Para ayudar al lector, organiza tu pensamiento en forma de pirámide antes de empezar a escribir.

Al preparar un documento, la mayoría de la gente tiene una idea bastante clara de lo que pretende escribir, pero no un plan específico sobre qué decir o cómo redactarlo. Por lo general, se limitan a empezar a escribir, esperando que la estructura surja por sí sola de su flujo de conciencia. El resultado es una narración confusa, que deja al lector la tarea de resolver el embrollo.

La mente prefiere el orden.

La mente prefiere el orden al desorden, e incluso impone un orden imaginario a los datos aleatorios que encuentra. Pensemos, por ejemplo, en los antiguos griegos, que imaginaban formas de animales en las estrellas en lugar de verlas como simples puntos aleatorios.

La mente prefiere el orden e incluso impone un orden imaginario a los datos aleatorios que encuentra.

De forma similar, se ha demostrado que, al leer, las personas intentan organizar automáticamente la información de cualquier documento escrito en una forma determinada, a saber, una forma piramidal de arriba abajo, en la que las conclusiones se apoyan en justificaciones y argumentos, de forma parecida a como una pirámide se apoya en sus piedras angulares.

La forma más fácil de organizar la información es la pirámide.

A un lector le resulta más fácil digerir la información si ésta viene preordenada en forma de pirámide lógica.

Considera las siguientes afirmaciones: «Los asientos estaban fríos. Casi me meto en una pelea. Italia no jugó bien. Realmente fue un partido de fútbol horrible». Esta «historia» está mal estructurada, ya que la afirmación principal se retiene hasta el final.

Una estructura piramidal descendente significa que el documento presenta primero una afirmación resumida y luego el razonamiento que la sustenta. La narración anterior habría sido mucho más fácil de entender si se hubiera estructurado de este modo: «Realmente fue un partido de fútbol horrible: los asientos estaban fríos, casi me meto en una pelea e Italia no jugó bien.»

Para ayudar al lector, organiza tu pensamiento en forma de pirámide antes de empezar a escribir.

Construye tu pirámide: agrupa ideas similares y luego resume cada grupo con una afirmación.

Cuando construyas una pirámide, sigue el enfoque de abajo arriba: En primer lugar, enumera todos los puntos que quieras exponer, agrupando aquellos que argumenten hacia una conclusión similar. A continuación, resume cada grupo con una única afirmación un nivel por encima del grupo. Cada afirmación resumida es como la punta de una pirámide en miniatura.

Repite el proceso en el siguiente nivel, y en el siguiente, y así sucesivamente. Al final, te quedarás con una frase resumen que cristalice el mensaje clave de todo el documento. Tu pirámide está lista.

Considera este ejemplo: a partir de puntos como «Nuestra base de clientes está creciendo», «Cada cliente compra más» y «Hemos aumentado nuestros precios», podrías extraer la afirmación resumida «Nuestras ventas están creciendo».

A continuación, podrías agrupar esta afirmación resumen con otras como «Nuestros costes fijos están bajando» y «Nuestros costes variables están bajando», y resumir este nuevo grupo con un mensaje global de «Nuestros beneficios están mejorando»

Reagrupar y resumir es sencillo, pero debes respetar las reglas básicas:

En primer lugar, cualquier idea expresada en la pirámide debe ser siempre un resumen de las ideas agrupadas debajo de ella. Nunca utilices enunciados de resumen intelectualmente vacíos como: «Hay tres razones por las que deberíamos expandirnos a Austria». Se trata de una redacción perezosa, ya que el autor no se ha molestado en resumir las tres razones adecuadamente para el lector.

En segundo lugar, las ideas de cualquier agrupación deben ser lógicamente similares y compartir el mismo nivel de abstracción. En otras palabras, una agrupación no puede estar formada por «manzana», «frutas» y «mesa», ya que una manzana y una mesa no son lógicamente similares y, como término más abstracto, «frutas» pertenece a un nivel superior de la pirámide.

Esta es la pirámide de las ideas.

Construye tu pirámide: agrupa ideas similares y luego resume cada grupo con una afirmación.

Afirmaciones justificativas: utiliza la deducción para derivar conclusiones a partir de cadenas de premisas.

Cualquier afirmación que hagas dentro de tu estructura piramidal debe suscitar una pregunta en la mente del lector, que luego responderás en el nivel inferior. Una forma de formular esta respuesta es mediante el razonamiento deductivo.

La deducción es un proceso lógico clásico en el que sacas conclusiones a partir de premisas. Por ejemplo, a partir de las premisas «Todos los hombres son mortales» y «Goliat es un hombre», puedes extraer la conclusión «Goliat es mortal». Entonces podrías resumir todo el proceso de deducción en el nivel anterior con la afirmación: «Puesto que Goliat es un hombre, es mortal».

Cuando recomiendes una acción a tu lector, considera la posibilidad de invertir el orden de tu deducción para que empieces con tu conclusión. Al fin y al cabo, la recomendación es lo que realmente le importa al lector.

Considera el ejemplo: «Deberíamos contratar a cualquier candidato que sepa leer. El candidato A sabe leer. Por lo tanto, deberíamos contratar al candidato A». Como puedes ver, desde la perspectiva del lector, el orden premisa-premisa-conclusión retiene la información más interesante hasta el final. Como regla general, las recomendaciones se benefician del orden inverso: «Deberíamos contratar al candidato A, porque necesitamos a alguien que sepa leer, y él sabe»

.

Aunque el razonamiento deductivo es un proceso muy directo y que fluye con naturalidad, no debe utilizarse en argumentos complejos en los que necesites muchas capas de justificaciones para apoyar tus premisas.

Si, por ejemplo, necesitas un razonamiento deductivo, no lo utilices en argumentos complejos en los que necesites muchas capas de justificaciones para apoyar tus premisas.

Si, por ejemplo, intentas justificar la conclusión principal de un documento complejo mediante la deducción, es probable que tu primera premisa tenga varios niveles de justificaciones por debajo de ella, que el lector deberá atravesar sólo para llegar a la segunda premisa. Esto hará que tu deducción sea muy difícil de seguir.

Enunciados justificativos: utiliza la deducción para extraer conclusiones a partir de cadenas de premisas.

Enunciados justificativos: utiliza la inducción para extraer conclusiones a partir de grupos de elementos similares.

Si un enunciado de tu pirámide no puede apoyarse en la deducción, deberás utilizar una forma más creativa de razonamiento:la inducción.

La inducción consiste en extraer una conclusión a partir de un conjunto de ideas que son similares en algún sentido; por ejemplo, «Razones para…» o «Partes de…»

Un ejemplo de inducción sería llegar a la conclusión de que «Einstein era un genio» y defender esta afirmación con «Investigó la relatividad», «Investigó la gravedad» y «Estudió la constante cosmológica».

Con la inducción, el orden lógico en el que presentar tus puntos de apoyo no es tan obvio como con la deducción. Para que resulte intuitivo para el lector, el orden siempre debe estar determinado por el origen de la agrupación.

Si has agrupado partes de un todo, por ejemplo las divisiones de una empresa, debes ordenarlas en función de su estructura, como en un organigrama. En tales casos, utiliza la llamada lógica MECE, en la que las partes son mutuamente excluyentes pero colectivamente exhaustivas.

Una estructura MECE de las divisiones de una empresa no contendrá ningún solapamiento, es decir, no se repetirán actividades en varios departamentos, pero todas las partes juntas describirán la totalidad de la organización, sin dejar nada fuera.

Si tu agrupación está formada por acciones recomendadas, debes ordenar los puntos cronológicamente, según la acción que emprenderías primero.

Por ejemplo, si tu agrupación está formada por acciones recomendadas, debes ordenar los puntos cronológicamente, según la acción que emprenderías primero.

Por ejemplo, si tu enunciado resumen es «Contratar a un nuevo ayudante», tu agrupación debería ordenarse de la siguiente manera: «Anunciar el trabajo, entrevistar a los candidatos, tomar la decisión de contratación».

Por último, si has clasificado los objetos juntos porque comparten una determinada característica, debes ordenarlos en función de lo fuerte que sea esa característica en cada objeto, por ejemplo, primero el objeto más pesado, luego el siguiente más pesado y así sucesivamente.

Ordenación.

Enunciados justificativos: utiliza la inducción para extraer conclusiones a partir de grupos de elementos similares.

Para formular recomendaciones, aborda los problemas metódicamente y visualízalos utilizando árboles lógicos.

Escribir sobre negocios implica a menudo dar recomendaciones sobre cómo resolver un problema. Normalmente, la solución no es evidente (de lo contrario, el problema ya se habría resuelto). Para encontrar tus recomendaciones, puedes aplicar un sencillo proceso de resolución de problemas.

En primer lugar, identifica el problema en términos claros y medibles; por ejemplo, «La fábrica pierde tres horas de tiempo de funcionamiento cada día; ¿cómo podemos evitarlo?». A continuación, averigua exactamente dónde está el problema; por ejemplo, «El problema no son las personas ni la materia prima, sino las máquinas; se averían todos los días». En tercer lugar, profundizas en el problema para averiguar por qué existe; por ejemplo, «Los trabajadores de mantenimiento reciben una formación insuficiente». Esto te permite identificar posibles líneas de actuación para resolver el problema; por ejemplo, «Responsabiliza a los supervisores de la formación o adquiere formación externamente»

.

Una técnica útil para poner en práctica el proceso de resolución de problemas anterior es visualizar el problema mediante un árbol lógico. Un árbol lógico es un esquema simplificado de relaciones que se ramifican de izquierda a derecha.

Un ejemplo sería un árbol de estructuras financieras; por ejemplo, un árbol de beneficios. La palabra «Beneficio» formaría el tronco del árbol y luego se dividiría en dos ramas tituladas «Ventas» y «Costes»

.

La rama «Costes» se dividiría en «Costes fijos» y «Costes variables», que a su vez se dividirían en más y más subfactores. Finalmente, se alcanzaría un nivel de granularidad en el que los problemas y sus fuentes se harían evidentes; por ejemplo, se podría descubrir que el retraso en los beneficios se debe al aumento de los costes de ciertos materiales.

Para formular recomendaciones, aborda los problemas metódicamente y visualízalos mediante árboles lógicos.

Estructura las recomendaciones en torno al efecto que pretenden causar.

Si has descubierto la solución al problema de tu lector, ahora tu trabajo consiste en convencerle de que pase a la acción. Entonces, ¿cómo estructurar tus recomendaciones de la forma más convincente posible?

Esencialmente, al dar una recomendación, haces una afirmación de acción que describe las acciones encaminadas a conseguir un efecto deseado. Siendo así, debes agrupar tus acciones en torno al efecto que persigues y describir el efecto de forma tan tangible que más tarde sepas si se ha conseguido o no.

Piensa en un ejemplo de recomendación.

Considera un ejemplo en el que el lector desea aumentar los beneficios. Una recomendación mal estructurada podría decir lo siguiente:

Examina las cosas:

• Examina la eficiencia de la fábrica.
• Examina la satisfacción del cliente.
• Examina la satisfacción del cliente.
• Examina la satisfacción del cliente.
• Examina la satisfacción del cliente.

Incrementar la formación:

• Incrementar la formación del personal de fábrica.
• Incrementar la formación del personal de ventas.
• Incrementar la formación del personal de ventas.
• Incrementar la formación del personal de ventas.

La estructura anterior adolece de dos problemas principales:

En primer lugar, aunque las acciones agrupadas guardan una similitud superficial entre sí, no están estructuradas en torno a los efectos que pretenden provocar.

En segundo lugar, las acciones agrupadas no están estructuradas en torno a los efectos que pretenden provocar.

En segundo lugar, los efectos deseados deben ser lo suficientemente detallados como para poder juzgar si se han conseguido o no. Así, una estructura mucho más clara y convincente sería la siguiente:

Aumentar las ventas un 5% en el próximo trimestre:

• Examina la satisfacción del cliente.
• Incrementa la formación en ventas.

Reducir un 2% los costes de producción en el próximo trimestre:

• Examina la eficiencia de la fábrica.
• Incrementa el personal de la fábrica.
• Incrementar la formación del personal de fábrica.
• Informar al personal de ventas.

Las acciones se agrupan ahora en función de los efectos que pretenden causar (es decir, aumentar las ventas y reducir los costes de producción), de modo que más adelante se pueda juzgar fácilmente si se han alcanzado o no los efectos deseados.

Estructura las recomendaciones en torno al efecto que pretenden causar.

Utiliza la introducción para comunicar al lector tus puntos clave en 30 segundos de lectura.

Todo documento debe comenzar con una breve introducción que sirva para dos propósitos: incitar el interés del lector por el documento y sentar las bases del problema que se va a resolver.

La forma más sencilla de comenzar un documento es con una breve introducción.

La forma más sencilla de despertar el interés de tu lector y ayudarle a concentrarse en tu documento es plantear la introducción en forma de historia. Empiezas describiendo la situación inicial, después introduces una complicación y finalmente ofreces una resolución.

La situación es el estado actual de las cosas generalmente reconocido; por ejemplo, «ArgonEx está considerando invertir en nuevas minas en Austria». La complicación es una alteración de la situación, casi siempre un problema; por ejemplo, «ArgonEx tiene dificultades para entrar en este nuevo mercado». Tanto la situación como la complicación deben ser tales que el lector esté familiarizado con ellas y esté de acuerdo con tus afirmaciones.

La complicación debe suscitar una pregunta en la mente del lector; por ejemplo: «¿Qué debemos hacer al respecto?». Esta pregunta se responderá de forma exhaustiva en el cuerpo principal del documento, pero también quieres dar a tu lector una visión general de tu forma de pensar en los primeros 30 segundos de haber cogido el documento.

Por tanto, la complicación debe provocar una pregunta en la mente del lector.

Así, en la introducción presentas tu punto principal y los puntos de apoyo más importantes:

«(Punto principal) ArgonEx debe entrar en el mercado austriaco adquiriendo una empresa ya existente porque (1) los permisos de minería rara vez se conceden a empresas extranjeras, (2) las empresas mineras locales se están vendiendo a bajo precio y (3) los competidores han acumulado enormes pérdidas al intentar entrar en mercados similares por su cuenta.»

Presenta tu punto principal y tus puntos de apoyo más importantes en la introducción.

Utiliza la introducción para comunicar al lector tus puntos clave en menos de 30 segundos de lectura.

Utiliza los encabezamientos y el formato para mostrar tu estructura piramidal en el texto.

Para guiar al lector a través de tu jerarquía piramidal, necesitas una forma de demostrar la estructura en el papel.

La forma más popular de hacerlo es a través de la introducción.

El método más popular es utilizar encabezamientos para indicar los distintos niveles y agrupaciones de ideas. Utiliza encabezamientos con sangrías crecientes para mostrar que avanzas hacia los niveles inferiores de la pirámide. Las oficinas gubernamentales y las grandes empresas incluso añadirán números decimales (1, 1.1, 1.1.1) para enfatizar aún más la estructura.

Por ejemplo,

Título del documento

Debería indicarse la introducción y el argumento principal, e introducir aquí los puntos principales de la sección.

1. Primera sección Primera sección

Introduce siempre cualquier grupo de epígrafes y los puntos clave que pretendes exponer.

1.1.Primera subsección

Este mensaje de subsección está respaldado por estos párrafos numerados.

1.1.1. Estos datos respaldan el mensaje de la primera subsección

1.1.2. Esto también

1.2.Segunda subsección

2.Segunda sección

2.1.Primera subsección

2.2.Segunda subsección

Los lectores tienden a hojear los epígrafes, así que no confíes en ellos para comunicar la idea real, sino que hazlos breves, que sólo expresen la esencia de la idea que sigue.

Cuando el uso de encabezamientos parezca demasiado rígido y formal, considera la posibilidad de subrayar simplemente el punto principal y los puntos de apoyo, etc., dentro del texto.

Por último, en los encabezamientos, no te limites a subrayar el punto principal y los puntos de apoyo.

Por último, en mensajes muy breves como los correos electrónicos, las sangrías simples pueden ser lo más apropiado para transmitir la estructura simple. Véase el ejemplo siguiente:

***

Para la llamada del lunes necesitaré la siguiente información sobre Japón:

Ventas

Costes

Tendencias del mercado

***

Utiliza encabezamientos y formato para mostrar tu estructura piramidal en el texto.

Utiliza transiciones claras entre los grupos de argumentos para mantener al lector al tanto.

Incluso la estructura piramidal más lógicamente pensada sirve de poco si el lector no puede seguirla.

Es fácil que el lector no pueda seguir el ritmo de la pirámide.

Es fácil perder al lector cuando se mueve entre las distintas secciones y subsecciones de la pirámide, por lo que debes hacerle saber cuándo estás transicionando. Una forma de hacerlo es hacer referencia hacia atrás al principio de una nueva sección.

Por ejemplo, si acabas de utilizar un capítulo para apoyar la afirmación «ArgonEx tiene demasiadas existencias» y vas a pasar al siguiente punto relativo a los procesos logísticos deficientes, podrías empezar el siguiente capítulo diciendo: «Además de tener demasiadas existencias, ArgonEx tiene procesos logísticos deficientes». De este modo, el lector sabrá que has pasado a un nuevo subsegmento de la pirámide.

Si un capítulo es especialmente largo y arduo, tal vez quieras concluirlo con un breve resumen de sus puntos principales antes de seguir adelante. De este modo, te asegurarás de que la mente del lector está donde tú quieres que esté al comienzo del siguiente capítulo.

Si tu documento consiste en una serie de capítulos, asegúrate de que la mente del lector está donde tú quieres que esté al comienzo del siguiente capítulo.

Si tu documento consiste en recomendaciones, quizá quieras concluirlo con una sección sencilla y tangible de «Próximos pasos» en la que describas lo que debería hacerse a continuación. De este modo, el lector volverá a pensar en los elementos de acción que tiene entre manos.

Utiliza transiciones claras entre los grupos de argumentos para mantener al lector informado.

Conclusiones

El mensaje clave de este libro es estructurar cuidadosamente tu pensamiento antes de empezar a escribir.

Las preguntas a las que responde este libro:

¿Cómo puedes estructurar tus ideas de la forma más eficaz en un documento escrito?

• Para ayudar al lector, organiza tu pensamiento en forma de pirámide antes de empezar a escribir.
• Para ayudar al lector, organiza tu pensamiento en forma de pirámide antes de empezar a escribir.
• Construye tu pirámide: agrupa ideas similares y luego resúmelas con una sola afirmación.
• Enunciados justificativos: que justifiquen tu razonamiento.
• Afirmaciones justificativas: utiliza la inducción para derivar conclusiones a partir de grupos de elementos similares.

¿Cómo puedes hacer recomendaciones eficaces?

• Para formular recomendaciones, aborda los problemas de forma metódica y visualízalos mediante árboles lógicos.
• Para formular recomendaciones, aborda los problemas de forma metódica y visualízalos mediante árboles lógicos.
• Estructura las recomendaciones en torno al efecto que pretenden causar.
• Estructura las recomendaciones en torno al efecto que pretenden causar.

¿Cómo puedes poner en palabras la estructura que pretendes?

• Utiliza la introducción para comunicar al lector tus puntos clave en los 30 segundos siguientes a la lectura.
• Utiliza los encabezamientos y la introducción para comunicar al lector tus puntos clave en los 30 segundos siguientes a la lectura.
• Utiliza los encabezamientos y el formato para mostrar tu estructura piramidal en el texto.
• Utiliza transiciones claras en el texto.
• Utiliza transiciones claras entre grupos de argumentos para mantener al lector al tanto.