Optimiza tu empresa mediante una herramienta de gestión sencilla pero eficaz.
¿Cómo está funcionando tu empresa? ¿Estás satisfecho con los resultados? Tal vez sientas que tu éxito se ve obstaculizado por cientos de problemas, como las discusiones entre empleados o demasiada burocracia. O tal vez sientas que tienes que reinventar la rueda sólo para sobrevivir los próximos meses.
Este resumen esboza un método paso a paso para resolver tus problemas empresariales. El Sistema Operativo Empresarial te ayudará a eliminar los procesos innecesarios de tu organización y te ayudará a recuperar el equilibrio en el mercado que hayas elegido.
Basado en las lecciones aprendidas a través de la práctica y la experiencia, este sistema te muestra cómo centrarte en sólo seis elementos puede ayudar a encarrilar tu empresa. Así que pon a tu equipo directivo a bordo y da los primeros pasos hacia la revitalización de tu empresa leyendo este resumen.
En este resumen te mostramos cómo centrarte en sólo seis elementos puede ayudarte a recuperar el rumbo de tu empresa.
En estos resúmenes, aprenderás
- por qué intentar complacer a todos es una mala idea;
- por qué el uno es el número mágico cuando se trata de responsabilidad; y
- por qué una empresa necesita “rocas” para prosperar
.
Guía a tu empresa hacia el éxito definiendo claramente lo que valora y lo que pretende ofrecer.
Cuando reflexionamos sobre el mandato de Steve Jobs en Apple, está claro que su trabajo inspiró a mucha gente. Al fin y al cabo, su objetivo era construir una empresa que no se limitara a crear tecnología, sino que mejorara la humanidad.
Pero, al mismo tiempo, su objetivo era crear una empresa que mejorara la humanidad.
Si bien el objetivo del Sistema Operativo Empresarial (EOS) no es tan elevado, no hay que subestimar sus poderes.
El EOS es una herramienta para emprendedores.
Esta herramienta empresarial es como un plan de empresa abreviado, que busca respuestas a una serie de preguntas para encaminar tu empresa. Consta de seis pasos.
El primero es definir una visión para tu empresa.
Tu visión guiará el camino de tu empresa.
Tu visión guiará todos los demás procesos y decisiones de tu organización, lo que significa que debe ser muy clara. Definirá tu organización, hacia dónde se dirige y cómo llega hasta allí.
La visión es la base de tu organización.
Más allá de eso, tu visión debe ser comprendida y compartida por todos los miembros de la organización. Si no es así, tus empleados no se moverán ni actuarán de forma concertada.
La búsqueda de una visión comienza por una visión clara.
La búsqueda de una visión comienza por definir cómo quieres ser como organización. Para ello, haz que tu equipo de liderazgo identifique dos cosas: tus valores fundamentales y tu foco principal.
Tus valores esenciales son de tres a siete principios fundamentales por los que se rige tu empresa.
Por ejemplo, entre los valores esenciales de tu empresa se encuentran la ética, la ética profesional y la ética empresarial.
¡
Por ejemplo, entre los valores fundamentales de la cadena de restaurantes Americana Zoup! Fresh Soup Company están una actitud de “puedo hacerlo” y la pasión por la marca de la empresa. Estos valores determinan a quién contrata la empresa, así como su forma de tratar al personal, a los clientes y a los socios comerciales.
Una vez que hayas definido tus valores fundamentales, puedes pasar a tu enfoque principal definiendo lo que tu empresa pretende ofrecer. O, dicho de otro modo, qué necesidades quiere satisfacer tu empresa.
¿Por qué es importante definir este enfoque?
¿Por qué es importante definir este enfoque?
Veamos el caso de la empresa de servicios y suministros para impresoras láser Image One. La empresa tuvo problemas cuando amplió su negocio a las redes informáticas.
En medio de la confusión, los ejecutivos de la empresa se recordaron a sí mismos el objetivo principal de Image One: simplificar el entorno de impresión de sus clientes.
Así que decidieron abandonar el servicio de impresoras láser y el suministro de impresoras láser.
Así que decidieron abandonar la división de informática y centrarse en su objetivo principal. Desde entonces, la empresa ha prosperado, experimentando una tasa media de crecimiento anual del 30 por ciento.
Planifica una serie de objetivos basados en los meses y años venideros para determinar tus pasos de marketing.
“Si intentas complacer a todo el mundo, perderás el culo”
Imagina que estás planeando una escapada alrededor del mundo. Probablemente estés pensando en qué ciudades visitar, cómo incluir las atracciones más pequeñas y, por supuesto, cómo desplazarte.
Piensa en lo siguiente:
¿Qué quieres hacer?
Cuando desarrolles un plan de empresa, deberás tener en cuenta detalles similares. Asegúrate de que tu equipo directivo planifica cuidadosamente qué se va a conseguir, cuándo y cómo.
Para ello, haz una lluvia de ideas con tu equipo sobre un objetivo a diez años. Se trata del objetivo más amplio de tu empresa sobre dónde queréis estar dentro de diez años, crucial para definir la dirección general de tu empresa.
A continuación, define tu imagen a tres años. Esto debería describir qué estrategias utilizarás en los próximos tres años para acercarte a tu objetivo a diez años. Una vez hecho esto, puedes elaborar un plan a un año que establezca lo que tiene que ocurrir en los próximos 365 días.
Y, por último, puedes elaborar un plan a un año que establezca lo que tiene que ocurrir en los próximos 365 días.
Y por último, debes definir tus rocas trimestrales. Se trata de hitos específicos, alcanzables y mensurables que puedes lograr en los próximos 90 días.
Una vez que hayas planificado el futuro, tanto cercano como lejano, puedes decidir una estrategia de marketing.
El primer paso es garantizar la eficacia en la forma de captar clientes fieles.
Recuerda que no puedes contentar a todo el mundo. Intentarlo puede acabar frustrando a los clientes fieles. Por eso tienes que definir un mercado objetivo y adaptar tu estrategia a él.
Por ejemplo, si eres el propietario de un pequeño centro acuático, no te conviene atender tanto a niños activos como a adultos estresados. Las necesidades de las dos bases de clientes son diferentes, y no podrás satisfacerlas a ambas simultáneamente.
Una vez definido tu mercado objetivo, debes identificar cualquier problema que pueda afectar a tu negocio. En el caso del centro acuático, por ejemplo, podrían ser el aumento del coste de la energía o la apertura de un negocio similar en las proximidades. Estar al tanto de ellos te ayudará a abordarlos con antelación.
Asegúrate de que eliges empleados que se adhieran a tus valores y se ajusten adecuadamente a sus puestos de trabajo.
Todo buen gerente sabe que eres tan fuerte como las personas que trabajan para ti. Por eso los miembros del personal son el segundo componente crucial para el éxito de la organización.
Así que, ¿cómo puedes asegurarte de que empleas a personas que comparten los valores de tu empresa?
¡Utiliza el analizador de personas! Este gráfico asigna una columna a cada uno de los valores fundamentales de tu empresa y una fila a cada empleado. Para rellenar tu gráfico, registra qué empleados se adhieren a qué valores fundamentales con un signo más para “la mayoría de las veces”, un signo más/menos para “a veces” y un signo menos para “nunca”
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Una vez que hayas recopilado estos datos, busca empleados que muestren la mayoría de tus valores fundamentales la mayor parte del tiempo y todos tus valores fundamentales al menos alguna vez.
Si bien un empleado se adhiere a la mayoría de tus valores fundamentales la mayor parte del tiempo, es posible que se adhiera a todos tus valores fundamentales al menos alguna vez.
Aunque un empleado pueda estar orientado al crecimiento -un posible valor fundamental-, esa persona podría no adherirse siempre a otro valor importante para el éxito de tu empresa, como la imparcialidad.
Contar con las personas adecuadas en tu equipo es clave, pero también tienes que asegurarte de que las personas ocupan los puestos adecuados.
El gráfico GWC (Get, Want, Capacity) te ayuda a asegurarte de que todos los empleados realizan los trabajos que mejor se adaptan a sus habilidades.
Para utilizar este cuadro, hazte tres preguntas. ¿El empleado Capta -comprende su función? ¿Lo desea? ¿Le gusta el trabajo? Y ¿tiene la capacidad, ya sea inteligencia, experiencia o cualquier otra cualidad, para realizar el trabajo con eficacia?
Si tu respuesta a cualquiera de estas preguntas es “no”, entonces sabes que la persona no es adecuada para el trabajo.
Pongamos que uno de tus ingenieros con más talento está en la cola para un ascenso a un puesto ejecutivo. Lo consigue, sabiendo lo que implica el puesto; además, tiene capacidad para ser un buen ejecutivo. Pero hay un problema, ya que teme las reuniones: no lo Quiere lo suficiente y, por tanto, no sería un buen ejecutivo.
Utiliza los cuadros de mando para controlar el rendimiento del personal y resolver los problemas antes de que se te vayan de las manos.
“Los problemas son como las setas. Cuando está oscuro y llueve, se multiplican. Bajo una luz brillante, disminuyen.”
La tercera clave para optimizar tu negocio para el éxito es una buena gestión de datos.
Mucha gente recibe este término con desprecio, pero gestionar los datos no tiene por qué ser una tarea agotadora. De hecho, hacer un seguimiento de la información crucial para tu negocio es sencillo con un par de herramientas fáciles de usar.
Puedes controlar y gestionar el rendimiento de los empleados con una tarjeta de puntuación.
Decide con tu equipo directivo qué factores de rendimiento -de cinco a quince- vas a controlar y fija un objetivo para cada uno de ellos, como el número de propuestas de venta entregadas o de nuevos suscriptores conseguidos.
Define entonces quién controla el rendimiento de los empleados con una tarjeta de puntuación.
Define entonces quién es el responsable de alcanzar un determinado objetivo semanal y, cuando alguien no cumpla un objetivo, haz un seguimiento para averiguar qué ha ocurrido.
Siguiendo el rendimiento de los empleados, podrás identificar cualquier problema desde el principio. Y al cuantificar el rendimiento de este modo, puedes responsabilizar a las personas de forma clara y objetiva y también desencadenar una competencia sana.
Sin embargo, ¿qué haces si tu cuadro de mando indica que tu equipo no está cumpliendo sus objetivos o se enfrenta a otro problema?
Aquí es donde entra en juego la cuarta clave del éxito directivo. Está diseñada para ayudarte a identificar problemas importantes antes de que puedan perjudicar a tu empresa. El nombre del juego es IDS, o identificar, discutir y resolver.
Empieza haciendo una lista de todo lo que no funciona como debería, asegurándote de que tu personal se siente cómodo informando de cualquier problema. A continuación, aborda los problemas siguiendo los tres pasos indicados anteriormente.
En primer lugar, identifica lo que ocurre, teniendo en cuenta que algunas cuestiones pueden ser síntomas de problemas mayores.
En segundo lugar, detecta lo que ocurre, teniendo en cuenta que algunas cuestiones pueden ser síntomas de problemas mayores.
A continuación, discute, dando a todos los miembros de tu equipo la oportunidad de expresar sus opiniones sobre los problemas clave y de sugerir formas de resolverlos.
Y, por último, detecta lo que está ocurriendo.
Y por último, resuelve decidiendo las soluciones. A menudo resolverás un problema asignando una tarea concreta a una persona determinada. Cuando completen esta tarea, lo ideal es que el problema desaparezca.
Identifica, revisa y racionaliza los procesos de tu empresa, asegurándote de que se alinean con tu visión.
Al igual que tus órganos vitales impulsan tu cuerpo, los procesos fundamentales mantienen tu empresa funcionando sin problemas.
Por término medio, las empresas tienen siete de estas áreas, como marketing, relaciones humanas y operaciones. Estos procesos representan el quinto componente del Sistema Operativo Empresarial.
Para que tu empresa prospere, tienes que identificarlos, documentarlos y racionalizarlos todos. He aquí cómo.
El primer paso consiste en que tu equipo directivo haga una lista de todos los procesos que son fundamentales para tu empresa. Una vez que tu equipo directivo comprenda cómo funcionan estos procesos dentro de la empresa, podrán empezar a trabajar en formas de simplificarlos.
Asegúrate de que todos los miembros del equipo están de acuerdo con la lista y utilizan los mismos nombres para referirse a los distintos procesos. Hacerlo así aportará claridad y simplificará el trabajo de cara al futuro.
Una vez acordada la lista, pide a los responsables de cada proceso que documenten cada paso importante. Por ejemplo, la jefa de recursos humanos podría anotar los pasos que da al contratar, orientar o despedir a los empleados.
A continuación, revisa tú mismo el proceso. Si echas un vistazo a los pasos que han articulado los miembros del equipo, es probable que identifiques algunos que son redundantes o descubras áreas que pueden simplificarse, por ejemplo, con la tecnología.
Puede que te encuentres con que los pasos que se siguen son redundantes o que pueden simplificarse, por ejemplo, con la tecnología.
Puede que descubras que un departamento imprime y archiva una copia en papel de cada documento de la empresa, aunque los mismos documentos se guarden y archiven tanto en la nube como en los servidores de la intranet de la empresa. En este caso, la impresión sólo crea trabajo extra y añade costes.
Después de aclarar las redundancias, puedes eliminar otras tareas innecesarias, simplificando los procesos como puedas.
A partir de ahí, la tarea restante es asegurarte de que tus procesos se alinean con los valores fundamentales de tu empresa, los valores que tú y tu equipo directivo definisteis desde el principio.
Si uno de tus valores fundamentales es la orientación a la familia, por ejemplo, querrás no sólo vender productos orientados a la familia, sino también ofrecer condiciones de trabajo orientadas a la familia, como ofrecer permisos familiares retribuidos.
Ahora que tus procesos están bajo control, es hora de aprender el último paso del Sistema Operativo Empresarial.
Establece objetivos trimestrales concretos y asigna la propiedad para fomentar la máxima responsabilidad.
¿Recuerdas el concepto de “rocas trimestrales” de un resumen anterior? Estos pequeños hitos te ayudan a alcanzar los objetivos más importantes de tu empresa.
Pero para que estas rocas sean eficaces y te conduzcan hacia el éxito, necesitas fijarte constantemente nuevas metas.
Para ello, reúnete trimestralmente con tu personal directivo para revisar los progresos y fijar objetivos para el trimestre siguiente. Establecer objetivos trimestrales es eficaz, porque 90 días es más o menos el tiempo que una persona puede permanecer centrada en un solo proyecto.
En la reunión, haz que tu equipo de liderazgo haga una lista de todo lo que hay que lograr durante el siguiente trimestre. Por término medio, los equipos deberían generar entre diez y veinte objetivos.
Los equipos deberían generar entre diez y veinte objetivos por término medio.
Como son demasiados objetivos para alcanzarlos de forma realista, el segundo paso es debatir las ideas y reducirlas a siete objetivos prioritarios, o metas.
Las rocas se diferencian de los objetivos en general en que son específicas, alcanzables y mensurables. Por ejemplo, una de tus rocas podría ser contratar a un nuevo experto en relaciones humanas.
Una vez que hayas elegido tus objetivos principales, asegúrate de que la gente es responsable de ellos. Asigna cada roca a una persona de tu equipo de liderazgo que se encargue de realizarla. Es clave que sólo se asigne una persona a cada roca; cuando hay varias personas a cargo, nadie se siente responsable.
Una vez asignadas todas tus rocas, cada miembro de tu equipo debe fijar una roca personal. Esto puede hacerse en una “hoja de rocas”, o diagrama que enumere las rocas de la empresa y las rocas individuales.
Puedes utilizar esta lista en las reuniones semanales para controlar los progresos. Si dejas claras las responsabilidades de cada líder, crearás la máxima responsabilidad.
Por último, comparte con los demás las rocas de la empresa.
Por último, comparte las rocas de la empresa con cada persona de la organización y haz que cada departamento genere también rocas. Para ello, invita a todos a una reunión trimestral en la que compartas las nuevas rocas e informes sobre las del trimestre anterior.
A partir de aquí, puedes hacer que los departamentos y los empleados decidan entre una y tres rocas individuales en consonancia con las de la empresa en general.
Conclusiones
El mensaje clave de este libro:
Para ganar tracción en el mercado, necesitas desarrollar un plan claro y coherente para tu empresa. Pero eso no es todo. También es esencial contar con las personas adecuadas en los lugares adecuados, hacer un seguimiento de los datos, agilizar los procesos y tener en cuenta cualquier problema potencial de tu negocio.
Consejos Accionables:
Consejos Accionables:
Consejos Accionables:
Consejos Accionables.
Mantén las reuniones centradas gritando “¡alerta de tangente!”
Las reuniones y los debates se alargan demasiado porque los participantes se salen por la tangente o se desvían del tema en cuestión. Para evitarlo, invita a los participantes en la reunión a decir “¡alerta de tangente!” cuando observen que la conversación se desvía. Esto ayudará a tu equipo a mantenerse centrado y alcanzar los objetivos de la reunión.
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