Las herramientas que necesita para que cada reunión sea más productiva

Las reuniones pueden parecer la máxima resistencia a la digitalización de la vida laboral: al fin y al cabo, ¿qué hay más analógico que hablar directamente con otra persona? A pesar de que el trabajo principal de una reunión (escuchar a otras personas y conectarse con ellas) no ha cambiado, hay muchas maneras en que la tecnología puede hacer que ese trabajo sea más fácil y eficaz. Teniendo en cuenta la cantidad de nuestra vida laboral que dedicamos a las reuniones, crear un conjunto de herramientas para reuniones digitales es una de las inversiones más inteligentes que puede hacer en la productividad de los expertos en tecnología. Estas son las herramientas que necesita:

Antes de su reunión

Encuentre una hora para una reunión de grupo con Doodle, que le permite sondear a las distintas personas que forman parte de su reunión y encontrar un horario que funcione para todos. Obtendrá los mejores resultados si conéctelo a su propio calendario (así que solo ofrece a la gente opciones que realmente funcionan para usted) y si establece expectativas explicando que utiliza Doodle para encontrar el tiempo que funcione para el mayor número posible de personas, incluso si no puede encontrar uno que funcione para todo el mundo.

Programe rápidamente reuniones individuales así que el proceso de encontrar una hora no consume más tiempo que la propia reunión. Uso franjas horarias de citas en Google o Calendario para fijar las horas en las que está disponible para llamadas o reuniones y, cuando quiera asistir a una reunión, comparta el enlace a sus franjas horarias disponibles. No recomiendo compartir ese enlace públicamente a menos que realmente quiera reunirse con alguien que reserve una hora en su calendario.

¿Necesita un lugar de reunión? Servicios bajo demanda como Liquid Space o Escritorios cerca de mí le dan muchas opciones para encontrar una sala de reuniones, incluso cuando está de viaje. Puede reservar semanalmente, a diario o incluso por horas. (Busque una lista más larga de opciones aquí.)

Lectura adicional

• 

  Dirigir reuniones (serie Manager de 20 minutos)

  Gestión de personas Libro

  12.95

  View Details

Si reserva una llamada con alguien de otra zona horaria, asegúrese de hacer la reserva a la misma hora en sus calendarios. Envíe una invitación de calendario real, en lugar de simplemente acordar una hora por correo electrónico, y siempre y cuando su aplicación de calendario tenga soporte para zonas horarias integrado (casi todas lo tienen), puede evitar cometer un error. Y usar Todas las zonas horarias para averiguar cuál es realmente la diferencia horaria, de modo que no invite a nadie a una reunión a las 4 de la mañana.

Durante su reunión

Tomar notas en Evernote u otra aplicación específica para cuadernos digitales. Tomar notas buenas y con capacidad de búsqueda hace que las reuniones sean mucho más valiosas, y la herramienta de toma de notas adecuada le facilitará archivar las notas de la reunión con el proyecto o los temas relacionados. Lo mejor de todo es que si usa el Evernote aplicación móvil para tomar fotografías de la pizarra blanca o rotafolio de su reunión, el reconocimiento óptico de caracteres hace que las notas manuscritas también se puedan buscar.

Comparta la toma de notas con Google Docs. Comparta las tareas de toma de notas con sus colegas tomando notas colaborativas en tiempo real en un documento de Google. Como Google Docs se actualiza más o menos en tiempo real, podrán ver las notas del otro y contribuir a ellas mientras tenga conexión a Internet. (Asegúrese de copiar las notas de la reunión en Evernote después, si es ahí donde quiere guardar todas las notas de su proyecto). Eso significa que usted y su equipo pueden tomar notas de forma colaborativa, de modo que si una persona habla, la otra graba lo que se dice. Este es un truco especialmente ingenioso si trabaja con uno o más compañeros en una reunión con un cliente o en una reunión con otro equipo, porque tiene una especie de vínculo psíquico: puede sugerirse ideas el uno al otro junto con las notas que está tomando en la reunión. Y si usted no tener conexión a Internet, pero usted y sus colegas trabajan en Mac, puede usar el fabuloso Subetha lo tenía para colaborar con incluso menos retraso que en Google Docs, simplemente creando una red de ordenador a ordenador.

Traiga una pantalla de referencia para ver el material de referencia. El único inconveniente de la toma de notas digital es que si necesita consultar un documento durante la reunión, tiene que ir y venir entre su solicitud de toma de notas y su documento de referencia. Por eso siempre llevo mi iPad; uso la aplicación Buen lector para almacenar cualquier PDF o documento que necesite ver durante una reunión. Y como GoodReader está conectado a mi cuenta de DropBox, siempre puedo acceder al documento que necesito tener abierto, aunque no se me haya ocurrido cargarlo previamente en GoodReader.

Colabore con los mapas mentales. Soy un gran fan de cartografía mental: diagramar ideas e información de forma visual, utilizando algo que parezca un árbol o un diagrama de flujo. Mientras que algunas personas en realidad tomar las notas de sus reuniones en forma de mapa mental (he estado allí, hecho eso, vuelto al texto), los mapas mentales me parecen más útiles cuando formo parte de una discusión grupal en la que necesitamos capturar y organizar las ideas en conjunto. Mis dos aplicaciones favoritas de mapas mentales para reuniones son MindMeister (muy flexible y potente) y Popplet (más barato, un poco más fácil de usar, menos flexible). Si utiliza mapas mentales en una reunión cara a cara, simplemente puede conectar un proyector a un ordenador, pero el soporte de colaboración en tiempo real de estas aplicaciones significa que también son excelentes para colaborar durante las reuniones virtuales en tiempo real.

Si bien todas las herramientas que he mencionado anteriormente son útiles tanto en las reuniones presenciales como virtuales, hay algunas herramientas adicionales que recomendaría a las personas que dirijan reuniones virtuales o telefónicas.

Comparta pantallas más rápido conÚnase a mí. He probado GoToMeeting, WebEx, Google Hangouts y Skype. Todos funcionan algunas (o incluso la mayoría) de las veces. Pero la única herramienta infalible para compartir pantalla que he utilizado es Join.me. Siempre me funciona (¡toca madera!) , y como es tan rápido programar una reunión y compartir un enlace, funciona aunque ya esté a mitad de la llamada cuando me doy cuenta de que necesito compartir la pantalla.

Elija un canal secundario. Si está haciendo una llamada de un cliente o cliente potencial con colegas que están en otra oficina o ubicación, manténganse sincronizados eligiendo un canal secundario de mensajería instantánea antes empieza su reunión. No hay nada peor que tener que enviarle una nota urgente a su copresentador… pero descubrir que tiene que esperar a que lea su correo electrónico para poder verlo. Su canal secundario puede ser Skype, Lync, MSN, Apple Messages o Gmail Chat; cualquier aplicación de mensajería funciona, siempre y cuando tenga soporte de escritorio (para que no intente escribir mensajes urgentes en su teléfono) y se haya conectado con su colega antes Empieza la reunión. (Envíe un mensaje de prueba para asegurarse.) Incluso si utiliza una aplicación de reuniones virtuales que admita la mensajería privada, le recomiendo que utilice otra aplicación como canal secundario para no compartir accidentalmente su mensaje con el cliente.

Grabe las reuniones telefónicas cruciales. Si participa en una reunión telefónica y no puede tomar notas (o no puede escribir lo suficientemente rápido), considere grabar su llamada para consultarla en el futuro. Grabar una llamada, que está disponible para iPhone y Android, lo hace muy fácil: simplemente instale la aplicación y, a continuación, introduzca el número de TapeACall en su llamada. (Tenga en cuenta que en muchas jurisdicciones es ilegal grabar una llamada a menos que todos den su consentimiento.)

Configure estas herramientas en su ordenador y dispositivos móviles y estará mejor preparado para aprovechar al máximo sus reuniones. Lejos de distraerlo de su trabajo y de sus compañeros, este es un lugar en el que la tecnología puede ayudarlo a volver a conectarse con ellos, haciendo que el tiempo que pasan juntos sea lo más valioso posible.