Otras investigaciones reiteran esta conclusión, afirmando que cuanto mayor sea el grupo presencial, menos ideas novedosas por persona, mientras que ocurre lo contrario con la lluvia de ideas virtual. La misma investigación revela que los entornos virtuales proporcionan una mejor experiencia a los miembros del grupo en su conjunto, ya que equilibran las preferencias de los introvertidos y extrovertidos, los optimistas y los pesimistas y de los miembros de un estatus inferior y superior.

En resumen, la lluvia de ideas virtual es mejor para la innovación y para las personas.

Cómo organizar una gran sesión (virtual) de lluvia de ideas

Todo esto puede sonar muy bien, pero para defender realmente la causa, tendrá que demostrar que genera resultados, lo que significa que tendrá que dirigir una sesión de lluvia de ideas virtual exitosa. Tenga en cuenta que la lluvia de ideas virtual se puede llevar a cabo con equipos remotos, híbridos o incluso presenciales. Solo requiere que todos «no» estén en la misma habitación.

Paso 1: Elija una herramienta de colaboración compartida que funcione para su equipo.

Formularios de Google y MURAL son dos útiles herramientas de colaboración que facilitan el intercambio anónimo de ideas y tienen una opción básica «gratuita». Google Forms es más útil para una lluvia de ideas basada en texto. No necesita iniciar sesión en Google Forms para enviar una idea, por lo que las contribuciones son automáticamente anónimas. MURAL es una herramienta de pizarra virtual que funciona mejor para compartir ideas que tienen un componente más visual. Para facilitar el anonimato en MURAL, cada participante puede crear una cuenta desechable o elegir un alias al iniciar sesión.

Para empezar, todos los asistentes a la reunión tendrán que iniciar sesión en una herramienta de videoconferencia para hablar de sus ideas. Para que esto funcione en tiempo real, los miembros deben iniciar sesión prácticamente aunque la reunión sea presencial. Sin embargo, si trabaja en un equipo en varias zonas horarias, puede pedir a cada participante que añada sus ideas a la plataforma que elija de forma asincrónica antes de una fecha límite determinada.

La sesión de intercambio de ideas puede durar entre 30 y 60 minutos, según el tamaño y la complejidad de la pregunta a la que intente responder.

Paso 2: Generar y organizar ideas.

Asegúrese de enviar el orden del día con antelación y, si es posible, de pedir a los participantes que reflexionen de forma independiente de antemano. Esto le ahorrará algo de tiempo durante la sesión de lluvia de ideas.

Si organiza la reunión en tiempo real, comience la lluvia de ideas dando a todos los miembros del equipo de 10 a 15 minutos para añadir sus ideas de forma independiente a su herramienta de colaboración. Pida a la gente que contribuya con cualquier idea que se les haya ocurrido con antelación y que generen otras nuevas. Tanto MURAL como Google Forms tienen muchas opciones para el aspecto de su pizarra blanca, desde mapas mentales hasta diagramas de flujo y pizarras en blanco con notas adhesivas. Le recomiendo que explore las distintas opciones que ofrece cada plataforma y elija un diseño que se adapte al tema de su sesión.

Por ejemplo, he aquí un ejemplo de cómo puede configurar una pizarra MURAL para una sesión de intercambio de ideas sobre cómo renovar su sitio web.

Si está organizando la lluvia de ideas de forma asincrónica, pida a los miembros del equipo que presenten sus ideas antes de la fecha límite asignada.

De cualquier manera, anime a su grupo a centrarse en la calidad antes que en la cantidad y anímelos a presentar ideas contradictorias si se sienten inspirados para hacerlo, sin preocuparse por las consecuencias. (Recuérdeles que, al fin y al cabo, todo es anónimo.) Investigar lo ha descubierto al abrazar y dejarse energizar por la tensión, como generar ideas que sirvan a objetivos opuestos, facilita la innovación.

Como facilitador, dígale a su equipo que comprobará la pizarra mientras hacen una lluvia de ideas para eliminar las ideas duplicadas y agrupar las ideas similares en categorías más amplias. Esto ayuda a organizar la pizarra y a hacerla más digerible visualmente. Pero tenga cuidado de no eliminar ninguna idea sustantiva.

Paso 3: Evaluar.

Una vez que la generación de ideas termine y la junta esté limpia, es el momento del segundo paso. Si su reunión es en tiempo real, dedique los próximos cinco a 10 minutos a una sesión de comentarios anónimos en la que los miembros del equipo puedan comentar, valorar o votar por sus contribuciones favoritas. (Consulte un ejemplo de una sesión de votación en MURAL más abajo.)

Puede resultar útil dar a las personas un criterio en el que pensar a la hora de evaluar las ideas de los miembros de su equipo. Por ejemplo, puede pedir a su equipo que evalúe al menos tres categorías en una escala del 1 al 10: la novedad, la practicidad y la utilidad de la idea. Las valoraciones adicionales pueden depender del contexto específico del tema de la lluvia de ideas.

Tenga en cuenta que esto también puede hacerse de forma asincrónica. Si este es el caso, siga los pasos anteriores y pida a cada participante que dé su opinión antes de una segunda fecha límite definida. Tanto Google Forms como Mural le permiten votar o hacer encuestas.

Una vez que tenga sus respuestas, si cree que las ideas no eran lo suficientemente sólidas o que necesita más, los miembros del equipo pueden organizar otra sesión para compartir ideas, reevaluar las ideas antiguas o generar otras nuevas en función de lo que vea y escuche.

Paso 4: Reunirse para hablar de las ideas preseleccionadas.

Para los equipos remotos, el último paso puede hacerse en tiempo real en una videollamada. Para los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias, esto puede hacerse en una reunión virtual diferente, cuando la mayoría de la gente pueda iniciar sesión y hablar.

En el caso de los equipos híbridos, puede sacar el máximo provecho de su dinero realizando los pasos uno a tres prácticamente para evitar el bloqueo de la producción y la aprehensión por evaluación, y reuniéndose en la oficina para este último paso. Puede resultar difícil hablar de los comentarios y decidir qué ideas finalizar. Si tiene la opción, reunirse en persona puede ayudar a minimizar los malentendidos.

Al facilitar la conversación, anime a la gente a distanciarse de sus ideas para minimizar que las personalidades y la política se interpongan. En vez de eso, concéntrese en los objetivos declarados del problema que intenta resolver. Utilice las evaluaciones anónimas para asegurarse de que las mejores ideas llegan a la cima.  Luego, mida las ideas en función de los objetivos declarados y desarrolle las ideas que sean más prometedoras. Decida los próximos pasos de la implementación y asigne los siguientes pasos a los miembros del equipo.

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Los líderes que quieren obtener una ventaja de innovación en el futuro del trabajo tienen que evitar ceñirse a los métodos de innovación anteriores a la pandemia. Los líderes de la generación del milenio pueden cambiar eso utilizando las mejores prácticas basadas en la investigación, como la lluvia de ideas virtual asincrónica para impulsar la innovación en los equipos híbridos y remotos, y utilizar los resultados para convencer a los altos líderes de que adopten esas prácticas. Al conseguir más ideas y más ideas novedosas, ganará apoyo y credibilidad entre los principales líderes para sus sugerencias, les ayudará a ver las ventajas de utilizar métodos innovadores que funcionan hoy en día y le ayudará a avanzar en su carrera.