¿Cuándo deben los emprendedores redactar sus planes de negocio?

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Planificar vale la pena. Los emprendedores que redactan planes de negocio tienen más probabilidades de triunfar, según nuestra investigación, descrita en un artículo anterior para Harvard Business Review. Pero si bien esto podría tentar a algunos emprendedores a hacer de la redacción de un plan su primera tarea, nuestra posterior estudio demuestra que escribir primero un plan es una muy mala idea. Es mucho mejor esperar, no dedicar demasiado tiempo a redactar el plan y, lo que es más importante, sincronizar el plan con otras actividades clave de la empresa emergente.

Un plan de negocios para empresas emergentes parece una buena idea desde el principio porque responde a preguntas básicas como «¿Dónde estamos ahora?» , «¿A dónde queremos llegar?» y «¿Cómo vamos a llegar allí?». Al detallar cómo organizar interdependencias complejas, como los clientes, la competencia, las operaciones, la logística, el marketing y las ventas, redactar un plan primero parece programar las acciones y reforzar el vínculo entre las acciones y el rendimiento de la nueva empresa. Y, como mencionamos, planificar tiene un valor. En nuestro trabajo anterior, analizamos más de 1000 empresas emergentes, las separamos en planificadoras y no planificadoras y descubrimos que los emprendedores que planifican tienen más probabilidades de crear una nueva empresa viable.

Pero la verdadera clave del éxito en los negocios es ser flexible y responder a las oportunidades. Los emprendedores suelen tener que cambiar su negocio cuando queda claro que su cliente original no es el cliente correcto o cuando resulta que su producto o servicio se adapta mejor a un mercado alternativo. Debido a estas realidades, los planes de negocios escritos al principio no son más que una fábula. Y redactar un plan lleva tiempo, tiempo que podría dedicarse a evaluar las oportunidades. Se avecina otro peligro. Un plan podría hacer que el empresario se quede atrapado en una falsa sensación de seguridad que le impida ver la oportunidad real, en lugar de una oportunidad imaginaria.

Para ofrecer a las empresas emergentes ayuda concreta y práctica, volvimos a la Estudio de panel sobre la dinámica empresarial II datos sobre 1000 posibles emprendedores estadounidenses. Con estos datos representativos, trazamos el intento de los emprendedores de crear una nueva empresa viable durante un período de seis años (2005-2011). Al hacer un seguimiento de estos emprendedores a lo largo del tiempo, analizamos con cuidado los antecedentes del emprendedor y las condiciones de la empresa emergente, como la educación y la experiencia previa del fundador, que sabíamos por nuestras investigaciones anteriores que afectan a las posibilidades de éxito.

Para controlar estas influencias, utilizamos un conocido técnica estadística para separar a los aspirantes a emprendedores en dos grupos: planificadores y no planificadores. Esto nos permitió crear «gemelos estadísticos», pares de empresas emergentes similares en varias dimensiones, excepto que una es una planificadora y la otra no. Como resultado, pudimos identificar de forma sólida el impacto que tiene el calendario del plan de negocio en el logro de la viabilidad de la empresa.

Descubrimos que, de media, los emprendedores más exitosos eran aquellos que redactaron su plan de negocios entre seis y 12 meses después de decidir crear un negocio. Redactar un plan en este plazo aumentó la probabilidad de éxito de la viabilidad de la empresa en un 8%. Pero escribir uno antes o después demostró no tener un impacto perceptible en el éxito futuro.

A continuación, examinamos cuánto tiempo deberían dedicar los fundadores a elaborar un plan. Descubrimos que el tiempo óptimo para dedicarlo al plan eran tres meses. Esto aumentó las probabilidades de crear una empresa viable en un 12%. Pasar más tiempo del que esto es inútil, sobre todo porque la información utilizada para informar el plan pierde su moneda. Pasar solo uno o dos meses en el plan era igual de malo. Si la elección era entre redactar un plan rápidamente o no redactarlo, sería mejor que el emprendedor no redactara un plan en absoluto.

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Estos hallazgos deben entenderse en el contexto de qué más tiene que hacer el emprendedor para que su empresa emergente se lleve a cabo. La realidad es que los fundadores están haciendo malabares con varias actividades y redactar un plan es solo una de ellas.

Descubrimos que cuando el plan está secuenciado realmente importa. Redactar un plan junto con las primeras actividades, como definir el mercado o recopilar información sobre la competencia, no añadía nada a las posibilidades de crear una nueva empresa viable. Igual de inútil era redactar un plan cuando el empresario ya había contratado trabajadores o había obtenido financiación externa. De hecho, si se redacta un plan mientras se realizan estas actividades, los emprendedores tienen menos probabilidades de alcanzar la viabilidad de la empresa que los que no redactaron un plan.

Descubrimos que el punto óptimo para elaborar un plan era alrededor de la época en que el empresario hablaba con los clientes, preparaba sus productos para el mercado y reflexionaba sobre sus actividades de promoción y marketing. Comprometer un plan en papel junto con estas actividades aumenta las probabilidades de viabilidad empresarial de una empresa emergente en un 27%.

Pero esto debería restar importancia a dedicar tiempo a redactar un buen plan. Para que un plan sea eficaz, tiene que detallar cuáles son las oportunidades, quiénes son los clientes, por qué la competencia debe tener miedo y cómo opera la empresa y gana dinero.

Sin embargo, lo novedoso de nuestra investigación es que demostramos que el tiempo realmente importa. Nuestro consejo para los emprendedores es que no elaboren un plan demasiado pronto, no dediquen demasiado tiempo a ello y se aseguren de hacerlo junto con otras actividades que realmente impulsen la empresa.

Un buen consejo no solo para los emprendedores, sino también para los directivos de organizaciones más grandes y en crecimiento que necesitan planificar en contextos, como las empresas emergentes, en los que falta información o el entorno es muy incierto.