La ventaja de las reuniones virtuales de la junta directiva

Michael Blann/Getty Images

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Como todos los demás, los miembros de los consejos de administración corporativos han tenido que innovar rápidamente debido a la COVID-19. Una crisis económica que ocurre una vez en una generación ha puesto sobre la mesa decisiones estratégicas vitales sin el lujo de tener reuniones presenciales. Las juntas directivas han tenido que equilibrar la falta de familiaridad de la virtualización con las presiones de proteger a sus organizaciones de las catástrofes.

Si bien la mayoría de los consejos de administración siguen encontrando ese equilibrio, varias empresas que se adaptan rápidamente han descubierto que las reuniones virtuales de los consejos de administración son mejores que las reales. Además del beneficios obvios debido a la reducción de los viajes y al aumento de la asistencia, el cambio a la virtual ha permitido a las juntas directivas mejorar la gobernanza y la colaboración mediante agendas más cortas, presentaciones más nítidas, conversaciones más inclusivas y audaces y una mayor exposición a los principales ejecutivos y expertos externos.

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«Un puñado de directores ejecutivos y presidentes de juntas me han dicho específicamente: ‘No vamos a volver a ser como antes. Vemos enormes beneficios en hacerlo de esta manera», afirma Jim Citrin, que dirige el consultorio de CEO de Spencer Stuart en Norteamérica y es uno de los principales miembros del consejo de administración de la firma. Una de las ventajas sorprendentes de las reuniones virtuales, afirma, es una mejor dinámica en torno a la mesa de juntas. «La experiencia de sentarse alrededor de una mesa grande puede ser muy diferente según el lugar en el que esté sentado en relación con los oradores principales. Con Zoom, puede ver las caras y los ojos de todos justo delante de usted, lo que tiene un enorme impacto en la concentración, la conexión y, en última instancia, en la toma de decisiones».

Recientemente, eBay realizó parte de su búsqueda de directores ejecutivos exclusivamente en Internet y pudo llegar a un buen resultado de forma mucho más rápida y eficaz que los cuatro o seis meses típicos de las principales búsquedas de directores ejecutivos. «Cuando pasamos a lo virtual, al principio estaba nervioso», afirma el presidente Tom Tierney, «por si podíamos evaluar a los candidatos con precisión y establecer la relación que es tan importante a la hora de seleccionar un CEO y prepararlo para el éxito. Pero al final del proceso, las ventajas estaban claras. Todos pudimos centrarnos de verdad en los candidatos y conocerlos y, como comité y junta, rápidamente nos hicimos muy cómodos con el formato y creo que nuestro trabajo en equipo brilló».

Ron Sugar, presidente del consejo de administración de Uber y miembro de los consejos de Apple, Amgen y Chevron, afirma que «durante muchos años, los consejos de administración se han mostrado reacios a utilizar la tecnología de reuniones virtuales. Si bien quizás nunca sustituya por completo a la presencia física, la conectividad virtual oportuna a menudo puede marcar una enorme diferencia en la eficacia de una junta directiva».

Nos propusimos captar algunas de las mejores prácticas emergentes para las reuniones virtuales de la junta directiva, en consulta con expertos en gobierno y directores respetados y experimentados, así como nuestra propia experiencia en la conducción de esta transformación de las reuniones tradicionales a las remotas. Estas son ocho prácticas que contribuyen a una excelente reunión de la junta virtual.

1. Haga hincapié en el trabajo previo.

Puede que las juntas directivas quieran cambiar su idea de «pretrabajo». Además de leer el material con antelación, las juntas directivas pueden animar a los miembros a intercambiar comentarios antes de la reunión mediante los servicios de intercambio de archivos y las plataformas de chat seguras. Esto permite a todos los miembros de la junta directiva opinar y significa que la reunión en sí puede ser más corta, más centrada y generar mejores conocimientos.

«Poder celebrar estas reuniones sin los viajes que conlleva una reunión de junta tradicional probablemente me haya dado más tiempo de alguna manera para prepararme y concentrarme», afirma la Dra. Helene Gayle, miembro de las juntas directivas de Coca-Cola y Colgate Palmolive. 

2. Más corto n y dinamizar la agenda.

Eliminar los elementos que no son críticos para la colaboración y la supervisión puede aportar la necesaria concentración y ahorrar tiempo.

«Creo que las reuniones virtuales deben centrarse en las responsabilidades fiduciarias y en cualquier decisión resultante que deba tomarse», afirma James Skinner, presidente del consejo de administración de Walgreens Boots Alliance. El resto de las actualizaciones se pueden enviar por correo electrónico. «Esto abrevia la reunión y hace que se centre en las decisiones y las obligaciones fiduciarias», afirma.

Las reuniones virtuales generan fatiga rápidamente, por lo que le sugerimos crear las agendas en incrementos de 15 minutos. Se acabaron los días de los PowerPoints de 45 minutos (espero que para siempre). Si bien los miembros de la junta tienen el deber de preocuparse, el equipo ejecutivo tiene el deber de no aburrirlos para que revisen sus mensajes de texto de forma encubierta.

Reserve muchos descansos (un descanso de 15 minutos cada 90 minutos) y considere la posibilidad de reservar «pausas para caminar» de 20 minutos para que los directores hablen entre ellos durante una caminata corta. Los estudios han demostrado que el simple hecho de salir puede impulsar la resolución creativa de problemas. (Si programa una pausa para dar un paseo, asegúrese de que los miembros lo sepan con antelación para que puedan llevar la ropa y los zapatos adecuados).

3. Distribuya las sesiones en una o dos semanas.

«Normalmente tendríamos una sesión de estrategia de tres días», afirma Shellye Archambeau, directora de varias compañías, incluidas Nordstrom y Verizon, al reflexionar sobre una reunión reciente del consejo de administración. «La dividimos en una sesión de 1,5 a 2 horas a la semana, durante cuatro semanas en su lugar». Esa medida, afirma, se ha traducido en reuniones más participativas y productivas.

Al distribuir la agenda entre una serie de reuniones, los directores pueden, por ejemplo, plantear cuestiones estratégicas críticas en la primera reunión y utilizar el tiempo anterior a la sesión de la semana siguiente para reflexionar y recopilar la información a fin de hacer avanzar la conversación.

4. Generar confianza.

Uno de los requisitos previos para un gobierno exitoso es generar confianza y familiaridad entre los directores. «Las juntas directivas tienen que tomar decisiones y deliberar. Lo hace mejor si conoce a las personas con las que está, porque puede captar los matices de la comunicación», afirma Alfred Osborne, experto en gobierno de la Escuela de Administración Anderson de la UCLA y director veterano de firmas como Times Mirror, Nordstrom, Wedbush y Kaiser Aluminum.

Las juntas directivas suelen sentirse cómodas unas con otras en la fortuita construcción de relaciones que se produce en las cenas y las pausas para tomar café. Estos momentos fortuitos deben planificarse a propósito para un contexto virtual.

Ferrazzi Greenlight diseñó una serie de ejercicios que se han utilizado con éxito en las empresas Fortune 100. El más simple, un registro «agridulce», en el que los participantes se turnan para compartir una cosa «dulce» por la que están agradecidos y una cosa «amarga» con la que tienen dificultades personales o profesionales. Comience con un miembro de la junta particularmente abierto que pueda poner las cosas en marcha y marcar un tono vulnerable. Considere también la posibilidad de utilizar un moderador para mantener el grupo en movimiento y animar a los directores a continuar estas conversaciones fuera de línea.

Una versión más profunda, llamada «registro profesional personal», permite crear más vínculos afectivos. En este ejercicio, se pide a los miembros de la junta que compartan durante un máximo de 10 minutos lo que puedan tener dificultades o a lo que se enfrentan personal y profesionalmente. La idea es continuar con estos ejercicios de creación de vínculos una o dos veces al año a medida que se unan nuevos miembros de la junta. Puede hacer una pregunta diferente en cada reunión, como «¿Qué experiencia de su pasado contribuye en gran medida a su forma de ver el mundo hoy en día?» o «¿Cuál quiere que sea su legado?»

Marcar la pauta en estos ejercicios es fundamental. Incluso puede hacer las preguntas a los miembros de la junta con antelación. El propósito es fomentar el compromiso y la confianza del equipo. Estas técnicas se utilizan en muchas organizaciones prestigiosas, y quienes las han utilizado durante este momento aislado y estresante han dicho que las personas están más dispuestas a compartir sus vulnerabilidades que nunca.

5. Utilice las salas de reuniones de forma productiva.

Las salas de grupos pequeños pueden ser útiles para las discusiones que requieren franqueza, ya que permiten a los miembros la libertad de poner a prueba sus ideas y desafiar el debate más amplio. Las preguntas clave deberían incluir: ¿Qué riesgos debemos informarles? ¿Qué ayuda o recursos podemos ofrecer, incluidas las presentaciones o las mejores prácticas? O, más simplemente, ¿qué no se dice que haya que decir?

Le recomendamos que estos grupos sean pequeños (tres participantes como máximo) y que las discusiones duren entre 10 y 30 minutos. Con un grupo pequeño, se garantiza una participación cada vez más profunda, a diferencia de que unas cuantas voces dominen una discusión grupal más grande. «Esto nos ha llevado a desarrollar la práctica inclusiva de ser más deliberados para asegurarnos de que se escuchen todas las voces», señala Maxine Williams, directora de diversidad e inclusión de Facebook y directora de Massy Group.

Tras las reuniones, la junta debería volver a reunirse en grupo para escuchar los informes. Otra ventaja de las discusiones en grupos pequeños es que se evita el peligro de los informes anodinos que no tienen ningún impacto. Un grupo pequeño que acabe de compartir abiertamente se sentiría traicionado si sus conclusiones se diluyeran ante sus ojos.

6. Incorpore «franqueza».

Si su agenda no permite grupos sobre todos los temas, al menos reserve tiempo para pedir su opinión. «En una reunión presencial, es posible evaluar el ambiente de la sala y percibir cuándo algunos miembros del grupo tienen algo que decir. Es más difícil captar estas señales en un entorno virtual», señala Matt Mullenweg, fundador de WordPress y de su compañía madre Automattic, una organización de trabajo totalmente remoto con empleados en más de 62 países. Dirige reuniones remotas del consejo de administración de su empresa desde 2014.

Le recomendamos que añada pausas breves con franqueza a la agenda. Los miembros deberían aprovechar este tiempo para detenerse y preguntar qué es lo que no se dice.

7. Replica la experiencia de cenar.

El vínculo personal que se creó con las cenas de junta es difícil de replicar en Internet, pero todavía hay formas de hacer que los directores se conecten con el equipo ejecutivo en general, aprendan más sobre el negocio y desarrollen opiniones íntimas sobre los candidatos a la sucesión, aunque quizás no durante una comida.

Por ejemplo, los miembros de la junta podrían programar charlas rotativas en las que dos miembros de la junta dediquen 25 minutos a una videoconferencia con un ejecutivo. A los 25 minutos, el ejecutivo entraba en una «sala de espera» mientras los directores conversaban sobre su nueva información durante unos minutos. Tras un breve descanso, el ciclo comienza de nuevo con otro ejecutivo. Esto se puede hacer durante toda una reunión, lo que permite a los miembros de la junta mantener conversaciones informales con los miembros del equipo ejecutivo para mantener una conversación más profunda e informal similar a la que habrían mantenido durante la cena. El resultado es una mejor línea de visión para correr el riesgo y lo que realmente sucede en la empresa.

8. Traiga estrellas invitadas.

La facilidad de unirse a las reuniones remotas crea una oportunidad para ampliar la perspectiva de la junta con gente nueva. ¿Por qué no reúne a los principales expertos de todo el mundo durante cinco o 10 minutos para que le brinden información y experiencia del tamaño de un bocado? Es una manera fácil de ayudar a incorporar ideas y perspectivas diversas que ayudan a evitar el pensamiento de grupo o los puntos ciegos de las salas de juntas. Puede que a los posibles huéspedes les resulte más fácil aterrizar, ya que no necesitan programar un día completo de viaje ni más tiempo.

Esta ventaja debería extenderse también a los empleados, que podrían unirse brevemente a la reunión para responder a una pregunta, lo que permitiría a la junta tomar decisiones mejor informadas y más rápido.

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Las medidas de distanciamiento social se van a relajar en algún momento y nuestro instinto natural volverá a querer más reuniones en persona. Sería un error. Creemos que el control remoto pasará a ser una característica de las tablas en los próximos años. «Verá que la mayoría de las empresas pasarán a una sola reunión presencial y a una serie de sesiones en línea a lo largo del año», afirma Citrin, de Spencer Stuart.

Ya hemos visto a los miembros de la junta directiva de nuestra comunidad dar un giro y adoptar rápidamente estas reuniones virtuales con un enfoque «con los ojos bien abiertos» sobre el aspecto que puede tener una integración a largo plazo. No desperdiciemos una valiosa oportunidad de repensar lo que hacemos y hacer que las juntas directivas sean más eficaces en la gobernanza. Con una preparación cuidadosa, un compromiso con la franqueza y una mayor inclusión de expertos, las reuniones remotas de la junta directiva pueden establecer nuevos puntos de referencia para una gobernanza eficaz y abrir una nueva generación de prácticas de liderazgo innovadoras.

Lista de verificación para una reunión de junta virtual increíble

• El presidente debería fijar las expectativas: El presidente de la junta debe incluir algunas instrucciones y expectativas básicas en la invitación, como no hacer múltiples tareas, vestirse de manera informal de negocios, asistir a la reunión a «puerta cerrada».
• Realice uno o dos repasos técnicos: Pida a un miembro del equipo de TI que explique a cada director su configuración técnica (incluida la plataforma de videoconferencia y cualquier aplicación adicional de terceros) con bastante antelación a la reunión. Liz Huebner, miembro de la junta directiva de REI y Blue Apron, dijo que REI solo necesitaba esa formación antes de su retiro virtual en la junta directiva a principios de mayo. «Ponen en marcha protocolos incluso sobre cómo hacer una señal cuando quiere hacer una pregunta».
• Equipe a los miembros de la junta en consecuencia: Tras la revisión técnica, considere la posibilidad de enviar por correo el hardware (como auriculares) o sugerirle un software de cancelación de ruido (como krisp.ai) para mejorar el audio.
• Pase el registro legal: Asegúrese de que su reunión remota pase los requisitos legales ( consulte esta base de datos para ver las leyes estatales y consulte sus propios estatutos y equipo legal) y que sus plataformas de debate e intercambio de archivos cumplan con los requisitos de seguridad.
• Programación en línea: Utilice una herramienta de programación en línea para garantizar que las zonas horarias sean precisas y respetuosas al planificar su reunión virtual.
• Expectativas de la cámara de vídeo: Anime a los participantes a mantener la cámara encendida para aumentar la participación y una claridad de intenciones. «Crea una conexión más humana, lo que permite al consejo de administración hacerse una idea del desempeño del equipo directivo», afirma Hubert Joly, presidente ejecutivo de Best Buy. «También garantiza una mayor concentración, ya que todos tienen que dar lo mejor de sí mismos. ¡No se puede esconder en una videollamada!»
• Plan de personal y respaldo: Durante la reunión, tenga a un miembro del personal disponible para que lo ayude con cualquier dificultad tecnológica. Tenga un número de teléfono para unirse a la reunión como último recurso.
• Utilice un moderador: Un moderador puede garantizar que todos los sistemas anteriores estén en funcionamiento y puede ayudar a que la reunión funcione sin problemas. Al recurrir a un entrenador de junta remoto profesional, encontrará a alguien que pueda facilitar un debate grupal audaz y eficaz y sugerirle una discusión en grupo si evalúa la falta de participación o para ayudar a revitalizar el grupo. Mullenweg, de Automattic, ha organizado reuniones de junta remotas durante años y apuesta por el uso de un jefe de gabinete como moderador.
• Protocolo de comentarios: Planifique una sesión de comentarios al día siguiente de su primera reunión virtual de la junta. Solicite a los miembros de la junta que recojan sus ideas y observaciones lo antes posible, mientras sus reacciones estén frescas en sus mentes. Los participantes podrían dividirse en grupos pequeños para discutir qué funcionó, qué no y cualquier posible solución e informar. Puede recopilar comentarios mediante encuestas anónimas, pero le sugerimos que haga que su junta se sienta cómoda con comentarios abiertos y directos.

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