Virtual Freedom

Cómo trabajar con personal virtual para ganar más tiempo, ser más productivo y construir el negocio de sus sueños

Descubre cómo contratar Asistentes Virtuales y liberar tu propio tiempo para el trabajo real.

Ser propietario de una empresa es un trabajo bastante exigente: hay un equipo de personal que dirigir, costes que vigilar, estrategia empresarial que decidir e inversores con los que reunirse. Encontrar tiempo para todo ello no es fácil, e incluso si se encuentra ese tiempo, reunir la energía para completar cada tarea es igual de difícil.

Por suerte, el mundo moderno y tecnológicamente avanzado ha proporcionado una solución: Los asistentes virtuales. Se trata de empleados que trabajan para ti, pero que se encuentran en otro lugar, en otra ciudad, estado o incluso país.

Si contratas a un Asistente Virtual, te resultará mucho más fácil.

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Si contratas a un equipo de Asistentes Virtuales eficaces, dispondrás de tiempo para planificar y dirigir tu empresa. Pero si te equivocas en la contratación, podrías encontrarte con aún más trabajo por hacer. Estos resúmenes te muestran la mejor forma de contratar, formar y gestionar un equipo de Asistentes Virtuales.

En estos resúmenes te mostramos la mejor forma de contratar, formar y gestionar un equipo de Asistentes Virtuales.

En este resumen descubrirás

    • la mejor forma de formar a alguien en otra zona horaria;
    • por qué deberías contratar Asistentes Virtuales para el papel pero no para la tarea;y
    • el único trabajo que no puedes subcontratar.
    • Las Asistentes Virtuales.

    La externalización de tu trabajo a personal de otros lugares te permite concentrarte en lo que importa.

    La vida como empresario en nuestro mundo moderno no es fácil. A menudo, se espera de nosotros que seamos multiusos, que hagamos un sinfín de trabajos, cada uno de los cuales requiere mucho tiempo.

    Antes de que puedas siquiera pensar en dedicar algo de tiempo a crear nuevos productos y servicios innovadores, o incluso a vender esos productos y servicios, primero tienes que machacar una agenda repleta de otras cosas: hay personal que dirigir, cheques que escribir, presupuestos que revisar, contratos con proveedores que revisar, y la lista sigue y sigue.

    ¡No es de extrañar que a tantos les cueste! De hecho, los propios intentos del autor por gestionar su negocio le llevaron al agotamiento total; simplemente, no le quedaba tiempo ni energía para tener éxito.

    En ese momento decidió hacer las cosas de forma diferente: subcontrató parte de su trabajo a asistentes virtuales (AVs).

    Las AVs son personal que trabaja con el fin de ayudar a los clientes a conseguir sus objetivos.

    Los asistentes virtuales son empleados que trabajan para ti, pero que no se encuentran en el mismo lugar que tú. Pueden encargarse de un amplio abanico de tareas, desde la contabilidad hasta la gestión de oficinas, permitiendo así a los empresarios y directivos concentrarse en el trabajo que mejor saben hacer y que más les importa. Al contratar a las VAs, pueden disfrutar de lo que se conoce como libertad virtual.

    Hay dos razones principales por las que las VAs suponen una gran oportunidad:

    En primer lugar, Internet permite a las VAs trabajar de forma remota.

    En primer lugar, Internet permite una comunicación constante a miles de kilómetros entre tú y tu VA. No importa lo lejos que estéis, podéis trabajar como si estuvieseis en la misma habitación.

    Por un lado, Internet permite una comunicación constante a través de miles de kilómetros entre tú y tu VA.

    En segundo lugar, hay una enorme reserva de talento disponible. Más de 42 millones de estadounidenses trabajan actualmente como consultores autónomos y trabajadores por cuenta propia; todos ellos están potencialmente disponibles para trabajar a tiempo parcial, a tiempo completo o incluso por proyectos.

    En segundo lugar, existe una enorme reserva de talento disponible.

    Así que, si estás luchando por mantenerte a flote en un mar de tareas, la libertad virtual puede ser tu balsa salvavidas.

    Ninguna VA puede hacer por sí sola todos tus trabajos subcontratados, y hay un trabajo que nunca deberías darle.

    Así como los líderes empresariales no pueden hacerlo todo por sí mismos -por mucho que lo intenten-, tampoco pueden hacerlo las VAs.

    Así que, si estás luchando por mantenerte a flote en un mar de tareas, la libertad virtual puede ser tu balsa salvavidas.

    En pocas palabras, no puedes pedir a una sola VA que haga todo tu trabajo subcontratado. Aunque es tentador encontrar una VA superheroína a la que encargar todo tu trabajo, la desafortunada verdad es que todos somos humanos, incluso tus VAs.

    Si bien una VA puede realizar una o dos tareas mejor que tú, no será capaz de hacer frente a todo el trabajo que necesites transferir.

    Ten esto en cuenta.

    Teniendo esto en cuenta, deberías contratar personal virtual para funciones específicas. Por ejemplo, puedes contratar a un asistente virtual general (GVA) para que gestione la administración de tu empresa. Tu Asistente Virtual General es el que mejor sabe hacer las pequeñas tareas repetitivas, como comprar papelería para la oficina, organizar reuniones o enviar notas.

    Ten en cuenta, sin embargo, que hay una cosa que nunca debes subcontratar: tu contenido, es decir, lo que vendes a tus clientes.

    El contenido puede ser cualquier cosa.

    Un buen contenido puede ser cualquier cosa. Si diriges un sitio web de asesoramiento empresarial, tu contenido puede ser un libro electrónico gratuito que detalle cómo pueden tus clientes crear un blog para hacer crecer su negocio. O si diriges un blog de reseñas de vinos, tu contenido pueden ser vídeos en los que ofrezcas ideas y consejos a los compradores de vino.

    Tu contenido es lo que hace crecer a tu negocio.

    Tu contenido es lo que hace que tu negocio tenga éxito. De hecho, un gran negocio no es el que más gasta en marketing, ni el que llega a lo más alto de las clasificaciones de búsqueda de Google. Más bien, es el que tiene el contenido más atractivo y relevante para sus clientes.

    Así que asegúrate de que tu publicidad es lo más importante.

    Así que asegúrate de que tú mismo proporcionas el contenido. De este modo, te asegurarás de que sea del calibre que tus clientes esperan.

    Por suerte, como has encomendado tus tareas menos importantes a tus VAs, ¡puedes dedicar un montón de tiempo a la creación de contenidos!

    Trabajar con personal virtual es un proceso de aprendizaje, pero hay trucos para hacerlo más fácil.

    “Roma no se construyó en un día, ¡también hizo falta más de una persona para construirla!”

    Trabajar con VAs puede parecer fácil: obviamente, todo lo que tienes que hacer es buscar y contratar a las personas adecuadas, ¿verdad? Pues no es sólo eso. De hecho, es probable que cometas muchos errores en el camino hacia las VAs perfectas.

    El propio autor tuvo que aprender algunas duras lecciones a base de ensayo y error. Por ejemplo, al principio le resultaba difícil juzgar cuánta autoridad e independencia dar a sus VAs. A algunas les dio demasiada, y acabaron trabajando en contra de sus deseos. A otras les daba demasiado poco para que pudieran hacer su trabajo.

    Todo este ensayo y error dio lugar a algunas heurísticas poderosas que puedes utilizar para encontrar a tus VAs.

    Primero, nunca sacrifiques la calidad por el coste. Las buenas VAs no son baratas, especialmente para una Startup. Un desarrollador de aplicaciones, por ejemplo, cuesta hasta 2.500 $ al mes, y un GVA 900 $. Aunque pueda parecer prudente contratar a las VAs más baratas, en realidad es bastante imprudente.

    Recuerda: estas personas son como tus empleados internos, y quieres el mejor trabajo de ellos. En el mundo real, no contratarías a un gerente de oficina barato y sin experiencia en administración, así que ¿por qué hacerlo en el virtual?

    La misma consideración se aplica a la ubicación. Lo más probable es que las VAs extranjeras sean más baratas, y pueden trabajar igual de bien que las VAs de tu país de origen. Sin embargo, trabajar en zonas horarias diferentes y lidiar con las diferencias culturales puede convertirse en una carga.

    Imagina lo frustrante que sería tener que esperar seis horas cada día para obtener una respuesta de la persona encargada de los vídeos de tu sitio web si necesitaras una decisión instantánea sobre cuándo subir un vídeo viral de moda. Puedes acabar perdiendo por culpa de la espera.

    Tú decides, pero piensa si la reducción de precio por el trabajo en el extranjero merece la pena por las molestias añadidas de trabajar en diferentes zonas horarias.

    Contratar a una VA requiere tanta atención como contratar a un empleado normal.

    “Al fin y al cabo, somos empresarios, no desarrolladores web.”

    Aunque nunca veas a tus VA cara a cara, siguen siendo personas. Por tanto, muchas de las cosas que se aplican a la contratación de empleados “normales” también se aplican a la contratación de VAs.

    Lo principal a tener en cuenta cuando contratas a VAs, al igual que con los empleados normales, es que tienes que contratar para el papel, no para la tarea.

    Imagina que necesitas una VA para editar vídeos para tu sitio web. Antes de ir a buscar al mejor editor de vídeo, piensa primero en qué otra cosa puedes querer de tu AV de vídeo digital en el futuro. Por ejemplo, puede que necesites que suban los vídeos, o incluso que los graben.

    En otras palabras, no te centres sólo en su tarea inmediata (edición digital). Piensa “a lo grande”.

    Y aunque no es necesario que entiendas todo lo que hace tu editor de vídeo, necesitas al menos una comprensión básica para poder tomar una buena decisión de contratación.

    Pero la contratación es un proceso que requiere mucho tiempo.

    Pero contratar es una tarea, como cualquier otra, ¿verdad? ¿No podrías subcontratarla a otra AV?

    No.

    No. estás a cargo del desarrollo de tu empresa, así que tienes que estar a cargo de la contratación. Así que asegúrate de investigar las funciones que vas a contratar e infórmate por ti mismo.

    Además, todas las buenas contrataciones empiezan con una buena descripción del puesto. Tienes que tener muy claro -tanto para ti como para los candidatos- lo que quieres de tu VA. Cuanto mejor sea la descripción del trabajo, más fácil será encontrar a la persona adecuada para desempeñarlo.

    Una buena descripción del puesto es clara, precisa y fácilmente comprensible. Utiliza viñetas y sé muy claro sobre lo que quieres de tu VA, y qué experiencia se requiere para el puesto.

    Asegúrate de que las entrevistas de trabajo sean personales. Utiliza siempre algo como Skype o Google Hangouts, y nunca confíes en el correo electrónico. Sólo con la ayuda de entrevistas planificadas y de alta calidad, una buena descripción del puesto de trabajo se convertirá en una buena contratación.

    Pero la contratación no es una tarea fácil.

    Pero contratar es sólo el primer paso…

    No basta con contratar VAs, también hay que formarlas.

    Ningún empresario puede esperar que sus nuevas contrataciones internas sepan exactamente qué hacer sin algún tipo de orientación. Necesitan formación, y lo mismo se aplica a tus VAs.

    Hay tres cosas que debes tener en cuenta a la hora de contratar a las VAs.

    En primer lugar, como ya se ha mencionado, tienes que definir cuidadosamente la función para la que estás contratando. Si, por ejemplo, vas a contratar a una VA para que gestione la administración de tu oficina, tendrás que tomarte el tiempo necesario para decirle exactamente lo que se requiere de ella. No les hagas intuir nada.

    En segundo lugar, tus VAs pueden y deben pedir ayuda siempre que tengan dudas, sobre todo al principio. No permitas que tus AV aprendan por ensayo y error. Deja claro que esperas que pregunten cuando necesiten orientación, para que lo hagan bien a la primera.

    Por último, ten en cuenta las zonas horarias. La formación para alguien que vive a 12 horas de ti tiene que estar bien planificada para que sea bien ejecutada. Aunque encuentres al GVA mejor cualificado en el extranjero, no querrás estar respondiendo a preguntas a las 2 de la madrugada.

    Estos tres principios son un buen punto de partida, pero se necesita más que eso para formar bien a tus VAs.

    Educa a tus VAs.

    Asegúrate de mezclar los tipos de medios que utilizas para formar a tus VA, incluyendo materiales de formación en línea, de audio, visuales y escritos tradicionales. La formación puede requerir mucho tiempo y atención, por lo que desarrollar materiales de formación sólidos te ahorrará trabajo al final. Una vez que hayas elaborado los mejores recursos de formación, podrás utilizarlos cada vez que contrates a una nueva VA.

    Ten en cuenta las diferencias culturales cuando contrates en el extranjero. Por ejemplo, si escribes los correos electrónicos a tus VA filipinas en TODAS MAYÚSCULAS, es posible que lo interpreten como gritos y se sientan personalmente ofendidas. Esto, a su vez, provoca una disminución de la productividad y resentimiento.

    Una vez que hayas formado a tus VAs, tu principal tarea es establecer un sistema de gestión para que su trabajo sea eficiente.

    Una vez completada la formación, estarás mucho más cerca de alcanzar por fin la libertad virtual. Pero esta libertad sólo llegará si tus VAs son capaces de trabajar de forma organizada. En otras palabras, necesitas un sistema de gerente.

    Los mejores sistemas de gestión giran en torno a las hojas de preguntas frecuentes, o hojas de trucos IFTTT – el acrónimo significa “si esto sucede, entonces esto tiene que suceder”

    .

    Puedes pensar en las hojas de trucos IFTTT como en los procedimientos de evacuación de emergencia: en caso de terremoto o incendio, sólo tienes que seguir el procedimiento para ponerte a salvo.

    Las hojas de trucos IFTTT ayudan a tus VAs a saber qué hacer si, por ejemplo, tu sistema se bloquea o se les pasa un plazo. Con un IFTTT, tienen órdenes claras sobre qué hacer a continuación.

    Además, evitan que tengas que microgestionar a tus AV. Se supone que los asistentes virtuales liberan tu tiempo, así que no quieres pasarte el día controlando su trabajo. Además, este enfoque asfixiante y práctico desmotivará a tus asistentes virtuales.

    Sin embargo, cuando tu equipo de VAs empiece a crecer, las hojas de preguntas frecuentes no serán suficientes. En este caso, necesitarás un sistema de gestión completo para controlar lo que hace cada uno.

    Aunque los sistemas de gestión suenan bastante aterradores y complicados, en realidad no tienen por qué serlo. Basta con tener una carpeta de Dropbox o un documento de Google Drive en el que todas las VAs rellenen el progreso de sus tareas para tenerlo todo controlado.

    Los sistemas de gestión son especialmente útiles para las VAs.

    Los sistemas de gestión son especialmente importantes para las nuevas contrataciones. Al principio querrás hacer un seguimiento de su progreso, y los sistemas de gestión te permiten hacer precisamente eso.

    Puedes, por ejemplo, hacer un seguimiento de los progresos de las nuevas contrataciones.

    Por ejemplo, puedes pedir a tus nuevas VAs que te envíen un correo electrónico después de cada día de trabajo detallando lo que han hecho. Esto no sólo mantiene el flujo de comunicación, sino que también te ayuda a decidir si esa VA en concreto es adecuada para ti y para tu empresa. Una vez establecido esto, puedes reducir los informes.

    Para motivar a tus VAs a dar lo mejor de sí mismas, asegúrate de que se sientan parte de tu equipo.

    Como ya has aprendido, tus VAs son personas normales. A las VAs, igual que a tus empleados habituales, les gusta formar parte de un equipo. Por lo tanto, es importante que te asegures de que tus VAs se sienten realmente parte de un equipo.

    Un buen punto de partida es una remuneración justa. Págales lo que valen según su experiencia y por encima del valor de mercado. Asegúrate también de tener en cuenta las condiciones del mercado y la ubicación, ya que en algunos países la remuneración es considerablemente inferior a la de otros en los que los ingresos medios son más elevados.

    Y paga siempre a tiempo.

    Y paga siempre a tiempo, sobre todo a tus VAs extranjeras, muchas de las cuales son las únicas proveedoras de familias numerosas, cuyo bienestar depende de sus ingresos puntuales.

    Sé creativo con las primas y los beneficios. No hace falta que atraigas con salarios altos; a veces, cosas como el seguro médico también sirven. Y siempre paga un extra por trabajar en vacaciones.

    Pero una buena paga y beneficios no son suficientes. Si quieres que tus VAs se conviertan en un verdadero equipo, tendrás que implicarlas en tu negocio.

    Asegúrate de reunirte regularmente con todas tus VAs, al menos por Skype, y hazles sentir que forman parte de tu visión más amplia. Evalúalas periódicamente y asegúrate de que reciben comentarios sobre su trabajo. Quieren saber cuándo lo han hecho bien y qué pueden hacer para ser mejores, igual que tú.

    Una vez que tu equipo sea lo suficientemente grande, puede que te des cuenta de que dedicas todo tu tiempo a gestionar a tus VAs y nada a hacer las cosas para las que querías tener tiempo en primer lugar. Cuando esto ocurra, puede que necesites subcontratar la gestión real de tu equipo de VAs.

    Llegados a este punto, es hora de plantearse contratar a un Gestor de Proyectos Virtual para que supervise a tus VAs, de modo que puedas dedicar tu tiempo a ofrecer contenidos e innovaciones de alta calidad a tus valiosos clientes.

    Conclusiones

    El mensaje clave de este libro:

    Los asistentes virtuales te dan la oportunidad de ceder el trabajo rutinario y centrarte en lo que realmente te gusta de ser un líder empresarial: la creatividad y la innovación. Pero, ¡cuidado! La simple contratación de asistentes virtuales no solucionará todos tus problemas; tendrás que ser inteligente al respecto.

    Consejos para la acción

    Consejos Accionables:

    Contrata a tus propias VAs.

    Descubre qué acapara tu tiempo.

    La próxima vez que tengas ocasión, haz una lista de todas las tareas específicas que tienes que hacer y que te distraen del trabajo “real”. Por ejemplo, probablemente no te metiste en un negocio para poder revisar presupuestos; probablemente estás en él para difundir tus grandes ideas y seguir innovándolas. Con esta lista, tendrás una idea mucho mejor de cuántas VAs necesitarás contratar para liberar tu tiempo para el trabajo real.

    Lecturas recomendadas: Remote de Jason Fried y David Heinemeier Hansson

    En Remote, se ofrece una mirada al interior de un nuevo tipo de relación laboral que la tecnología moderna hace posible, llamado “trabajo a distancia”. El libro detalla los temores habituales de las empresas sobre permitir que los empleados trabajen a distancia y, por el contrario, expone las numerosas ventajas del trabajo a distancia. Y lo que es más importante, ofrece consejos prácticos a los gerentes que emplean a trabajadores a distancia o están considerando introducir opciones de trabajo a distancia en su empresa.

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