El caso de limpiar por fin su escritorio

Deborah Van Kirk/Personal de HBR/Getty Images

El entorno físico del lugar de trabajo tiene un efecto significativo en la forma en que trabajamos. Cuando nuestro espacio es un desastre, nosotros también.

No cabe duda de que eso es cierto desde una perspectiva logística simple: perdemos valiosos minutos de trabajo cada vez que vamos a buscar un papel perdido en un escritorio desordenado. Lo mismo ocurre con aquellos de nosotros que hemos conseguido dejar de usar papel en el trabajo: una internacional encuesta mostró que los trabajadores de la información pierden hasta dos horas a la semana buscando infructuosamente documentos digitales perdidos.

Pero el desorden también puede afectarnos de formas más indirectas. Mi investigación y el de los demás ha demostrado que nuestro entorno físico influye significativamente en nuestra cognición, emociones y comportamiento, lo que afecta a nuestra toma de decisiones y a las relaciones con los demás. Los espacios abarrotados pueden tener efectos negativos en nuestros niveles de estrés y ansiedad, así como en nuestra capacidad de concentración, nuestras elecciones de comida e incluso en nuestro sueño. Gran parte de la investigación (y gran parte del público) entusiasmo) en torno al orden y el desorden se centra actualmente en el hogar, pero con el estrés laboral lo que cuesta a las empresas estadounidenses hasta 190 000 millones de dólares cada año solo en los costes de la atención médica, es hora de reconocer el papel que desempeña el desorden en nuestra vida laboral y de hacer algo para arreglar el lío.

El desorden afecta a su cerebro y a su trabajo

Puede que piense que no le molestan sus archivadores abarrotados o las pilas de papel de su escritorio. Pero los científicos del Instituto de Neurociencia de la Universidad de Princeton han utilizado la resonancia magnética funcional y otros enfoques para mostrar que a nuestro cerebro le gusta el orden y que los constantes recordatorios visuales de la desorganización agotan nuestros recursos cognitivos y reducen nuestra capacidad de concentración. También descubrieron que cuando los participantes eliminaban el desorden de su entorno de trabajo, podían concentrarse y procesar mejor la información, y su productividad aumentaba.

UN estudio sobre los efectos del desorden en el hogar descubrió que las personas que se sentían abrumadas por la cantidad de «cosas» de sus hogares tenían más probabilidades de posponer las cosas. Otras investigaciones han demostrado que un entorno doméstico desordenado desencadena estrategias de afrontamiento y evitación implicaba picar basura y ver la televisión. Si bien no sabemos si esto se generaliza al lugar de trabajo, es posible que en las oficinas abarrotadas los empleados tomen malas decisiones alimenticias durante los descansos y dediquen menos tiempo a trabajar.

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El desorden también puede afectar a nuestro general salud mental, lo que nos hace sentir estresados, ansiosos o deprimidos. Investigación de los Estados Unidos en 2009, por ejemplo, descubrió que los niveles de cortisol, la hormona del estrés, eran más altos en las madres cuyo entorno familiar estaba abarrotado; los niveles elevados de cortisol mantenidos a lo largo del tiempo pueden provocar ansiedad y depresión. (Curiosamente, también podría funcionar al revés. Investigadores en los Estados Unidos examinó la interacción entre el estrés y el desorden en el lugar de trabajo y descubrió que el estrés y el agotamiento emocional hacen que los trabajadores retrasen la toma de decisiones y tengan más material para todas sus tareas actuales al alcance de la mano, por lo tanto liderando a espacios de trabajo desordenados.)

Nuestras relaciones con los demás también pueden verse afectadas por nuestro desorden. En uno estudio, los participantes con escritorios desordenados eran percibidos como menos concienzudos, más neuróticos y menos agradables. Es probable que esas percepciones de un empleado influyan negativamente en la forma en que los demás interactúan con él y pueden tener consecuencias negativas para su progreso profesional.

¿Qué se puede hacer?

Ordenar su espacio de trabajo con regularidad, en lugar de dejar que las cosas se acumulen, es la forma comprobada de mantener el desorden a raya. Evite dejar que las cosas se pongan tan mal que empiece a limpiar como formulario de procrastinación. Si trabaja desde casa, mantener un espacio de trabajo designado puede ayudar a crear un límite entre los elementos de trabajo y los del hogar.

Para los equipos y las organizaciones, establecer días regulares de «limpieza de primavera» con pizza puede generar interacción social y apoyo en torno a una tarea que a la mayoría de la gente no le gusta (aparte de Marie Kondo). Considere la posibilidad de instituir un política de escritorios limpios para regular el orden de los espacios de trabajo compartidos. Trabaje con su equipo de TI para brindar apoyo a los empleados en forma de herramientas para gestionar los documentos en línea, así como claridad sobre lo que se debe conservar y lo que se puede desechar. Al hacerlo, las organizaciones deben lograr un equilibrio entre las consideraciones prácticas y de seguridad y tener en cuenta la necesidad de los empleados de tener identidad propia y autonomía.

Por último, tenga en cuenta que el desorden no siempre es malo. Uno estudio ha demostrado que los escritorios desordenados pueden hacernos más creativos. Los hallazgos sugieren que los entornos limpios y ordenados nos hacen más propensos a cumplir con las expectativas y a ir a lo seguro, mientras que los desordenados nos hacen romper con la norma y ver las cosas de una manera nueva. Así que, si bien un escritorio totalmente impecable puede indicar falta de creatividad, uno muy desordenado puede enviar mensajes desfavorables sobre su ética de trabajo y su personalidad. Tenga a mano las cosas que se necesitan para los proyectos actuales, pero resista la tentación de acumular.