El sorprendente poder de los rituales de equipo

En tiempos de transición y cambio, los rituales de trabajo pueden marcar la diferencia entre un equipo abrumado y desalentado y uno que se compromete y motiva de manera vibrante. En un proyecto conjunto que abarca los últimos tres años, hemos estado estudiando cómo los rituales pueden reorientar a los miembros del equipo e imbuirlos de un mayor sentido de significado y compromiso.

Definimos los rituales como las actividades colectivas en las que los miembros de un equipo participan con regularidad y a las que atribuyen significado. En nuestra investigación, estudiamos e implementamos una serie de rituales, como conversaciones facilitadas (por ejemplo, rompehielos), reuniones de registro de equipos, retrospectivas y procesos formales de incorporación. Encuestamos a 929 personas de 60 países y realizamos un estudio de campo para implementar rituales en una empresa de publicidad con 50 empleados repartidos por los Emiratos Árabes Unidos, Arabia Saudí y el Líbano.

Para clasificar las respuestas a la encuesta, utilizamos una escala que tenía en cuenta tanto el número de rituales como su frecuencia. Descubrimos que cuantos más rituales participe un equipo con regularidad, mayor será el compromiso de sus miembros: los que trabajaban en equipos que puntuaban entre el tercio superior de la escala se sentían un 23% más comprometidos con el propósito de su equipo, experimentaban un aumento del 20% en sus niveles de seguridad psicológica, lograban un 28% más de conocimiento interpersonal y declaraban un 22% más de satisfacción laboral en comparación con aquellos con niveles bajos de rituales.

Si bien los beneficios de los rituales son claros, nuestra experiencia en investigación de campo y consultoría indica que la mayoría de los líderes y sus equipos no adoptan los rituales ni los mantienen fielmente. Al inicio del estudio de campo, una participante se hizo eco de los sentimientos de los demás cuando señaló que su equipo estaba «atrapado en un ciclo un poco poco productivo, con problemas con la forma en que nos organizábamos y nos comunicábamos en equipo».

Para ayudar a los equipos a diseñar e implementar una serie de rituales exitosa, sugerimos las cinco medidas siguientes.

1. Liderar con fe.

Como líder, debe tener fe en que los rituales ayudarán a su equipo. Sin su compromiso, es poco probable que se adopten y mantengan a largo plazo.

Por ejemplo, cuando empezamos nuestros estudios de campo en la agencia de publicidad, había bastante escepticismo entre los empleados y los directivos. No todo el mundo vio el valor de los cambios que estábamos probando. Sin embargo, uno de los líderes, el director de operaciones, fue uno de los primeros en creer. Intervino para abrir el camino a nuestros esfuerzos y se convirtió en el principal campeón del proyecto. Sin su patrocinio inicial, nuestros esfuerzos habrían sido infructuosos.

También es importante que los miembros de su equipo participen en la identificación, la selección y la alineación de los rituales. De lo contrario, hemos visto a los equipos participar a medias o no participar en absoluto. Todo el mundo debe estar dispuesto a dar un acto de fe para llevar a cabo los rituales. En los equipos en los que implicábamos a los miembros en el proceso de diseño, observamos una aceptación y una participación significativamente más altas. Por ejemplo, un equipo creó conjuntamente un ritual de registro, que rápidamente se convirtió en una práctica valorada.

2. Imbuir significado a los rituales.

El término «ritual» tiene una connotación religiosa y los mejores rituales de equipo tienen una calidad trascendente que mejora el trabajo diario del equipo. Para lograr este propósito superior, los rituales deben estar alineados con los objetivos específicos (qué), la cultura del equipo (cómo) y el propósito organizacional (por qué).

En nuestro trabajo, descubrimos que los equipos utilizan rituales para lograr cinco objetivos principales: 1) la estrategia y la planificación, 2) la gestión del rendimiento, 3) la mejora de las operaciones, 4) el aprendizaje y 5) la participación del equipo y la creación de relaciones.

Por ejemplo, Marilyn y su equipo ayudaron a crear un nuevo ritual operativo en una organización sin fines de lucro saudí. Todos los meses, se reunían para revisar sus proceso como equipo (en lugar de su progreso) y tuvo en cuenta factores como qué traspasos habían sido fluidos, dónde una intervención más temprana podría haber sido útil y qué tan entusiasmados se sentían con respecto al propósito de su equipo.

Cada retrospectiva se llevó a cabo de la misma manera ritualista. Comenzó con el restablecimiento del propósito de su trabajo, continuó con un debate facilitado de reflexiones y sugerencias y terminó con un compromiso mutuo con las medidas de acción. Este protocolo generó una mejora rápida y continua en sus operaciones, sin los señalamientos con el dedo y la actitud defensiva que suelen darse en las revisiones de equipo.

En la empresa de publicidad, los participantes ayudaron a cocrear un nuevo ritual diseñado para aumentar la conexión social. Decidieron reunirse todos los meses, en persona o a distancia, para conocerse mejor. Los temas de trabajo estaban fuera de los límites durante estas reuniones de «tiempo de equipo». Proporcionamos una lista de temas de debate y el equipo seleccionó preguntas que despertaron su interés, como «¿Qué parte de su infancia cambiaría si pudiera?» y «¿Le gusta recibir comentarios negativos?»

Muy rápido, estas conversaciones estructuradas se convirtieron en un preciado ritual de equipo. Un miembro del equipo dijo: «Estas llamadas de registro se convirtieron en algo más que actualizaciones, fueron momentos para hacer una pausa y conectarse. A través de ellos, descubrimos que nos abrimos, compartimos con más honestidad y nos conocimos más allá de nuestras funciones. Transformó la forma en que nos veíamos e hizo que nuestro equipo sintiera más compromiso y apoyo, algo que había faltado antes».

3. Ser religioso con respecto a la participación.

Seleccionar o diseñar los rituales es la parte más fácil. Lo difícil es ser disciplinado a la hora de comunicarse, organizarlos y participar en ellos. Tienen que consagrarse en la forma de trabajar del equipo para alcanzar todo su potencial.

Esto significa que todos los miembros del equipo deben percibir la participación en los rituales como un aspecto fundamental de su trabajo y no como una actividad extracurricular opcional. Las reuniones rituales deben programarse en el calendario y tratarse con la misma importancia que las reuniones de negocios necesarias. Los líderes también deben presentarse de forma coherente para promulgar rituales y asegurarse de que los asistentes tienen claro el significado, el objetivo y la definición del éxito de estas reuniones.

Para los equipos que son nuevos en los rituales, sugerimos implementarlos de forma secuencial, introducirlos uno a uno y probarlos durante unos meses. Además, para asegurarse de que todos se sienten involucrados, asigne un propietario a cada ritual (puede rotar ese puesto dentro del equipo) y pídale que desarrolle la comunicación, las agendas o las plantillas pertinentes necesarias para ejecutarlo. Según proceda, registre los resultados o puntos de acción y haga un seguimiento para asegurarse de que esas tareas se han completado.

Nuestro estudio con la agencia de publicidad terminó a los tres meses. Cuando nos fuimos, no estábamos seguros de si su gente seguiría con los rituales que les habíamos ayudado a implementar, porque la empresa estaba experimentando algunos cambios en la rotación y la estrategia que amenazaban con arruinar sus nuevas rutinas. Sin embargo, cuando encuestamos a los empleados seis meses después, descubrimos que se habían hecho religiosos con respecto a los rituales: el 82% informó de niveles altos de cumplimiento. Uno de sus ejecutivos dijo: «Estas estrategias, especialmente los renovados sistemas de presentación de informes y rituales de reuniones, se han convertido en el centro de nuestras operaciones diarias, lo que hace que todo sea más ágil y transparente. Es esta base la que realmente nos ha empujado a evolucionar y crecer».

4. Mantener la fe pero adaptar la práctica.

Su organización está en constante evolución, al igual que sus rituales. Una buena sistema operativo es uno que se adapta con el tiempo a medida que cambia el contexto. Por lo tanto, recomendamos revisar los rituales cada seis a 12 meses para comprobar si se han aplicado bien, si cumplen con su propósito declarado y siguen siendo relevantes.

No tema cancelar los rituales que ya no le sirven, introducir otros nuevos si es necesario y, lo que es más importante, permitir que los equipos adapten los rituales a sus necesidades, preferencias y contexto cultural.

Por ejemplo, al diseñar una serie de rituales centrados en el compromiso, una empresa mundial consideró que muchos empleados provenían de países en los que la gente se abstuvo de consumir alcohol o de estar cerca de él. En consecuencia, adoptó actividades que serían aceptables para todo el mundo, como jugar a los bolos, y estableció la práctica de celebrar reuniones sin alcohol hasta una hora límite específica.

También querrá revisar la frecuencia de algunos de sus rituales a medida que su equipo cambie. Puede que empiece a darse cuenta de que un trimestral externo simplemente ya no es asequible o que ya no necesita retrospectivas mensuales.

5. Difundir la voz.

Nuestra experiencia es que los rituales suelen empezar en un equipo con un líder comprometido. Con un esfuerzo dirigido, los rituales también se pueden escalar y transferir a los equipos y a la organización en general. Cuando los rituales empiecen a dar sus frutos, sugerimos que los equipos prediquen sus valores a la organización en general. Los miembros pueden apoyar a otros equipos enseñándoles cómo facilitar los rituales, compartiendo plantillas y mejores prácticas y ayudándolos a poner en marcha su proceso.

Cuando se hacen bien, los rituales de equipo proporcionan certeza, conexión y espacio para que los empleados interactúen entre sí y se conecten con el propósito de su trabajo. De esta manera, los rituales se convierten en una fuerza estabilizadora que ayuda a unir y guiar a los empleados en cualquier tormenta que se les presente.