Las mejores presentaciones se adaptan al público

Nicholas Blechman para HBR

Al preparar una presentación, todos recordamos pensar en lo básico: lo que quiere decir, los datos que necesita para hacer una copia de seguridad, cualquier elemento visual que pueda ayudar. Pero, ¿qué hay de las personas a las que se presenta? El siguiente extracto del libro Presentaciones  le ayudará a entender mejor a su público y a adaptar su mensaje a sus necesidades.

Cuanto mejor comprenda los objetivos y preocupaciones de su público, más probabilidades tendrá de lograr su objetivo y los resultados deseados. Y mejor podrá medir esos éxitos.

El público, no el presentador, es el centro de cualquier presentación. Para saber qué es lo que lo hace funcionar, responda a estas preguntas:

1. ¿Qué tan grande será el grupo? ¿Quién se ausentará? ¿Espera a 5, 15 o 50 personas? El tamaño de la audiencia afecta al tipo de presentación que hará y a los recursos que necesitará. Lleve un registro de las personas que no pueden asistir. Las partes interesadas ausentes son partes interesadas de todos modos; querrá hacer un seguimiento con ellas después.

2. ¿Qué funciones desempeñan los miembros de su público en la organización? ¿Ante quién rinden cuentas? Tener un conocimiento básico de sus responsabilidades le ayudará a contratarlos. Considere por qué su mensaje es importante para ellos y cómo puede facilitarles la vida. Resaltará esas cosas cuando presente.

3. ¿Qué es lo que el público ya sabe? ¿Qué necesita saber la gente? No diga lo obvio, pero dé a la gente suficiente información básica para que entiendan lo que dice y cómo les afecta.

4. ¿Qué es lo que la gente puede suponer? ¿Cuál de esas suposiciones son correctas y ¿cuáles son incorrectas?  Anticiparse a las suposiciones de su público le ayuda a tomar mejores decisiones a la hora de presentar su contenido. Si hay una percepción errónea que necesite corregir, este podría ser el momento de hacerlo, con cuidado. Por ejemplo, si su público cree que el nuevo sistema que propone tardará demasiado tiempo y esfuerzo en aprenderlo, explique claramente cómo ayudará a facilitar la transición con sesiones de formación y soporte técnico adicional.

5. ¿Qué tan bien lo conoce el público? Si aún no tiene una relación sólida con las personas de la sala, tendrá que establecer una relación con ellas desde el principio. Por ejemplo, puede empezar con una anécdota divertida sobre sus propios problemas con el antiguo sistema al que le gustaría reemplazar. Demuestre que comparte las frustraciones del grupo por la forma en que están las cosas.

6. ¿Los objetivos de algunos asistentes entrarán en conflicto con los de otros? Si es así, reconózcalo desde el principio y explíquele cómo lo que tiene para ofrecer puede ayudar.

7. ¿A qué tipos de presentaciones están acostumbrados los miembros de su público? Piense en lo que puede llamar su atención, teniendo en cuenta lo que ha funcionado en el pasado (datos, manifestaciones, historias personales). Si está haciendo algo que es nuevo para ellos, busque formas de que se sientan cómodos con ello. ¿Está hablando con un grupo de calculadores de números? Empiece con una historia relevante para dar a su presentación un significado más personal, pero que sea una con la que puedan identificarse.

8. ¿Alguien exige que esté allí? ¿Es esa persona usted? Esto afectará a la receptividad de la gente a su mensaje. Puede que tenga que superar la apatía o incluso la hostilidad.

9. ¿Va a hacer que rindan cuentas usted o alguien más por lo que ocurre durante o después de la presentación? Consulte con los directores de los asistentes sobre los comentarios o las entregas que va a solicitar para asegurarse de que sus objetivos se alinean con los de ellos.

Extraído de

• 

  Presentaciones (serie Manager de 20 minutos de HBR)

  Comunicación Libro

  • Harvard Business Review

  12.95

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No todas las preguntas de aquí serán relevantes para su presentación. Y, claramente, existen otras consideraciones pertinentes. El objetivo no es escribir las respuestas a un montón de preguntas en un práctico libro. Es para reflexionar sobre el contexto humano en el que entregará su mensaje y poder adaptarlo a los desafíos y objetivos de su público.

Anticiparse a las necesidades e inquietudes de su público le ayuda a calibrar su mentalidad a la hora de preparar y ejecutar su presentación. Lleve el viejo adagio sobre ponerse en el lugar de los demás al siguiente nivel: Póngase en sus cabezas y detrás de sus ojos. Imagínese sentado ahí presenciando lo que tiene que decir.

¿Hizo eso? En serio ¿hacer eso? Vale, ya está listo para crear su mensaje.