El pequeño secreto sucio de la gestión de proyectos

¿Por qué más directores de proyectos no dan la alarma cuando van a superar sus plazos? Porque la mayoría de ellos no tienen ni idea terrenal de cuándo terminarán el trabajo. Ni siquiera creen que sea posible saberlo. Demasiadas variables. Demasiado que está fuera de su control.

Ese es el secretito sucio de la gestión de proyectos. Como dijo el desarrollador principal de un gran proyecto de software: «Todo el mundo sabe que la agenda es una broma y no le prestamos atención. Estará hecho cuando esté hecho».

Pero es gracioso. Las grandes y exitosas empresas que gestionan proyectos enormes, como autopistas, represas y parques de oficinas, tienen que hacer frente a muchas más variables que un equipo de desarrollo de software. Sin embargo, normalmente saben qué tan avanzado están en un momento dado y mantienen a sus clientes informados. Así es como se convierten en empresas grandes y exitosas.

Por supuesto, tienen un elegante software de gestión de proyectos que les ayuda a mantenerse al día con la agenda. Pero un buen sistema de gestión de proyectos (uno que le diga exactamente en qué parte del proyecto se encuentra, cuándo es probable que se lleve a cabo y en qué medida sobrepasará o no su presupuesto) no necesita un software caro. En Setpoint, que fabrica montañas rusas y sistemas de automatización industrial, gestionábamos proyectos multimillonarios con una pizarra blanca y una calculadora.

El hecho es que su sistema puede ser muy simple siempre y cuando le ayude a hacer lo siguiente:

Realice un seguimiento de las variables clave. Vigile de cerca no solo los hitos, sino también los factores que influyen en la rentabilidad. ¿La variable más importante a tener en cuenta? Horas laborales comparadas con el presupuesto, lo que le da una idea bastante clara del porcentaje completado en un momento dado. También querrá hacer un seguimiento de los costes de los materiales, los cambios en los pedidos y el progreso de sus subcontratistas. Los problemas en cualquiera de esas áreas pueden hacer que un proyecto se pierda de control rápidamente, por lo que es importante hacer un seguimiento de ellos semanalmente.

Mantenga a su equipo informado. Recomendamos reuniones semanales periódicas, con los números clave publicados en una pizarra blanca o en el escritorio de un ordenador para que todos puedan verlos. Con los números ahí arriba, los posibles puntos problemáticos salen a la luz rápidamente. Hace unos años, nos enteramos de que uno de nuestros directores de proyectos había empezado a incluir subrepticiamente tiempo extra en la agenda. Si hubiéramos dejado que eso continuara, habría estropeado nuestras proyecciones de beneficios para sus proyectos. Los miembros del equipo nos llamaron la atención sobre el tema después de la primera reunión semanal y se dieron cuenta de que los números de la junta no cuadraban con el calendario acordado.

Actualice a sus partes interesadas y clientes. Todos los clientes quieren terminar sus trabajos a tiempo y dentro del presupuesto, o preferiblemente de forma más rápida y económica. Pero si no pueden tener eso y, a veces, no pueden, lo que realmente quieren es que se les mantenga informados a lo largo del camino. (Lo mismo ocurre con los altos directivos, tampoco les gustan las sorpresas.) Comparta las malas y las buenas noticias para que nunca se indignen ante los enormes cambios de última hora.

He aquí un ejemplo: Setpoint estaba construyendo una pequeña montaña rusa para una importante empresa de parques de atracciones. Esta fue solo una parte de una importante mejora de un parque con un calendario muy agresivo y docenas de contratistas en la mezcla. A medida que nos adentrábamos en nuestro proyecto, nos topamos con varios problemas: grandes (e imprevistos) problemas de coordinación en el lugar de trabajo, cambios en las especificaciones de los pasajeros por hora y otros. Sabíamos que estos problemas retrasarían seis semanas el producto final. Así que lo notificamos inmediatamente al cliente y ajustamos las fechas de entrega con meses de antelación.

Al final del proyecto, llevábamos seis semanas de retraso. Pero como habíamos mantenido al cliente informado en cada paso del camino, llegamos a tiempo en lo que a él respecta. Incluso nos dieron un premio al final por su puntualidad. ¿La moraleja que le quitamos a esto? Si su cliente no cree que llega tarde, entonces no lo es. Si necesita cambiar el horario, hágalo lo antes posible y avise a su cliente de inmediato para que pueda ajustar sus expectativas.

No estamos diciendo que la gestión de proyectos sea fácil. Pero si tiene un buen sistema, puede hacer un seguimiento de las dificultades y mantener a sus clientes informados y satisfechos, incluso si llega seis semanas de retraso.

Esta es la primera entrada de la serie de blogs de los autores sobre gestión de proyectos. La serie se basa en los consejos de su libro Gestión de proyectos con fines de lucro.