Urgent!

Estrategias para controlar la urgencia, reducir el estrés y aumentar la productividad

Aprovecha el poder de la urgencia para reducir el estrés y aumentar la productividad.

¡Urgente! Hoy en día parece que todo lo es. En el lugar de trabajo moderno, impulsado por la tecnología, sentir que tenemos que hacerlo todo ahora se ha convertido en la norma, y es tóxico. La urgencia innecesaria es perjudicial a largo plazo, ya que provoca estrés, agotamiento e ineficacia.

Pero aquí está el truco: no toda la urgencia es mala. En algunos casos, es necesaria para hacer las cosas con rapidez o para impulsar el progreso. Y de la misma manera que un exceso de urgencia puede tener consecuencias destructivas para la moral y la productividad, un exceso de urgencia puede provocar letargo y estancamiento.

Por lo tanto, la urgencia no es mala.

Este resumen esboza cómo alcanzar un sano término medio. Con ideas inteligentes y consejos prácticos, muestran cómo aprovechar la urgencia para alcanzar tus objetivos, reducir el estrés e impulsar el éxito tanto a nivel personal como organizativo.

Empezar a trabajar con urgencia.

En este resumen, aprenderás

  • la diferencia entre urgencia productiva e improductiva;
  • qué es la urgencia y qué es la improductividad
  • qué tienen en común la urgencia y el helado; y
  • por qué ser menos reactivo y más receptivo aumentará tu rendimiento.
  • Por qué ser menos reactivo y más receptivo aumentará tu rendimiento.

La urgencia insensible perjudica tu bienestar y tus niveles de productividad.

Eres muy trabajador. Te enorgulleces de ser un miembro eficaz del equipo y de hacer bien tu trabajo. Y a veces, te sientes como un pollo corriendo sin cabeza.

¿Sí, no, tal vez sí? Una investigación publicada en 2018 en el Journal of Applied Psychology revela que el 40 por ciento de los estadounidenses experimentan ansiedad durante su jornada laboral, y el 72 por ciento afirma que afecta a su vida laboral y personal. La tecnología, sin duda, desempeña un papel importante. El nivel al que ahora estamos todos conectados ha dado lugar a un flujo constante de información y a un ritmo que es imposible seguir.

Para satisfacer estas demandas urgentes, siempre estamos ocupados, siempre tenemos pánico, siempre nos apresuramos a cumplir, pero nunca somos realmente eficaces. Esto conduce inevitablemente al agotamiento y a un golpe a nuestro bienestar físico y mental. También provoca el incumplimiento de plazos, la repetición de tareas y el desgaste, todo lo cual es costoso para la empresa.

El mensaje clave aquí es: La urgencia insensata perjudica tu bienestar y tus niveles de productividad.

¿Pero adivina qué? Muchas de esas cosas marcadas como “urgentes” son como el emperador y su ropa nueva, es decir, no son lo que parecen. El Oxford English Dictionary define la urgencia como “importancia que requiere una acción rápida”. Pero en el lugar de trabajo actual, “urgente” se ha convertido en sinónimo de cualquier cosa ligeramente sensible al tiempo, sea o no importante. Esta urgencia innecesaria crea estrés y distracción, por lo que se denomina urgencia improductiva.

Hay dos tipos de urgencia improductiva: la falsa y la evitable. La urgencia falsa puede ser autoinfligida, como reaccionar a un mensaje que sabes que en realidad no era urgente. Las investigaciones demuestran que se tarda hasta 20 minutos en recuperarse incluso de una breve interrupción. Otras veces, es externo; tu colega ha enviado una serie de correos electrónicos con asuntos que van de “urgente” a “¡URGENTE!” y a “¡REALMENTE URGENTE!”. Sabe que si habla lo suficientemente alto, conseguirá lo que quiere.

Luego está la urgencia inevitable. Es cuando hay verdadera urgencia, pero sólo porque algo podría haberse evitado y no se hizo. Es el resultado de cosas como la procrastinación, la desorganización, el exceso de compromisos o una mala gestión del tiempo. En ambos casos, despídete de tu jornada laboral planificada.

Es hora de poner fin a la urgencia. Para ayudar a mitigar tu propio enfoque potencialmente improductivo de la urgencia, el autor propone “El Libro de Jugadas de la Urgencia”, un conjunto de diez principios y estrategias que se esparcen a lo largo de este resumen.

En primer lugar: No grites lobo. En otras palabras, no actúes como si algo fuera urgente si no lo es. Reserva la urgencia para cuando sea realmente importante, urgente e inevitable. Con el correo electrónico, por ejemplo, imagina que hay un sistema de fichas de urgencia: recibes cinco solicitudes urgentes al mes. Cuando se te acaben, se acabó, ¡a menos que quieras que te coman tus compañeros!

Cultivar una mentalidad proactiva puede ayudarte a controlar los tipos de urgencia que aceptas y propagas.

La urgencia es como el helado: es fácil de comer, adictiva y puede quitarte el apetito para la cena, es decir, para las cosas importantes. Y, como el helado, la urgencia tiene muchos sabores. Además de los tipos de urgencia destructiva e improductiva, también existe la urgencia razonable y productiva, cuestiones que no se podían planificar y que requieren una acción rápida.

Quizá te acabas de enterar de una oportunidad de ensueño y el plazo de solicitud termina mañana. O tal vez tu empresa está siendo sometida a una investigación reglamentaria, y has recibido una solicitud de un informe por parte de los altos cargos. La urgencia productiva puede ser una forma asombrosa de crear tracción e impulso, y es el único tipo de urgencia que debes aceptar.

La urgencia productiva puede ser una forma asombrosa de crear tracción e impulso, y es el único tipo de urgencia que debes aceptar.

Éste es el mensaje clave: Cultivar una mentalidad proactiva puede ayudarte a controlar los tipos de urgencia que aceptas y propagas.

Al igual que debes limitar el tipo de urgencia que aceptas, es crucial ser consciente de la urgencia que generas. Sea cual sea tu función, tus acciones irreflexivas podrían fastidiar el día a otra persona. Esto nos lleva al segundo y tercer principio del Libro de Jugadas de la Urgencia: utiliza la urgencia con cuidado, y evita crear una urgencia innecesaria para los demás.

Estos principios están estrechamente relacionados. Ambos implican hacer de un estilo de trabajo proactivo tu modus operandi. Cuando trabajas de forma proactiva, actúas de forma que maximices el beneficio -y minimices el daño- para ti y para los demás. Cambiar hábitos y comportamientos arraigados es difícil, pero todo parte de tu conciencia y perspectiva. Para empezar, hay algunas mentalidades que puedes centrarte en desarrollar.

Primero, planifica con antelación – porque “no planificar es planificar para fracasar”. Esto se aplica tanto al trabajo como a tu vida personal.

A continuación, sé alguien que retribuye. Esto significa tener en cuenta las necesidades de tus compañeros. ¿Trabajas de forma que les facilites la vida?

Esfuérzate por hacerlo bien a la primera. Las prisas conducen a errores, que a su vez conducen a repeticiones innecesarias. Puede parecer que no tienes tiempo para ir más despacio, pero ahorrarás tiempo si, como dice el viejo refrán de la carpintería, mides dos veces y cortas una.

Siempre haz las cosas bien a la primera.

Siempre prioriza por importancia, no por urgencia. Para no sólo sobrevivir, sino prosperar en medio de la sobrecarga de información actual, tienes que cribar las prioridades que compiten entre sí y concentrarte primero en lo importante.

Trata de priorizar por importancia, no por urgencia.

Intenta minimizar la dilación. La procrastinación suele producirse cuando una tarea requiere mucho tiempo o es compleja, o cuando no hay presión externa. Movilízate encontrando a alguien que te haga responsable.

Por último, piensa varios pasos por delante. Como los jugadores de fútbol que se pasan el balón, asegúrate de estar en sintonía con tu equipo para poder anticipar futuros movimientos en situaciones reactivas.

Implanta un sistema proactivo para gestionar tu trabajo con eficacia y aumentar la productividad.

Considera tu sistema de productividad actual. ¿Te obliga a trabajar de forma reactiva en lugar de proactiva? Digamos que recibes una alerta por correo electrónico; no es urgente, pero es insistente, así que reaccionas compulsivamente. Esto es reactividad en el primer minuto.

También está la reactividad de última hora, como cuando te dices a ti mismo que te ocuparás de un correo electrónico más tarde, para olvidarte de él y tener que lidiar con lo que ahora se ha convertido en urgente. En el proceso, desbaratas tus prioridades y sometes a los demás a una presión innecesaria. ¿Te suena?

El truco para maximizar tu productividad es operar en la zona proactiva. Es el equivalente en tiempo a las gachas de Ricitos de Oro: ni demasiado pronto, ni demasiado tarde… lo justo.

El truco para maximizar tu productividad es actuar en la zona proactiva.

El mensaje clave es éste: Pon en práctica un sistema proactivo para gestionar tu trabajo con eficacia y aumentar la productividad.

El cuarto principio de The Urgency Playbook – diles cuándo lo necesitas para – está relacionado con esto. Mantenerse en la zona proactiva implica ser claro con los plazos. Así que, cuando solicites trabajo, indica siempre la fecha límite y asegúrate de que tu equipo hace lo mismo.

Ahora, prepárate para transformar tu sistema actual en uno más proactivo.

Empieza por organizar todos tus compromisos en un único lugar. Tal vez utilices un calendario digital para tus reuniones, pero ¿tus tareas pendientes están dispersas por una aplicación, un cuaderno y tu cabeza? Combinar tus tareas y citas a través de una herramienta sencilla como MS Outlook o Gmail te proporciona una mejor visibilidad y control de tu trabajo.

Luego, gestiona tus actividades por tiempo. Esto implica bloquear un plazo concreto en tu calendario o asignar una tarea a un día determinado. Ordenar por fecha de vencimiento es la norma, pero contribuye a una mentalidad de última hora. Considera la posibilidad de ordenar las tareas según la fecha de inicio deseada.

Asegúrate de destacar tres prioridades críticas cada día, y lucha por ellas. Ganarás concentración y perspectiva con sólo diez minutos cada mañana, y una hora al principio de cada mes.

Recuerda equilibrar tu tiempo. Eso podría significar limitar tus reuniones semanales para que tengas tiempo suficiente para las prioridades y las tareas administrativas.

Por último, pero no por ello menos importante, ¡desactiva las alertas por correo electrónico! ¿Realmente necesitas saber cada vez que llega un correo electrónico? La respuesta es, por supuesto, no. Y tu productividad se resiente por las distracciones innecesarias. Para los asuntos verdaderamente urgentes, di a tus compañeros que te llamen o que se comuniquen en persona.

Tu estilo de trabajo se basa en el correo electrónico.

Tu estilo de trabajo influye en los que te rodean, sobre todo si eres un líder. Todos estos son cambios básicos, pero si se hacen de forma coherente, tendrán un enorme impacto en la productividad de todos.

Los diales de urgencia pueden ajustarse para gestionar prioridades y plazos que compiten entre sí.

Aquí tienes algo de ironía: El autor estaba escribiendo un libro sobre la urgencia, y el tiempo se había convertido en una cuestión de, bueno, urgencia. Su fecha de entrega le había parecido razonable cuando la había fijado, pero entonces se había comprado una casa. De repente, tenía que hacer frente a una mudanza y le resultaba difícil escribir.

En lugar de dejarse llevar por el pánico, envió un correo electrónico a su editor para comprobar si había margen de maniobra. ¡Y lo había! Con sólo hacer la pregunta, negoció la urgencia. Este es un ejemplo de cómo una restricción -en este caso, el tiempo- puede ajustarse para disminuir la presión y hacer las cosas. Además del “dial” del tiempo, la calidad, el alcance, el presupuesto, los recursos y el riesgo también pueden utilizarse para moderar la urgencia.

El mensaje clave aquí es: Los diales de urgencia pueden ajustarse para gestionar prioridades y plazos que compiten entre sí.

Al igual que los botones de volumen, los diales de urgencia pueden subirse o bajarse para conseguir el equilibrio adecuado al gestionar un asunto urgente o un plazo inminente. Si lo que está en juego es el tiempo y no es negociable, los otros cinco diales pueden ajustarse para que no te atropelles a ti mismo ni a tu equipo.

Todos queremos entregar un trabajo de calidad. Pero aumentar la calidad exigida puede presionar sobre el plazo de entrega. A veces, lo suficientemente bueno es lo suficientemente bueno, y un 80 por ciento perfecto a tiempo es mejor que un 100 por cien entregado con retraso. En la fabricación, el lema es “Puedes tenerlo rápido, barato o bueno: elige dos”

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Luego está el alcance. Ajustar el alcance implica discernir qué componentes son realmente necesarios para la tarea en cuestión. También consiste en equilibrar la carga de trabajo de los miembros de tu equipo para asegurarte de que pueden centrarse en el plazo crítico.

A continuación, considera tus recursos. Si tu equipo se está doblando bajo presión, incorpora más recursos para ayudar, o pide ayuda a otros que no estén trabajando al máximo de su capacidad. A la inversa, puedes eliminar recursos para aumentar la urgencia.

Tu presupuesto puede acelerar o ralentizar las cosas. Disponer de más dinero puede significar que puedes subcontratar el trabajo a partes o servicios externos, así que hazte una idea de los proveedores a los que se podría recurrir en caso necesario.

Por último,

Tu presupuesto puede acelerar o ralentizar las cosas.

Por último, está el riesgo. Aumentarlo puede significar recortar algunas esquinas para que seas más rápido. Pero si eres reacio al riesgo, puede que necesites crear un alto nivel de urgencia para cumplir el plazo. No te veas obligado a tomar decisiones en fracciones de segundo, sobre todo en cuestiones importantes. Si quieren un veredicto rápido, la respuesta es “No”

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Lo mismo ocurre a la inversa. Recuerda que todos estamos ocupados y que cualquier petición que hagas puede competir con las prioridades de los demás. Así que no esperes siempre un servicio instantáneo: ése es el quinto principio del Libro de Escenarios de la Urgencia.

Para defenderte de la urgencia externa, puedes Responder o Absorber.

Ahora ya sabes cómo ser más proactivo personalmente, pero ¿cómo te enfrentas a la urgencia desbocada en tu equipo? Bueno, ése es uno de los rasgos distintivos del liderazgo de alto calibre: saber moderar la urgencia y aprovecharla para hacer lo correcto en el momento adecuado. El objetivo es mantener a tus colegas en una zona activa y productiva.

El sexto principio de The Urgency Playbook describe un paso sencillo que puedes dar para empezar a moderar la urgencia en el lugar de trabajo: utiliza las herramientas adecuadas para las solicitudes urgentes. El correo electrónico se utiliza para todo y, como tal, no es una herramienta adecuada para transmitir la urgencia. Asegúrate de que dispones de un método de comunicación eficaz para cuando surja algo verdaderamente urgente.

Éste es el mensaje clave: Para defenderte de la urgencia externa, puedes Responder o Absorber.

Supongamos que llega un problema u oportunidad críticos, y necesitas que tu equipo dé un paso adelante y los aborde a tiempo: tienes que aumentar la urgencia productiva al tiempo que defiendes a tu gente frente a peticiones poco razonables. La clave aquí es ser receptivo, no reactivo, que es el principio siete del Libro de Jugadas de la Urgencia.

La diferencia entre receptivo y reactivo es la diferencia entre medido y visceral, deliberado e instintivo, tranquilo y estresado. Responder no significa retrasar las cosas. Sólo significa dejar el bolígrafo y reflexionar brevemente antes de firmar. O ser consciente e intencionado al interrumpir a los demás -principio ocho del Libro de Jugadas de la Urgencia- para no causar distracciones innecesarias.

Cuando respondes a un problema, en realidad estás realizando un montón de pequeñas acciones en secuencia. Estás haciendo una pausa para reconocer que es un momento de posible reacción, y evaluando para comprender qué implica el asunto o por qué es relevante. A continuación, prioriza para considerar el coste de oportunidad si cambias de actividad, y decide el mejor curso de acción. Éstos también son hábitos que puedes inculcar a tu equipo.

Una de las ventajas de hacer una pausa es que te permite sondear los supuestos. Cuando reaccionas a ciegas, corres el riesgo de asumir que el trabajo es urgente, y olvidarte de la opción de negociar. Puede que esa tarea entrante implique mucho trabajo de falsa urgencia. Tu papel aquí es reconocer y absorber la urgencia para evitar que cause problemas o pánico a tu equipo.

En lugar de desviar inmediatamente a tu equipo hacia la tarea, haz que la otra parte justifique primero su urgencia. Pregúntale por qué el asunto es urgente, o si realmente lo es. Si lo haces con educación y firmeza, la gente verá que te centras en lo importante. Por supuesto, aquí también tienes los diales de urgencia con los que negociar.

Para impulsar la urgencia interna y crear impulso, tienes que Movilizar a las tropas.

La pendiente era muy pronunciada, y el autor estaba luchando. Si perdía el equilibrio, sabía que el desnivel era de varios cientos de metros hasta el fondo.

Si perdía el equilibrio, sabía que el desnivel era de varios cientos de metros hasta el fondo.

Había decidido escalar Carrauntoohil, la montaña más alta de Irlanda, con su hijo. El único problema era que el autor tenía un miedo mortal a las alturas. Su guía lo sabía. Había vigilado al autor mientras ascendían, dándole ánimos con suavidad.

Pero cuando se acercaban a la cima, el autor empezó a sentir pánico. Cayó de rodillas. Entonces, de repente, oyó unos gritos: “DE RODILLAS, DERMOT. DE RODILLAS NO LLEGARÁS A LA CIMA. VAMOS, HOMBRE”. ¿Era su mismo guía de voz suave?

El autor despegó, corriendo el tramo final hasta la cresta. Cuando se desplomó, el guía se acercó, le estrechó la mano y le dijo suavemente: “¡Bien hecho, sabía que podías hacerlo!”

Esta táctica de empujar y tirar fue una muestra excepcional del poder movilizador que puede ejercer un líder cuando se trata de impulsar la urgencia.

El mensaje clave es el siguiente: Para impulsar la urgencia interna y crear impulso, necesitas Movilizar a las tropas.

Quizás quieras aumentar la sensación de urgencia dentro de tu equipo para abordar una prioridad interna crítica. Para movilizar a los demás a la acción, tendrás que comunicarte de forma deliberada y clara. Eso empieza por demostrar que te importa la tarea y comprometerte plenamente cuando es verdaderamente urgente -número nueve del Libro de Jugadas de la Urgencia. Tu sistema de trabajo proactivo aliviará la carga de cambiar las prioridades existentes para dejar espacio a la nueva.

O tal vez quieras impulsar un nuevo proyecto a más largo plazo. Es fácil que la gente piense que tiene tiempo infinito cuando la fecha de entrega es dentro de seis meses. Si la movilización no se produce desde el principio, corres el riesgo de encontrarte de repente con un montón de urgencias evitables.

Por lo tanto, fija plazos responsables y no te desanimes.

Así que fija plazos responsables. Sé perspicaz en este punto; demasiados plazos, o falsos, podrían empujar a tu equipo a la zona reactiva. En su lugar, cultiva una cultura de responsabilidad. Hay dos formas de hacerlo. En primer lugar, viernes significa viernes: no dejes que tu equipo se escabulla y pase la fecha límite sin darse cuenta. En segundo lugar, permite la negociación: muéstrate abierto a discutir la fecha límite si no creen que el viernes funcione.

Es importante “permitir” que se cuestione el por qué de una tarea, en contraposición a la cultura del “hazlo y ya está”. Puede potenciar y motivar a tu equipo al hacer que se impliquen más personalmente. Otra forma de inspirar la acción es reconocer, y recompensar, los esfuerzos fenomenales en los plazos urgentes. Tal vez eso adopte la forma de un regalo considerado o una cena de equipo. A veces incluso basta con un sincero “Gracias”.

Defraudar los bucles de urgencia permite a tu equipo volver a centrarse en las verdaderas prioridades.

Los paramédicos nunca corren ni tienen prisa. Se les enseña a moverse con determinación y calma, incluso en las emergencias más graves. Esto garantiza dos cosas: da tiempo a los paramédicos para evaluar la situación y comunica liderazgo en lo que probablemente sea un entorno cargado.

Los directivos tienen que asegurarse de que los paramédicos se mueven con calma.

Los gerentes deben asegurarse de que actúan con la misma determinación y calma. Debes esforzarte por fomentar e impulsar una cultura de proactividad en lugar de permitir que los demás se vean atrapados en bucles de urgencia -estados de actividad frenética en los que todo parece más agudo y crítico de lo que es.

El truco está en desactivar la tensión.

El truco está en desactivar estos bucles de urgencia antes de que se te vayan de las manos, para que tu equipo pueda reagruparse y centrarse en sus verdaderas prioridades.

El truco está en desactivar estos bucles de urgencia antes de que se te vayan de las manos.

El mensaje clave aquí es: Desactivar los bucles de urgencia permite a tu equipo volver a centrarse en las verdaderas prioridades.

En un puesto de liderazgo, tus comportamientos son visibles para todos los miembros de tu equipo e influyen en ellos, por lo que es vital que seas un modelo de lo que deseas ver en los demás. Parte de predicar con el ejemplo es hacer lo que dices que vas a hacer, el último principio del Libro de Jugadas de la Urgencia. Eso significa cumplir tus compromisos y promesas, o tender la mano y negociar si no puedes. Prepárate para el éxito siendo realista contigo mismo en lo que respecta a la planificación y las promesas.

Otra forma de desactivar la urgencia es dedicar tiempo a tu equipo. En uno de los talleres del autor, un participante recordó a un antiguo jefe: “Por muy ocupado que estuviera, siempre tenía tiempo para ti”. Esa capacidad que parece mágica requiere mucho esfuerzo en realidad. Pero estar disponible puede hacer maravillas a la hora de inspirar a tu equipo y mantenerlo centrado.

A veces, la mejor forma de restablecer a una persona en estado de pánico es darle una buena bofetada en la cara, en sentido figurado, por supuesto. Esta “bofetada de pánico” actúa como un disyuntor en sus patrones de pensamiento. En lugar de una bofetada física, inventa un signo que indique que se ha dado la bofetada de pánico. Esto puede inyectar humor en una situación tensa y significar que ha llegado el momento de hacer una pausa y reconsiderar la situación.

Por último, cuando las cosas se pongan difíciles, puedes ayudar a tu equipo a volver a centrar sus esfuerzos “saliendo de la pista de baile y yendo al balcón”. En otras palabras, retírate mentalmente en medio de la acción y pregúntate qué está pasando realmente. Este mecanismo garantiza que respondas en lugar de reaccionar.

Como con cualquier actividad de atención plena, esto requiere práctica. Sé amable contigo mismo en los momentos de fracaso y recompénsate cuando notes un cambio. Tómate tu tiempo: no hay prisa.

Conclusiones

El mensaje clave de estos resúmenes es:

En el acelerado ritmo de trabajo actual, muchas cosas se hacen pasar por urgentes, cuando en realidad no lo son. La clave para trabajar de forma sostenible y con éxito es reconocer y reducir la urgencia improductiva, al tiempo que se buscan oportunidades para maximizar la urgencia productiva. Si tomas conciencia de las trampas reactivas, tanto internas como externas, y entrenas los comportamientos arraigados para que sean más proactivos, descubrirás que puedes moderar la urgencia en tu propio beneficio y en el de tu equipo.

Y aquí tienes un ejemplo de lo que puedes hacer.

Y he aquí algunos Consejos Accionables más:

Controlar la urgencia

Revisa tu lenguaje.

Utilizar “ASAR” – “tan pronto como sea razonable”- en lugar del omnipresente “ASAP” puede parecer un cambio insignificante. Pero el lenguaje es una herramienta poderosa. Cuando pides que algo se haga “lo antes posible”, estás pidiendo agresivamente a la gente que baraje sus otros compromisos y ponga este trabajo en primer plano. ASAR es un enfoque más suave y confiado, que permite a los demás decidir cómo integrar el trabajo en sus prioridades actuales. Por supuesto, en algunos casos es necesaria una reacción instantánea, pero el truco está en elegir bien tus palabras. Esto marcará la pauta de cómo tú y tu equipo afrontáis la urgencia, y contribuirá a una cultura de trabajo negativa o positiva.

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