La manera correcta de causarle un problema a su jefe

¿Su proyecto superó en 10.000 dólares el presupuesto? ¿Un cazador furtivo rival, su artista estrella? ¿Su competidor le ganó en el mercado con un nuevo producto? A ninguno de nosotros nos gusta dar un mensaje difícil, pero si se hace correctamente, puede ser una forma valiosa de construir una relación de confianza con su jefe.

Usted sabe que nunca debe plantear un problema a su jefe sin una solución propuesta. Pero a menudo nos olvidamos de encuadrar la situación de manera que nos ayude a obtener los recursos o la aprobación necesarios para empezar a buscar una solución.

Estas son las cinco medidas que debe tomar la próxima vez que necesite dar una mala noticia.

1. Describa el problema. Proporcione una visión general del problema y muestre el impacto específico que tiene en su trabajo y en los objetivos de la empresa.

«Stu, tenemos un problema de moral en nuestro equipo técnico. Nuestra reciente encuesta a empleados muestra que el 40% de nuestro personal en Atlanta no considera que su trabajo sea gratificante o desafiante. Si no abordamos esto, podríamos perder algunos de nuestros mejores talentos. No podemos permitírnoslo en ningún momento, pero especialmente ahora que estamos intentando lanzar el nuevo sistema antes del primer trimestre. Tengo algunas ideas que me gustaría probar, con su ayuda y la cooperación de Recursos Humanos. Creo que con el enfoque correcto podemos mantener al equipo centrado en cumplir el objetivo del primer trimestre».

2. Identifique su solución o enfoque. Explique cómo ya ha intentado resolver el problema y qué ha aprendido de esos intentos. Recomiende un enfoque específico, junto con alternativas, para dar opciones a su gerente. Defina claramente cada opción posible, abordando los pros y los contras y cualquier posible riesgo o obstáculo. Explique la lógica detrás del enfoque recomendado. Quiere que su gerente sepa que ha considerado varios resultados posibles.

Lectura adicional

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«Parece que necesitaríamos añadir dos gerentes más al proyecto para cumplir con la última ronda de solicitudes del cliente. Cuando se lo mencioné a Sarah durante nuestra conferencia telefónica, no respondió. Me gustaría ir a Cincinnati y reunirme con ella para hablar sobre cómo podemos renegociar el contrato. Creo que verla cara a cara marcará una gran diferencia. Además, si lo hago la semana que viene, acabaremos de terminar la segunda fase del proyecto y es probable que esté encantada. Por supuesto, podríamos adoptar la línea dura y decir no a sus solicitudes y luego ver con qué nos devuelven. Pero me temo que pondríamos en riesgo nuestra relación futura. También podríamos simplemente ampliar el equipo y hacer el trabajo y verlo como una inversión de marketing. Es probable que nos ganemos las gracias de Sarah y, como sabe, tiene buenos contactos con muchas empresas de nuestro grupo objetivo. Pero puede que sea más riesgo financiero del que estamos dispuestos a asumir ahora mismo».

3. Explique las implicaciones. Tenga en cuenta el impacto que la solución propuesta tendrá en usted y en los demás, incluido su gerente. Sea explícito en cuanto a cómo su idea tendrá efectos de gran alcance en los objetivos de la organización.

«Si pusiéramos en marcha un proceso formal para rastrear todos los clientes potenciales de ventas, podría hacer un mejor trabajo al conectar los puntos entre los vicepresidentes que se reúnen con los posibles clientes. Como sabe, el enfoque actual funcionaba bien cuando solo teníamos dos vicepresidentes haciendo las llamadas, pero ahora tenemos más de 20. Esto aumentará un poco su carga de trabajo, pero les quedará más claro cómo compartir la información de clientes potenciales. También dará a los altos directivos una mejor visión del proyecto. No tardará ni una semana en recopilar nuestros informes de ventas y desarrollo, lo que significa que puede responder mejor a las solicitudes de arriba».

4. Hable sobre las ventajas. Centra la conversación en ejemplos concretos de los beneficios de su idea. Las características específicas de la solución, o la forma en que se implementará, son menos importantes en este momento. Si ha probado su enfoque a pequeña escala con buenos resultados, comparta esa información.

«Entregar el producto en un contenedor más pequeño en el mercado latinoamericano ampliará nuestra base de clientes. Podremos atender a los camioneros con plataformas pequeñas que hagan viajes de larga distancia pero no tengan espacio para los contenedores de 20 galones. La mayoría de estos camioneros no han comprado nuestros productos antes, así que tenemos la oportunidad de convertirlos en nuestra marca. También podrán pagar en efectivo, ya que el contenedor más pequeño tendrá un precio más bajo. Esto es una verdadera ventaja en su economía con mucho efectivo. Carlos me ayudó a realizar un experimento rápido con un grupo pequeño de camioneros en Panamá y la respuesta fue abrumadoramente positiva».

5. Aceptar la responsabilidad por el resultado. Demuestre su compromiso con garantizar el éxito. Trabaje con su gerente para desarrollar un plan de acción final para aprovechar la oportunidad que ha presentado.

«Esto recae directamente sobre mis hombros. En el improbable caso de que no consigamos convertir suficientes clientes con esta campaña, pasaré rápidamente al Plan B. Pero para empezar voy a ponerme en contacto con Terry para obtener la lista de correo electrónico de los clientes actuales que se han registrado. Luego trabajaré con Ellen en la redacción de la propuesta del correo electrónico. Una vez hecho eso, me gustaría que me ayudara a subirlo al asta de la bandera. ¿Le parece un plan sensato?»

La próxima vez que tenga que decirle a su jefe que su equipo no hizo sus números o que un cliente está molesto con el producto final, no se asuste. Siga estos cinco pasos para que su jefe lo vea como un solucionador de problemas.

Este post es un extracto de Guía de HBR para gestionar de arriba a abajo.