Cuando haga un seguimiento de los proyectos, ignore a sus contadores
por Joe Knight, Roger Thomas, and Brad Angus
¿Recibe informes periódicos de los contadores de su empresa sobre el desempeño financiero de sus proyectos? Esos informes deberían venir con una etiqueta de advertencia roja grande: PELIGRO, PUEDE QUE NO SEA EXACTO.
No es culpa de los contadores. Simplemente siguen lo que se conoce como principios de contabilidad generalmente aceptados, o US GAAP. Pero el problema es exactamente en los PCGA. He aquí un ejemplo que muestra por qué.
En nuestra empresa, fabricamos equipos de automatización. Nuestros proyectos oscilan entre 100 000 y más de 10 millones de dólares y tardan entre unos meses y dos años en completarse. Supongamos que tenemos un proyecto de 5 millones de dólares con un coste total estimado de 4 millones de dólares y un beneficio previsto de 1 millón de dólares, y esperamos que tarde 18 meses en completarse.
Después de dos meses, hemos comprado todas las piezas y componentes principales del sistema y hemos gastado 2 millones de dólares. Según los PCGA, ahora hemos completado un 50%, porque hemos gastado el 50% de nuestro presupuesto. El informe financiero según los PCGA reconocerá la mitad de los ingresos del proyecto, o 2,5 millones de dólares, y la mitad del beneficio presupuestado, o 500 000 dólares. ¡Sin embargo, apenas hemos empezado el trabajo! Aún nos quedan 16 meses de trabajo y aún no sabemos si nos ajustaremos al presupuesto.
La disparidad entre la apariencia y la realidad es evidente en este sencillo ejemplo. En el mundo real, las diferencias suelen ser menos obvias, por lo que los directores de proyectos suelen tomar los informes financieros al pie de la letra: «Vaya, mire todos esos beneficios. Salgamos a comprar una camioneta nueva».
Por eso no utilizamos los PCGA para ejecutar nuestros proyectos. Hemos descubierto que es mucho mejor hacer un seguimiento del porcentaje completado comparando las horas de trabajo reales y las presupuestadas. De esa manera, siempre sabrá cuánto ha hecho en comparación con lo que se espera que haga. También publicamos informes todas las semanas en los que se muestra el porcentaje completado y calculamos las finanzas en consecuencia. Esto facilita al director del proyecto y al equipo tomar medidas correctivas rápidas si las cosas se desvían.
Por supuesto, compilamos los estados financieros de nuestra empresa de acuerdo con los US GAAP para mantener contentos a los banqueros e inversores. Pero no utilizamos los números de los PCGA para la gestión de proyectos, no son un indicador preciso del progreso. Queremos que los contadores ayuden a nuestros primeros ministros a hacer su trabajo, no que se interpongan en el camino.
Esta es la segunda entrada de la serie de blogs de los autores sobre gestión de proyectos. La serie se basa en los consejos de su libro Gestión de proyectos con fines de lucro.
Publicación #1: El pequeño secreto sucio de la gestión de proyectos
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