Cómo es una cultura de correo electrónico compasiva

Todos perseguimos el mismo sueño difícil de alcanzar: una bandeja de entrada de correo ordenada, actualizada y vacía. Pero seamos sinceros, bandeja de entrada cero es difícil —y a veces incluso imposible— de lograr. No importa el número de subcarpetas que creemos o boletines a los que lleguemos anular la suscripción, llegan los correos electrónicos y la resaca nos lleva por debajo de la corriente.

El instinto de gestionar únicamente nuestra bandeja de entrada personal es insuficiente. Es hora de cambiar el guion de cómo gestionamos el correo electrónico. ¿El secreto? Céntrese en proteger de otras personas bandejas de entrada en lugar de las suyas propias. La inversión puede sonar contradictoria. Pero es eficaz, y cuando todo el mundo lo hace, lleva a lo que llamamos un cultura de correo electrónico compasiva, en el que los equipos trabajan juntos para reducir el tráfico general del correo electrónico. Cambie el enfoque: priorícese unos a otros.

Conceptos básicos de la etiqueta del correo electrónico

La protección de las bandejas de entrada de sus colegas comienza con entender bien lo básico. Repasemos:

• Limpie y centre su lista de destinatarios antes de pulsar enviar. ¿Realmente necesitan estar todos en el hilo? Elimine los que no sean necesarios; siempre se pueden añadir más adelante.
• Escriba de forma sucinta y organizada. El contenido de cada mensaje debe ser claro y específico: ¿Cuál es la pregunta, la solicitud que necesita que se apruebe o la información que necesita para entregar?
• Aplique el conocimiento de la situación. Pregúntese: ¿Realmente esta conversación tiene que tener lugar por correo electrónico? ¿Podría ser una videollamada o una videollamada en su lugar? Muchos mensajes se pueden aplazar hasta la próxima conversación casual o reunión rutinaria programada.

Estos conceptos básicos siguen siendo esenciales, ya que añadimos tres hábitos estratégicos que ayudarán a su equipo a avanzar hacia una cultura de correo electrónico compasiva: la copia a ciegas (BCC), la puntualidad y los complementos.

Considere el BCC

Muchos de nosotros pasamos por alto el BCC por completo; sabemos que está ahí, pero no estamos del todo seguros de cómo o cuándo usarlo. La verdad es que el BCC puede y debe utilizarse para correos electrónicos frecuentes y grupales (dos o más personas). Utilice BCC para cualquier correo electrónico que no requiera comunicación directa entre los destinatarios. Esto elimina la posibilidad de que las conversaciones se expandan innecesariamente o se desvíen del tema. Si es necesario un debate en grupo, considere una reunión en su lugar.

Para entender cómo usar el BCC, es importante entender primero cómo no para usarlo. Debido a su funcionalidad (todos los destinatarios de la línea BCC son ciegos o invisibles para los demás usuarios del correo electrónico), BCC tiene un reputación mixta. A menudo se ve como una forma de facilitar la correspondencia secreta o permitir que alguien supervise furtivamente una línea de comunicación. Nosotros sí no recomiendo esta práctica; consideramos que esta etiqueta es poco profesional, irrespetuosa e injusta y puede socavar rápidamente la confianza en el equipo.

Por lo tanto, es fundamental aclarar siempre en el cuerpo quién recibe el correo electrónico, incluso si es de la línea de la BCC. Por ejemplo, escriba: «Estimados David M. y Beverly J.» o «Hola, equipo directivo» al principio del correo electrónico y ponga estas partes en la línea BCC. Esta transparencia crea confianza, claridad y seguridad psicológica. Además, protege a los destinatarios que no quieren que se compartan sus direcciones de correo electrónico.

Además, el uso del BCC reduce el riesgo de que las respuestas respondan a todas, lo que puede abarrotar rápidamente la bandeja de entrada de todos. Imagínese un correo electrónico dirigido a todo un departamento sobre un evento de recaudación de fondos o una cena compartida. Con todos los destinatarios en la línea «Para», ese correo electrónico puede generar decenas de respuestas para todo el grupo. ¿Un enfoque más reflexivo? Deje a todos en la línea de la BCC, escriba el saludo a quién está enviando un correo electrónico y envíelo. Si necesita una respuesta de personas, no pasa nada; pueden responderle directamente. Si es necesario, puede resumir las respuestas al grupo grande a través de BCC en un solo correo electrónico de seguimiento único.

Sea concienzudo con el tiempo

El horario laboral varía (especialmente en un entorno de trabajo híbrido), pero normalmente se puede suponer que es de 9:00 a 17:00 horas, de lunes a viernes. Haga todo lo que pueda para asegurarse de que la hora de entrega del correo electrónico coincide con el horario de trabajo del destinatario. La correspondencia fuera del horario laboral distrae injustamente al destinatario, quien podría sentir por reflejo la necesidad de responder en ese momento. Este efecto dominó hace que el destinatario deje el merecido ocio y lo devuelva al lugar de trabajo. Los correos electrónicos compasivos se pueden utilizar para los mensajes «fuera del trabajo». Si su colega está de vacaciones o de licencia familiar, respete las normas y dele espacio posponiendo el correo electrónico. Respetar el reloj significa mantener los límites de su equipo.

Lo entendemos. Es difícil dejar de responder a un correo electrónico una vez que llega. Puede redactar un correo electrónico fuera del horario laboral y programarlo para que se envíe cuando el destinatario vuelva a conectarse (hablaremos de esto en un segundo). Y si algo es tan urgente y no puede esperar, el correo electrónico probablemente sea la forma equivocada de comunicarse de todas formas: coja el teléfono y haga una llamada.

Utilizar complementos

Cuando se trata de programar los mensajes con antelación, aplicaciones de asistente de correo, como complementos como Boomerang y Hubspot, son sus amigos. Algunos servicios de correo electrónico (Gmail y Microsoft Outlook, por ejemplo) tienen funciones integradas para programar la entrega del correo electrónico. Con estas herramientas, puede redactar un correo electrónico fuera del horario de atención un viernes y programar su envío el lunes por la mañana. Esta práctica no es ineficiente; considérela compasiva con los demás y su bandeja de entrada.

El otro uso importante de los complementos que protegen la bandeja de entrada de su equipo: programar reuniones. Correos electrónicos que comiencen con: «¿Podemos vernos la semana que viene? ,» no son eficientes: conducen fácilmente a una comunicación de ida y vuelta antes de encontrar una fecha y hora adecuadas. En su lugar, recorte los correos electrónicos y programe las reuniones con los complementos de calendario disponibles en la mayoría de las plataformas de correo electrónico. Un software de terceros, como Calendly, puede programar reuniones automáticamente en función de la disponibilidad del equipo, rellenar calendarios e incluir automáticamente un enlace a una reunión virtual. Y si no quiere utilizar software adicional, puede evitar de forma eficaz las idas y venidas innecesarias sobre las reuniones. Indique por adelantado las horas en las que puede reunirse y pida a su colega que confirme una última franja horaria en su respuesta. Una vez confirmado, no tiene que responder, solo tiene que enviar una invitación al calendario y el lugar de la reunión (o un enlace de videoconferencia). Incluya los enlaces y los documentos pertinentes como referencia en la invitación para evitar otro correo electrónico.

Algunos programas de software de correo electrónico, como Microsoft Outlook, incluyen un función «me gusta», que envía una notificación con un solo clic que es a la vez un mensaje de recibo y de apoyo. Se trata de una herramienta sencilla pero poderosa que ayuda a reducir las posibles respuestas por correo electrónico a un visto bueno hacia arriba. Si su plataforma de correo electrónico incluye esta función, intente utilizarla solicitando un «me gusta» a sus destinatarios como muestra de acuerdo.

Conclusión

Aprovechar estos poderosos conceptos, junto con practicar los conceptos básicos de la etiqueta del correo electrónico, le ayudará a proteger las bandejas de entrada de sus colegas y a fomentar una cultura de correo electrónico compasiva. A medida que vaya introduciendo este cambio, inicie una conversación continua con su equipo para determinar y acordar las mejores prácticas de correo electrónico, identificar las áreas de mejora y formarse expectativas realistas como equipo.

Teniendo en cuenta la bandeja de entrada del correo electrónico de su grupo de trabajo, todos revisarán menos el correo electrónico. Reconocemos que este cambio puede requerir una reconfiguración de sus hábitos habituales, lo que podría resultar difícil. Se cometerán errores y excepciones, nosotros también los cometemos. Pero si la comunidad colectiva empieza a respetar la carga de trabajo y los horarios de los demás, habrá menos correo electrónico en todas partes. En este modelo, todos ganan.