La próxima generación de tecnología de comunicación de oficina

Personal de HBR/Yaroslav Danylchenko/Cactus Creative Studio/Stocksy

La mayoría de los trabajadores del conocimiento en 2020 están familiarizados con las herramientas de realidad mixta, como Zoom, Teams y Slack, que les permiten reunirse en ubicaciones virtuales. Al fusionar los mundos real y virtual para crear nuevos entornos, los empleados que confiaban en las interacciones presenciales en la oficina hace tan solo nueve meses ahora se reúnen en islas tropicales virtuales, prácticamente «se quedan de pie» frente a las presentaciones emitidas por todo el mundo o mantienen las bromas y el espíritu de equipo con GIF y emojis oportunos mezclados en sus mensajes de la jornada laboral.

Pero estas experiencias son solo la punta del iceberg de las ofertas de realidad mixta. Las tecnologías de realidad aumentada se han convertido en funciones habituales en ofertas de productos, a lo largo de las líneas de montaje, e incluso en cirugías. Ahora, con El 42 por ciento de los empleados estadounidenses a tiempo completo trabajando desde casa en un futuro próximo a medida que la pandemia persista, las nuevas formas de tecnologías de realidad mixta están creando sustitutos virtuales populares de las oficinas y, de paso, redefiniendo el futuro del trabajo.

Estas nuevas aplicaciones de realidad mixta pueden ayudar a las empresas a reducir costes y aumentar los ingresos. Muchas empresas con las que trabajamos las utilizan para reducir su presencia de oficinas en el mundo real en aproximadamente un tercio de media y dar energía a los empleados lejanos, muchos de los cuales son ya es más productivo cuando se trabaja desde casa sin desplazamientos.

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A largo plazo, las empresas utilizarán la realidad mixta para crear condiciones para la colaboración y la innovación remotas que sean tan buenas o incluso mejores que en persona. A continuación se muestran tres áreas clave en las que vemos las primeras versiones de lo que podrían denominarse «colaboraciones» multidimensionales que mejoran la productividad y la colaboración de los trabajadores del conocimiento.

Oficinas virtuales

Casi una década antes de la pandemia, la tecnología pioneros comenzó a utilizar «portales» de vídeo de pantalla grande para conectar las oficinas satélite con el mundo de las demás a través de transmisiones de vídeo informales y siempre activas. A medida que esta tecnología evolucionó, las principales empresas empezaron a experimentar con barrios virtuales para mantener a sus equipos conectados en todo el mundo.

El motivo: cuando los miembros del equipo distribuido no podían verse, se sentían desconectados y aislados. La falta de encuentros fortuitos perjudica no solo su moral, sino también su capacidad de colaborar e innovar.

Ahora los equipos de algunas de las empresas de servicios financieros y minoristas más grandes del mundo se reúnen en oficinas virtuales mediante programas de realidad mixta, como Sneek y Pukkateam. Crean una sensación de unión al mostrar a los colegas en mosaicos con instantáneas que se actualizan periódicamente, para que sepan quién está en su escritorio, de llamada o tomando un café y quizás dispuesto a charlar.

Con un clic del ratón, los compañeros de equipo pueden convertir al instante una instantánea en una videollamada en directo, lo que elimina la molestia de configurar videoconferencias. Mientras tanto, mensajes de chat del equipo con un flujo constante de emojis y actualizaciones de estado («¡Hay que conectar al niño con la escuela!») y los chistes apoyados en GIF mantienen el ambiente de trabajo divertido, agradable y abierto. Para los equipos que prefieren no mostrar sus imágenes reales a lo largo del día, otros programas, como Sococo, se basan en avatares para reunir a los empleados de todos los continentes en oficinas virtuales ilustradas con salas de conferencias, áreas de espera para huéspedes y despensas.

Grupos focales virtuales

También crece la demanda de grupos focales virtuales basados en inteligencia artificial que permitan a las empresas ir más allá de lo que es posible en las salas de conferencias físicas. Los entornos virtuales creados por plataformas como Remesh permiten a las empresas aprovechar el tipo de información recopilada en pequeños grupos focales, pero a la escala de encuestas digitales masivas, sin el inconveniente de recopilar solo comentarios unidireccionales.

Las empresas utilizan estas plataformas para realizar estudios de mercado. Recopilan y resumen las opiniones anónimas de hasta 1000 participantes sobre un tema o un nuevo concepto de producto. Equipados con una inteligencia artificial y un motor de votación a favor que agrupa y agrega las respuestas, los facilitadores también pueden reaccionar y adaptar el debate en tiempo real para explorar las ideas a medida que surjan.

Algunas empresas consideran que los grupos focales virtuales también ayudan a involucrar a los empleados y a mejorar la cultura laboral. Por ejemplo, un banco con el que trabajamos utilizó grupos focales virtuales para entender y mejorar el estado de la inclusión y la diversidad en toda su organización. El formato de realidad mixta permitió al banco mantener charlas con un total de 1200 empleados divididos en grupos de 60 personas.

El anonimato y la escala de la plataforma en línea permiten a los directivos escuchar más voces, incluidas las que normalmente no alzan la voz en persona. Participaron más empleados, ya que sus compañeros validaron libremente las observaciones de los demás. Un participante dijo que «nunca había sentido que se le hubiera escuchado esto antes». Los datos cuantificables, las citas y los temas reveladores proporcionados por el motor de inteligencia artificial de la plataforma mostraron que el comportamiento inapropiado no estaba aislado en los sectores de la empresa, lo que convenció al equipo directivo del banco de comprometerse a mejorar la diversidad y la inclusión.

Colaboración virtual

Por último, las empresas están recurriendo a los entornos de realidad mixta como solución para ejecutar proyectos e intercambiar ideas sobre innovaciones. Cuando se produjo la pandemia, muchas empresas se vieron obligadas a congelar los proyectos y la investigación y el desarrollo porque no podían convocar a las personas implicadas en persona.

Pero algunos no perdieron el ritmo y recurrieron a herramientas de colaboración como notas adhesivas en línea, pizarras digitales compartidas y coedición en directo de wikis, diapositivas y documentos para unir a las personas. Un banco con el que trabajamos este verano, por ejemplo, descubrió que podía diseñar y lanzar una nueva línea de negocio y un producto de banca digital en un espacio de trabajo virtual igual de bien y en una fracción del tiempo, como lo había hecho un año antes con otro producto, cuando la gente hacía una lluvia de ideas en persona.

Una de las principales razones de este éxito fue que la combinación de herramientas de vídeo, voz, chat y colaboración creó más oportunidades para que todos los miembros del equipo contribuyeran, en lugar de que los que tenían voces fuertes o una presencia contundente los ahogaran, o si simplemente se perdían la sesión porque no podían ir volando. Con una mayor representación en la sala virtual, los equipos pudieron crear soluciones mejores y más holísticas de una manera que antes no sucedía.

Se compartieron y revisaron más ideas simultáneamente en las herramientas de colaboración con varios editores que si todas tuvieran que fluir a través de un facilitador en directo en una pizarra blanca. Y las salidas tenían un buen formato y eran digitales al instante, por lo que podían utilizarse inmediatamente en informes y documentación, a diferencia de otra críptica foto de pizarra blanca.

Reinos de realidad mixta

Acabamos de empezar a ver cómo será el futuro del trabajo en realidad mixta. Hace un año, nadie habría creído que trabajaríamos desde casa en la escala en la que estamos ahora. Sin embargo, prácticamente todas las grandes empresas con las que hablamos hoy en día piden innovaciones para que el trabajo virtual sea productivo de forma sostenible.

Esto impulsará la próxima ola de realidad mixta, con soluciones como herramientas de inteligencia artificial que pueden crear rotaciones óptimas de encuentros «fortuitos» entre equipos y funciones; pizarras inteligentes domésticas asequibles y pantallas grandes con varios monitores que trasladarán la colaboración virtual de las pantallas de los portátiles a un formato de tamaño completo más inmersivo; impresoras 3D que permitirán a los equipos de diseño probar físicamente prototipos de todo el mundo desde sus oficinas centrales; y para cosas que no se pueden producir en casa, rápido entregas a domicilio en la ciudad con drones de virtual felicidad suministros para horas, como vino y kits de pintura.

Al igual que las borrosas llamadas de Skype de 2010 que fueron anteriores al auge actual de Zoom, es probable que las tecnologías de realidad mixta que se están haciendo populares hoy en día sean superadas con creces en un futuro próximo. Dentro de diez años, analizaremos la generación actual de herramientas de oficina virtual, grupos focales y colaboración con el mismo desdén que ahora sentimos por las llamadas telefónicas bruscas.